Notre logiciel
La plate-forme de PeopleWeek fournit des solutions RH et de collaboration tout au long du cycle de vie des collaborateurs pour les moyennes et grandes entreprises. Le système possède des fonctionnalités spécifiques à chaque pays et peut être déployé dans un pays ou dans plusieurs pays
Fonctionnalités Récemment Déployées
Nouvelles Du Produit
Stockage d’informations personnelles et professionnelles qui soutiennent le déploiement d’autres modules PeopleWeek.
Vous pouvez choisir quelles données personnelles sont visibles par vos collègues et utiliser le libre-service des employés pour améliorer la gestion de leurs données.
Le module est très configurable par le client, par exemple, vous pouvez créer vos propres titres de postes, descriptions de postes, départements, centres de coûts, classes d’emploi, types de contrats, etc. et la plupart des champs sont traduisibles dans d’autres langues.
Stockage de documents professionnels et personnels, y compris des alertes automatiques sur les dates d’expiration des documents.
La structure des dossiers peut être configurée par entité.
Permet aux employés de créer un profil personnel visible par leurs collègues, comme une plateforme de médias sociaux interne.
L’utilisateur peut également utiliser la fonction de paramétrage pour choisir sa langue préférée (actuellement, tous les modules sont disponibles en anglais, français, allemand, italien, portugais et espagnol, d’autres langues étant disponibles sur demande).
Rappels de dates importantes comme l’expiration des permis de travail, les anniversaires et les anciennetés de service.
Le module Champs Personnalisés vous permet de créer des champs de données spécifiques à votre organisation. Les champs peuvent être dans n’importe quel type de format, par ex. listes déroulantes d’employés ou d’autres valeurs, sélecteur de date, choix multiples, réponses multiples, texte libre, devise, etc. Le module Champs personnalisés peut également être utilisé pour créer des points de données obligatoires lors de l’intégration ou du départ d’un employé, par ex. points de données nécessaires aux autres départements tels que l’Informatique.
Notre module de formation vous permet de créer un catalogue de formation, de gérer les demandes de formation et les approbations, et de générer des certificats de formation.
PeopleWeek peut également être intégré à des systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) tiers pour accéder au contenu de la formation, par ex. e-learning, avec une interface utilisateur unique.
Grâce à notre interface graphique attrayante, vous pouvez identifier les successeurs potentiels et les échéances.
Ce module vous permet de planifier efficacement à l’avance, réduisant ainsi les tâches administratives et libérant du temps pour de précieuses discussions sur les talents.
Notre outil de planification du développement vous aide à maximiser le potentiel de vos employés et à répondre à leurs aspirations professionnelles.
Il est possible d’intégrer les résultats de l’IDO dans un questionnaire d’évaluation.
L’outil flexible 9-Box de PeopleWeek vous permet d’identifier et de gérer de manière proactive les talents en accord avec les critères et la culture de votre propre organisation.
Notre module de recrutement vous permet de créer des postes vacants dans le système, puis de canaliser la gestion des candidatures. Les RH peuvent alors gérer le processus de manière efficace et structurée, notamment en envoyant des email em masse aux candidats et aux agences de recrutement.
Les collègues peuvent être invités à participer au processus de sélection, par exemple en sélectionnant les profils préférés pour un entretien et en rédigeant des commentaires sur l’entretien, ce qui signifie que le processus peut être très collaboratif.
Les postes vacants peuvent être approuvés dans le système avant d’être publiés, le même poste peut être publié dans plusieurs langues afin que les candidats puissent postuler dans leur langue préférée, vos descriptions de poste sont reconnues automatiquement lors de la création d’un poste, et vous pouvez utiliser des questions de filtrage et des balises pour aider à identifier rapidement les candidats les plus appropriés.PeopleWeek dispose également d’une fonctionnalité de candidatures spontanées.
Le module de recrutement avancé de PeopleWeek comporte de nombreuses fonctionnalités, notamment:
le téléchargement de CV par lots ;
ajouter des notes personnelles dans les demandes d’emploi ;
possibilité pour le responsable du recrutement de soumettre une candidature existante à un autre poste vacant ;
configuration de vos propres dossiers / catégories pour gérer les candidatures ;
configurer différents workflows de recrutement par poste vacant ;
questionnaires d’entretien ;
identifier les candidats qui ont été référés par un employé ;
des liens vers des outils de gestion de calendrier tiers pour gérer les créneaux d’entretien ;
et s’abonner aux notifications à différentes phases du processus de recrutement (par exemple, lorsqu’une candidature est reçue ou qu’une évaluation d’entretien est ajoutée).
Une fois la décision d’embauche prise, utilisez notre module d’intégration pour convertir un candidat en employé dans le système et gérer toutes les actions préalables à l’embauche (par exemple, émettre un contrat de travail, initier des vérifications préalable à l’emploi, des certificats, la conformité, etc.).
Définissez des plannings horaires personnalisés (y compris des horaires variables) pour chaque employé.
Soumission et approbation des demandes d’absence, des soldes de vacances et des ajustements (y compris les modifications en vrac).
Les types d’absences et les flux d’approbation peuvent être créés et modifiés par vous en quelques clics.
Les absences peuvent porter sur des journées partielles, des demi-journées ou des journées entières, ainsi que sur des périodes indéterminées, et les employés peuvent télécharger des documents (p. ex. certificats médicaux).
Soumission et approbation des feuilles de temps, et la possibilité de configurer et de modifier vos propres rappels automatiques.
Vous pouvez configurer le nombre maximum d’heures supplémentaires hebdomadaires, les seuils d’écart (avant que les heures supplémentaires ne soient compensées) et publier les règles relatives aux heures supplémentaires.
Vous pouvez être sûr que vous êtes en conformité avec toutes les exigences légales en matière de temps de travail.
Demandes et approbations : Créez vos propres types de travail à distance dans votre Cockpit (par ex. télétravail, déplacements professionnels, hors site). Les employés et les responsables peuvent alors soumettre une demande de travail à distance et la demande est soumise au flux d’approbation de votre choix.
Intégré avec le module feuilles de temps et le calendrier: Une fois qu’une demande de travail à distance a été approuvée, elle apparaît dans le module feuilles de temps et le calendrier comme une période de travail à distance.
Qui est où: Fonctionnalité de visualisation rapide permettant de voir si, un jour donné, un collègue travaille au bureau / sur site, travaille à distance ou est absente.
Gérer les processus de fixation d’objectifs et d’évaluation des performances d’une manière qui soit totalement alignée sur les pratiques et la culture actuelles de votre organisation.
Vous pouvez sélectionner des paramètres tels que les pondérations et les indicateurs clés de performance, choisir votre propre échelle de notation (ou aucune échelle de notation), ajouter / modifier des objectifs en cours d’année et lancer des révisions d’objectifs à n’importe quelle fréquence.
Questionnaires personnalisés pour l’évaluation des performances, des compétences, de l’environnement de travail, de la conformité, etc. Vous pouvez avoir autant de questionnaires que vous le souhaitez et ils peuvent être en plusieurs langues.
Les responsables peuvent rédiger une évaluation de performance de la période d’essai dans PeopleWeek et ils peuvent être rappelés de le faire par une notification automatique avant la fin de la période d’essai du nouvel employé.
Un outil simple pour documenter les PAP, y compris les actions convenues, les ressources nécessaires et les mises à jour.
Publier des nouvelles à l’ensemble de l’organisation ou à des sous-groupes de l’organisation d’une manière graphiquement attrayante et avec des alertes.
Créez des événements d’entreprise ou sociaux, envoyez des invitations, des forums de discussion pour les collaborateurs par événement, et un calendrier des événements passés et à venir.
Le module de gestion de projet de PeopleWeek facilite le travail en équipe et comprend des fonctions de gestion des tâches et de partage des documents.
Partagez des documents via des dossiers et des sous-dossiers, y compris la possibilité de limiter l’accès à des équipes ou des départements spécifiques. Vous pouvez également envoyer des alertes lorsque de nouveaux documents sont publiés.
Une passerelle vers les ressources de l’entreprise fréquemment utilisées, telles que les sites Internet, les applications internes et les abonnements.
Créez vos propres sondages personnalisés, envoyez-les aux collaborateurs et générez des rapports sur les résultats.
Créez vos propres listes et bases de données, par exemple un CRM ou un inventaire. Vous pouvez contrôler les droits d’accès (par ex. par entité, équipe ou individu), envoyer des notifications et filtrer à l’aide de recherches par mots clés.
Les données et les éléments de paie nécessaires pour traiter la paie dans n’importe quel pays peuvent être stockés dans PeopleWeek et exportés vers votre système de paie ou votre fournisseur en utilisant une synchonisation des données. Les documents relatifs à la paie peuvent également être stockés dans PeopleWeek.
Rendez les examens de rémunération plus efficaces et sécurisez les données en exécutant le processus dans un outil automatisé qui comprend des flux de travail pour les approbations.
Les types d’absences et les flux d’approbation peuvent être créés et modifiés par vous en quelques clics.
Les absences peuvent porter sur des journées partielles, des demi-journées ou des journées entières, ainsi que sur des périodes indéterminées, et les employés peuvent télécharger des documents (p. ex. certificats médicaux).
Le module LTIP peut être utilisé pour gérer tous les types d’attributions LTIP, par ex. actions, options, unités d’actions restreintes (UAR), fonds d’investissement, etc. Les gestionnaires LTIP peuvent définir des règles LTIP, des périodes d’acquisition, accorder des attributions LTIP dans différentes devises, télécharger des taux de change et des valeurs unitaires, et générer des documents (par exemple, des lettres d’attribution et des documents fiscaux) dans plusieurs langues. Les bénéficiaires du LTIP peuvent accéder à leurs attributions LTIP dans PeopleWeek pour faire des choix (par exemple acheter et vendre) et pour télécharger des documents. Le module a des notifications et des rapports.
PeopleWeek a construit une fonctionnalité pour aider nos clients à répondre aux exigences de la législation suisse sur l’égalité salariale et le reporting en accord avec l’outil Logib de la Confédération.
Soumettre, approuver et générer des rapports sur les notes de frais.
Le module de conformité est un module autonome qui vous permet de créer des formulaires d’attestation de conformité, de les lancer à tous ou à des sous-ensembles d’employés, puis de les faire passer par un processus d’approbation au sein de PeopleWeek.
Le module peut être géré par un responsable de la conformité (il peut y avoir plus d’un responsable de la conformité) et est soutenu par des rapports pour suivre l’achèvement et les résultats.
Rapport sur les absences par employé, département et types.
Avec PeopleWeek, vous disposez d’une vue micro et macro, ce qui vous permet, par exemple, de vous assurer que les employés et les responsables organisent l’utilisation des vacances tout au long de l’année et d’identifier de manière proactive toute tendance en matière d’absence, comme la maladie.
Les employés peuvent générer leurs propres rapports de temps de travail, tandis que les responsables et les RH peuvent exécuter des rapports par individu ou par équipe.
Vous pouvez facilement produire les données sur le temps de travail nécessaires pour tous les rapports officiels, par exemple ceux exigés par la loi, et avoir un aperçu des tendances en matière de temps de travail.
Des rapports facilement accessibles sur toutes sortes de données démographiques utiles sur les employés, telles que l’âge, le sexe et l’ancienneté de service.
Gérez de manière proactive les effectifs, par exemple par pays, entité, poste vacant, type d’emploi (CDI, CDD, etc.), et observez les tendances sur des périodes données.
PeopleWeek propose deux types d’organigramme.
L’un d’eux vous permet de visualiser rapidement plusieurs responsables et leurs départements sur un seul écran, tandis que notre autre outil vous permet d’explorer des équipes spécifiques et d’accéder rapidement aux profils de vos collègues.
Exécutez des rapports par départements, entités et pays afin d’avoir un aperçu des tendances en matière de recrutement et de roulement du personnel sur la période de votre choix.
Faites un rapport sur les taux d’achèvement tout au long du cycle de performance, sur la répartition des évaluations de performance (si vous utilisez une échelle d’évaluation) et combinez également ces données avec des données démographiques telles que le sexe et l’ancienneté de service des employés.
Notre module de recrutement vous permet de créer des rapports sur des postes vacants spécifiques, par exemple en consultant des données sur tous les candidats à un emploi et à quelle étape vous en êtes dans le processus d’embauche. Vous pouvez également analyser les tendances en matière de recrutement, telles que le délai moyen d’offre et les statistiques sur les candidatures.
Produisez les rapports dont vous avez besoin pour analyser les dépenses par catégorie, pays, entité et individu, le tout de manière à faciliter la vie de votre département comptabilité / finances.
PeopleWeek dispose d’une série de rapports qui vous permettent d’extraire dans Excel les dates importantes à venir, par exemple, les expirations de permis de travail, les anciennetés de service, les anniversaires, les dates de fin de période d’essai et les dates futures de fin d’emploi.
PeopleWeek héberge les données nécessaires au traitement de la paie dans n’importe quel pays du monde, réduisant ainsi le travail manuel et le risque d’erreurs de paie. Nous pouvons créer des intégrations de paie avec des logiciels de paie tiers.
Chez PeopleWeek, nous sommes conscients que les équipes financières et comptables s’appuient fortement sur les données RH / employés pour gérer les processus de base de l’entreprise.
PeopleWeek peut réaliser les intégrations de systèmes dont vous avez besoin pour que les processus RH et F&C fonctionnent en harmonie.
PeopleWeek peut s’intégrer aux logiciels des fournisseurs d’identité, assurant ainsi à votre entreprise une gestion d’identité et une authentification sûres et fiables.
Systèmes de gestion de l’apprentissage : Le module de formation de PeopleWeek peut être intégré à des fournisseurs de LMS tiers pour permettre aux utilisateurs de bénéficier d’une expérience de type « guichet unique ».
Le module Checklist vous permet de créer des listes de contrôle avec des tâches assignées à des personnes ou des équipes spécifiques et avec des délais. Les propriétaires de tâches reçoivent des notifications et une tâche peut être configurée comme condition préalable avant qu’une tâche en aval puisse être terminée. Comme étape finale du flux de travail, une liste de contrôle peut se voir attribuer un approbateur et vous pouvez demander aux personnes de confirmer qu’elles ont examiné la liste de contrôle et qu’elles acceptent son contenu. Ce module peut être utilisé pour les processus RH et non RH, par ex. on-boarding, off-boarding, gestion des équipements informatiques, conformité, et approvisionnement.
Avec ce module, vous pouvez créer des modèles de documents dans Word, y compris des en-têtes et des pieds de page personnalisés, et les utiliser pour générer des documents qui se remplissent automatiquement avec les données stockées dans PeopleWeek. Par exemple, le module peut être utilisé pour créer des contrats de travail, des lettres et des références. Vous enregistrez les modèles dans une bibliothèque et ils peuvent être mis à disposition pour toutes les entités ou des entités spécifiques. Les modèles peuvent être modifiés, archivés et clonés. Une fois qu’un document a été généré à l’aide d’un modèle, il peut être converti en PDF en dehors de PeopleWeek
Le module d’entretiens de départ permet aux RH de créer des modèles (formulaires) d’entretien de départ personnalisés dans une bibliothèque, puis de les envoyer aux collaborateurs qui partent. Le workflow est RH-employé-RH. 🎥 Vidéo
Lorsqu’un fichier (par exemple, un document) est téléchargé sur le disque personnel d’un employé, toutes les personnes ayant accès à ce dossier reçoivent une notification du système. La notification n’est pas envoyée à la personne qui a téléchargé le fichier et les RH ne sont pas informées de l’importation des fiches de paie (ce qui générerait trop de notifications).
Avec cette nouvelle fonctionnalité, vous pouvez configurer des notifications pour les dates de fin de contrat à venir. Un maximum de 3 notifications peuvent être configurées et elles peuvent être envoyées à n’importe quelle combinaison des RH, du manager et de l’employé.
Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de cloner des descriptions de poste génériques à partir de votre base de données de descriptions de poste, puis de les personnaliser pour chaque employé (ou simplement d’utiliser la version générique). La description de poste peut être personnalisée par les RH et le manager de chaque collaborateur. La description de poste est visible dans le profil de l’employé et peut être téléchargée au format PDF.
Vous pouvez désormais enregistrer des modèles de rapports personnalisés comme privés ou publics. Un modèle privé n’est visible que par le membre de l’équipe RH qui l’a créé. Un modèle public est visible, et donc utilisable, par tous les membres de l’équipe RH.
Cette nouvelle fonctionnalité permet aux administrateurs système d’autoriser les collaborateurs – ou des collaborateurs spécifiques – à désactiver les notifications par email afin qu’ils ne reçoivent que les notifications dans leur boîte de réception PeopleWeek. Accédez à Admin > Personnes > Notifications par e-mail > Sélectionnez les collaborateurs à l’aide de l’outil de sélection d’audience.
cette nouvelle fonctionnalité permet aux administrateurs système d’importer des calendriers de jours fériés à l’aide d’un fichier Excel, de les copier dans un fichier CSV (téléchargé depuis l’interface utilisateur), puis d’importer les dates. Les calendriers de jours fériés sont créés par entité. 🎥 Vidéo
Exclure des personnes de l’organigramme (par exemple, des consultants ou des membres du conseil d’administration). 🎥 Vidéo
Les RH peuvent désormais exécuter un nouveau rapport sur les nationalités dans la section des données démographiques sous Tableau de bord RH > Personnes > Rapports.
Cette nouvelle fonctionnalité permet aux RH de construire leurs propres rapports personnalisés en Excel sur la base des données contenues dans le rapport existant « Données de base des collaborateurs ». Vous pouvez concevoir votre rapport par champ, par ordre de colonne, et de personnaliser le titre de la colonne. Une version avancée de ce module permet aux RH d’enregistrer le rapport personnalisé sous forme de modèle dans une bibliothèque. Le modèle peut être réutilisé et la bibliothèque indique qui a créé le modèle, la date de sa création et la dernière fois qu’il a été utilisé. Les modèles peuvent être clonés puis modifiés, ainsi qu’archivés et désarchivés. La fonctionnalité de la bibliothèque de modèles est soumise à des frais d’activation uniques.
Il est maintenant possible d’archiver des équipes. Une fois qu’une équipe a été archivée, elle n’affecte pas les membres de l’équipe existante, mais elle n’apparaît plus dans la liste déroulante des équipes. 🎥 Vidéo
L’outil de sélection d’audience a été enrichi afin que vous puissiez désormais sélectionner des collaborateurs en utilisant de nombreux autres critères, par ex. titre du poste, type de contrat, contrat interne/externe, taux de travail, dates d’embauche. 🎥 Vidéo
Nous avons introduit un tampon de données sur les notifications et l’archivage automatique de toutes les notifications après 90 jours. Nous avons également amélioré la conception de la boîte de réception des notifications afin que vous puissiez identifier plus facilement les notifications nouvelles, récentes et plus anciennes.
L’interface utilisateur de l’annuaire des employés a été amélioré de sorte que vous pouvez maintenant naviguer entre les pages pour trouver des employés (par exemple, parce que vous ne voulez pas utiliser les filtres de recherche pour trouver une personne).
Les administrateurs peuvent désormais configurer la page d’accueil pour faire de « Mon entité » ou « Mon service » la page d’accueil par défaut pour afficher les noms et les photos des employés (jusqu’à présent, « Tous » était la page par défaut). 🎥 Vidéo
Les administrateurs peuvent désormais configurer si les modules d’absences, de feuilles de temps, de travail à distance, d’évaluations et d’objectifs sont activés/désactivés par défaut pour les nouvelles embauches. 🎥 Vidéo
Les types de contrat peuvent désormais être marqués comme « Interne » ou « Externe ». Cette nouvelle fonctionnalité vous aidera lors de l’exécution des rapports et un filtre interne/externe a été ajouté sur tous les rapports de personnes.
Le contenu et la conception du rapport sur les données de base des employés ont été améliorés en fonction des commentaires des clients.
PeopleWeek a introduit la fonctionnalité de réengagement. Il permet aux RH de réembaucher un ancien employé et de le rattacher à son profil d’employé PeopleWeek archivé. 🎥 Vidéo
Dans le rapport de données de base des collaborateurs, les RH peuvent désormais voir la dernière fois qu’un utilisateur s’est connecté à PeopleWeek.
PeopleWeek a développé sa propre application d’authentification à double facteur (available on App Store and Google Play). L’application utilise le protocole TOTP (Time-Based One-Time Password). Cette configuration facultative offre un niveau de sécurité supplémentaire aux clients qui le souhaitent et qui n’utilisent pas l’authentification unique Azure AD.
Il est maintenant possible pour les administrateurs de décider si l’onglet des champs personnalisés est visible ou non pour les employés, les responsables, et les partenaires de paie.
Les administrateurs du système peuvent archiver les titres de postes qui ne sont plus nécessaires. 🎥 Vidéo
Il est maintenant possible d’avoir des champs personnalisés qui doivent être remplis lors de la cessation d’emploi d’un employé. Les champs supplémentaires peuvent être utiles pour les processus d’off-boarding en aval, par ex. la gestion d’equipement IT.
La nouvelle conception des tableaux et des listes dans l’ensemble du système offre une expérience utilisateur améliorée.
Les administrateurs système peuvent modifier les jours de droit aux vacances par défaut par entité pour les nouvelles embauches. Le droit aux vacances par défaut est automatiquement chargé dans le profil du nouvel employé et peut être modifié ultérieurement au niveau individuel (si le droit aux vacances du nouvel employé est différent du droit par défaut).
Notre nouvelle configuration permet au client de bloquer la possibilité pour les employés d’ajouter ou de modifier leurs photos, par ex. parce que vous voulez adopter une approche cohérente au sein de l’organisation.
Les administrateurs de systèmes peuvent configurer le moment de la déconnexion automatique du système, c’est-à-dire spécifier le nombre de minutes d’inactivité. Cette fonctionnalité n’est pas conçue pour les clients SSO (Single Sign On).
Configurer les notifications pour les futures dates de fin d’emploi, par exemple pour l’expiration des contrats à durée déterminée.
Les employés peuvent désormais avoir des centres de coûts secondaires, avec une répartition en pourcentage.
En plus d’avoir un nom légal, les RH peuvent désormais configurer un nom d’affichage qui apparaîtra dans l’interface utilisateur pour les collègues (mais pas dans les rapports).
Cette nouvelle fonctionnalité offre aux candidats la possibilité de modifier leurs informations personnelles, de télécharger un nouveau CV et d’anonymiser une ancienne candidature. Cette fonctionnalité maintient PeopleWeek à la pointe des meilleures pratiques du RGPD et du FADP suisse.
PeopleWeek est désormais intégré à JobUp, le premier portail d’emploi en Suisse. L’intégration signifie que vous pourrez publier un poste vacant dans PeopleWeek et la synchroniser directement avec JobUp (la synchronisation de JobUp s’exécute toutes les 2 heures). La dépublication des postes vacants fonctionne de la même manière.
Cette nouvelle fonctionnalité permet aux responsables du recrutement de créer des pools de talents et d’attribuer des droits d’accès pour chaque pool à des personnes spécifiques (« gestionnaires de pools de talents ») Les responsables du recrutement et les gestionnaires de pools de talents peuvent ajouter et supprimer des profils des pool de talents. Les responsables du recrutement peuvent inviter un candidat d’un pool de talents à postuler pour un nouveau poste vacant. Cette fonctionnalité fait l’objet de frais de mise en œuvre uniques.
Nous avons ajouté un bouton d’information pour expliquer comment ouvrir rapidement les CV dans de nouveaux onglets.
Nous avons ajouté un nouveau bouton d’information pour informer les candidats qu’ils ne peuvent télécharger qu’un seul document et que le format PDF est recommandé.
Vous pouvez désormais anonymiser les candidats en vrac plutôt que de le faire un par un.
PeopleWeek a introduit une nouvelle interface utilisateur qui vous permet de passer d’un candidat à l’autre sans avoir à ouvrir chaque candidature séparément.
Nous avons créé un nouveau rôle appelé « Responsable de Recrutement » qui peut gérer tous les aspects du recrutement mais sans avoir un rôle RH.
Notre nouvelle fonctionnalité d’emplacements de postes vacants vous permet de créer vos propres lieux de postes vacants, ce qui rend possible la publication d’une offre d’emploi pour plusieurs lieux et / ou en tant que travail à distance. Reportez-vous au guide de l’utilisateur pour plus de détails.
Lorsque vous créez un poste vacant, vous pouvez décider qu’il sera dépublié après un nombre prédéfini de candidatures. Le maximum peut être ajusté après la publication du poste vacant.
La fonctionnalité existante de « Questions supplémentaires » dans la section d’administration du module de recrutement, peut maintenant être utilisée pour poser des questions ouvertes avec un nombre illimité de caractères dans la réponse. Certains clients utilisent déjà cette fonctionnalité pour demander aux candidats d’inclure une lettre de motivation lors de la soumission de leur candidature.
Vous pouvez désormais archiver les agences de recrutement si vous n’avez plus l’intention de travailler avec elles.
Lorsque les gestionnaires du recrutement créent un poste vacant, on leur demande désormais s’il s’agit d’une embauche de remplacement ou d’un nouveau poste. Cette fonction est conçue pour faciliter l’établissement de budgets et de rapports et n’est visible que par les gestionnaires du recrutement.
Insérez une « date d’embauche prévue » lorsque vous créez un poste vacant. Ce point de données supplémentaire est également inclus dans le rapport sur les postes vacants.
Les RH peuvent désormais configurer un email d’accusé de réception par défaut pour les candidats spontanés. Son fonctionnement est très similaire à celui de l’accusé de réception par défaut des candidats à un poste vacant spécifique.
La nouvelle fonctionnalité de description de poste de PeopleWeek permet aux RH de créer des descriptions de poste en 6 langues. Une fois créée, la description de poste est liée aux titres de poste des employés et à la création des postes vacants dans le module de recrutement. Les candidats peuvent ensuite postuler à l’emploi dans la langue de leur choix.
Les RH peuvent soumettre les nouveaux postes vacants pour approbation et celles-ci ne peuvent être publiés avant d’avoir été approuvés.
Il est désormais possible de configurer des types de travail à distance spécifiques de manière à ce qu’ils soient approuvés par une personne particulière. Cette fonctionnalité a été introduite en particulier pour que les clients bancaires puissent disposer d’un flux de travail permettant au service de conformité d’approuver les visites transfrontalières de clients uniquement après que la formation requise en matière de conformité a été suivie (voir « Intégration d’Indigita » ci-dessous). 🎥 Vidéo
Les RH peuvent désormais recalculer les soldes reportés dans l’interface utilisateur. 🎥 Vidéo
Cette nouvelle fonctionnalité offre plusieurs nouveautés, notamment la configuration d’un nombre annuel maximum de jours d’absence par type et la fixation d’une date d’expiration pour l’utilisation des éventuels jours de vacances et jours de compensation reportés (« flextime » ou « jours d’heures supplémentaires »). Si le manager approuve une demande d’absence qui dépasse le maximum, une notification est envoyée à l’employé, au manager et aux RH. 🎥 Vidéo
Avec cette nouvelle fonctionnalité, vous pouvez configurer un nombre annuel maximum de jours par type de travail à distance. Si le manager approuve une demande de travail à distance qui dépasse le maximum, une notification est envoyée à l’employé, au manager et aux RH. Cette fonctionnalité peut être particulièrement utile pour les employeurs qui doivent gérer le nombre de jours de télétravail des travailleurs frontaliers.
Cette nouvelle fonctionnalité comporte 3 caractéristiques principales : 1) Une nouvelle interface utilisateur de visualisation rapide pour afficher les absences et les jours de travail à distance des employés tout au long de l’année, y compris les rôles qui peuvent voir ces informations ; 2) L’incorporation des horaires de travail des employés dans le calendrier ; et 3) Le filtrage du calendrier des absences par plusieurs employés simultanément (aidant ainsi les utilisateurs à organiser des activités d’équipe, par exemple des réunions). Cette fonctionnalité devrait être mise en œuvre en juin 2023 et fera l’objet de frais de mise en œuvre uniques. Cette fonctionnalité est soumise à des frais d’activation uniques.
Vous pouvez maintenant voir le nombre total d’heures de travail hebdomadaires qui ont été configurées dans le planning de chaque employé. Cela aidera à éviter les erreurs d’horaire ne correspondant pas aux heures de travail hebdomadaires contractuelles de l’employé.
Nous avons ajouté la colonne « différence calculée » à l’interface utilisateur des feuilles de temps.
Il y a un nouveau rapport de synthèse Excel sur les absences. Il est très similaire au rapport de synthèse sur les télétravail.
Désormais, en plus du responsable direct de l’employé, un approbateur partagé pourra approuver/décliner ses absences et ses demandes de travail à distance. Cette fonction n’est pas une double approbation, elle permet plutôt à l’une des deux personnes d’approuver/décliner la demande. De plus amples informations sont disponibles dans les guides de l’utilisateur.
Grâce à un sélecteur de date, les employés peuvent désormais faire plusieurs demandes de travail à distance du même type (par exemple, le télétravail) en une seule soumission. 🎥 Vidéo
Dans la section Admin, vous pouvez maintenant configurer le module de travail à distance afin que les types de travail à distance soient visibles pour les collègues dans l’interface utilisateur « Qui est où » sur la page d’accueil. Par exemple, plutôt que d’indiquer qu’une personne travaille à distance, l’interface utilisateur peut être configurée pour afficher « Visite client », « Déplacement professionnel », « Télétravail », etc.
Cette nouvelle fonctionnalité signifie que vous pouvez configurer le calendrier de manière à ce que les collègues puissent voir le type de travail à distance d’un collègue, par exemple « Télétravail » ou « Visite client ».
Notre nouveau rapport fournit une ventilation détaillée des soldes de vacances. Il est conçu pour les RH. Le rapport préexistant sur les soldes de vacances a été renommé « Rapport de provisionnement des soldes de vacances » et est conçu à des fins comptables.
Les administrateurs peuvent désormais configurer le système pour qu’il applique un nombre maximal de jours de vacances (non utilisés) pouvant être reportés. 🎥 Vidéo
Il est désormais possible de créer des catégories de documents pour les pièces jointes liées aux absences, par ex. certificats médicaux. Cette nouvelle fonctionnalité est particulièrement utile pour l’exportation des documents relatifs aux absences statutaires vers les prestataires de paie.
Les administrateurs du système peuvent modifier l’horaire de travail par défaut par entité pour les nouvelles embauches. L’horaire de travail par défaut est automatiquement chargé dans la feuille de temps des nouveaux employés et peut être modifié ultérieurement au niveau individuel si l’horaire de travail du nouvel employé est différent de celui par défaut.
Vous pouvez maintenant publier des règles d’heures supplémentaires par entité dans l’interface utilisateur du module de feuilles de temps
L’interface utilisateur vous avertit désormais si l’horaire de travail hebdomadaire de l’employé (ou la moyenne de son horaire de travail rotatif) ne correspond pas à son taux de travail (c’est-à-dire à ses heures de travail hebdomadaires).
Notre nouveau rapport fournit une ventilation détaillée des soldes de vacances. Il est conçu pour les RH. Le rapport préexistant sur les soldes de vacances a été renommé « Rapport de provisionnement des soldes de vacances » et est conçu à des fins comptables.
Les administrateurs peuvent désormais configurer le système pour qu’il applique un nombre maximal de jours de vacances (non utilisés) pouvant être reportés.
Les rapports sur les feuilles de temps des employés, avec un certain nombre de filtres, sont maintenant disponibles en Excel, ainsi qu’en PDF.
Les responsables peuvent annuler et supprimer les absences approuvées, par exemple, parce que l’employé leur demande de modifier la date.
Les absences à durée indéterminée sont possibles, par exemple lorsqu’un employé est en arrêt de travail de longue durée pour cause de maladie ou d’accident.
Les responsables peuvent modifier les feuilles de temps après qu’elles ont été soumises ou auto-soumises par le membre de leur équipe.
Vous pouvez désormais archiver vos projets lorsqu’ils sont terminés et y accéder facilement dans un onglet séparé. Cela permet de garder l’interface utilisateur propre et de garantir que les informations sur les projets historiques sont préservées.
Envoyez un rappel aux personnes invitées à répondre à un sondage.
En plus de la fonctionnalité de choix multiples et de réponses multiples, le module de sondage de PeopleWeek comporte maintenant des questions à texte libre.
Toutes les réponses en texte libre sont téléchargées dans un rapport séparé.
Les gestionnaires de notes de frais peuvent désormais choisir de générer le rapport de notes de frais en fonction de la date de la transaction ou de la date à laquelle la dépense a été approuvée / refusée.
Les RH peuvent maintenant exécuter un rapport ETP en plus d’un rapport sur l’effectif.
PeopleWeek a introduit un certain nombre de nouveaux rapports en 2022, notamment sur le travail à distance, les futures embauches et les dates importantes telles que les permis de travail, les ancienneté de service, les anniversaires et les périodes d’essai.
Les managers peuvent désormais exécuter un rapport sur le solde des vacances de leur équipe.
Vous pouvez désormais créer des événements privés ou publics. Les événements privés ne seront vus que par les collaborateurs qui ont été invités à l’événement.
La nouvelle fonctionnalité de sélection d’audience a maintenant été appliquée aux modules Nouvelles et Contenu.
Vous pouvez désormais réorganiser les sections dans le module Contenu.
Il est désormais possible de déplacer un article de nouvelles vers une autre chaîne.
Il est maintenant possible de cloner un événement. Cette fonctionnalité peut être particulièrement utile si vous avez des événements qui se répètent régulièrement, par ex. une assemblée publique mensuelle ou un apéro d’équipe.
Les articles de fichier sont désormais modifiables.
Dans le module Documents, vous pouvez désormais limiter l’accès à un onglet à une entité spécifique. Par exemple, vous pouvez l’utiliser pour limiter l’accès aux documents qui ne doivent être consultés que par les employés d’une certaine entité, comme le manuel de l’employé ou les formulaires d’inscription aux avantages sociaux.
Le nombre de pages vues ou de téléchargements (pour les articles de fichiers) est désormais publié à la fois dans la vignette et dans l’article lorsque vous l’ouvrez.
PeopleWeek a introduit un troisième type d’article appelé « URL » (en plus des articles texte et des fichiers). Cela vous permet de créer des articles de nouvelles sous forme de lien web vers une plateforme externe.
Grâce à notre nouvelle fonctionnalité, vous pouvez envoyer automatiquement votre notification personnalisée d’intégration au supérieur hiérarchique de la pré-embauche (en plus de la liste de destinataires par défaut).
Cette fonctionnalité vous permet de créer des configurations d’intégration par défaut pour différents types d’intégration, par exemple pour les employés, les consultants, les membres du conseil d’administration, etc. Chaque type d’intégration peut avoir sa propre structure de dossier et ses propres documents par défaut, ce qui évite de devoir télécharger manuellement les mêmes documents standard à chaque fois que vous avez une intégration.
PeopleWeek a créé une fonctionnalité qui permet aux RH et aux responsables de recrutement de s’abonner pour recevoir des notifications lorsqu’un nouveau commentaire ou une nouvelle réponse est ajouté (par exemple par l’onboardee) dans le module d’intégration.
Il est désormais possible de filtrer les formations qui ont été archivées.
Nous avons déployé un certain nombre de nouvelles fonctionnalités dans le module de formation, notamment des filtres supplémentaires, la suppression en vrac de formations et la publication de formations dans plusieurs langues.
Le système empêche désormais les utilisateurs de demander une formation si celle-ci a déjà été demandée et est en attente d’approbation.
À la suite des commentaires des clients, « présences » a été renommé « inscriptions ».
PeopleWeek a construit une intégration avec le système de gestion de l’apprentissage Rise Up ! Il s’agit d’une riche plateforme d’apprentissage mixte.
Cette nouvelle fonctionnalité signifie que les partenaires de paie disposent désormais d’une boîte de réception de notification dans laquelle ils reçoivent des notifications sur les nouvelles embauches, les départs et les absences liées à la paie.
PeopleWeek offre désormais la possibilité d’exporter et d’importer des fichiers CSV vers un dossier SharePoint (ainsi que vers un SFTP).
Les partenaires de la paie peuvent télécharger des documents relatifs à la paie à partir des dossiers personnels des employés (les dossiers autorisés par le client).
Les partenaires de la paie peuvent être autorisés à accéder aux absences des employés et aux documents connexes, par ex.des certificats médicaux.
Nous avons ajouté une configuration de paie pour Singapour, permettant ainsi à nos clients de stocker dans PeopleWeek toutes les données personnelles et professionnelles nécessaires au traitement de la paie dans le pays.
Cette nouvelle fonctionnalité permet aux Gestionnaires de la rémunération d’attribuer des augmentations de salaire et des paiements spéciaux à tous les employés couverts par une convention collective ou un accord syndical.
Il est désormais possible de changer le statut d’une note de frais de déjà « Payée » à « Validée ». Ceci est utile pour les clients qui ne remboursent pas les notes de frais via la paie et qui ont fait une erreur qui doit être corrigée.
Un certain nombre de champs liés à la paie qui n’étaient auparavant disponibles que dans le profil de paie des employés sont désormais également disponibles dans le profil des collaborateurs.
PeopleWeek a créé un nouvel outil pour importer des paiements uniques à partir de l’interface utilisateur des éléments de paie. Veuillez vous référer au guide de l’utilisateur (disponible sur notre site web).
Notre nouvelle fonctionnalité aide les RH à mettre fin aux paiements récurrents et aux avantages sociaux en même temps que la fin de l’emploi. Il est également possible de rétablir les paiements récurrents et les avantages sociaux si la cessation d’emploi est annulée ou si la date est modifiée.
La date d’emploi continu et la date de fin de contrat ont été ajoutées comme nouvelles colonnes dans les rapports sur les avantages sociaux et les éléments de paie des employés.
Nous avons ajouté des configurations de paie spécifiques pour la Bulgarie, Dubaï, l’Espagne, la Pologne, le Portugal et la Roumanie. Cela permet à nos clients de stocker dans PeopleWeek toutes les données personnelles et professionnelles nécessaires au traitement des salaires dans ces pays.
PeopleWeek a construit une fonctionnalité qui permet au même client d’avoir un partenaire de paie différent par entité. Chaque partenaire de paie n’a accès qu’aux informations de paie de la ou des entités pour lesquelles il est le prestataire de services. Cette nouvelle configuration est très utile pour les clients internationaux qui ne disposent pas d’un prestataire de paie global.
Nous avons ajouté des configurations de paie spécifiques pour la France, l’Allemagne, l’Italie, les Pays-Bas et le Royaume-Uni. Cela permet à nos clients de stocker dans PeopleWeek toutes les données personnelles et professionnelles nécessaires au traitement des salaires dans ces pays.
Dites adieu aux fichiers Excel et numérisez votre processus de révision des salaires et des primes, ainsi que les recommandations de promotion.
Le module vous permettra de configurer vos propres flux d’approbation en fonction du processus de votre organisation.
Dans le profil de paie de chaque employé (accessible par les RH et les partenaires de la paie), vous pouvez indiquer que l’individu ne doit pas être inclus dans les exportations de paie (par ex. parce que la personne est un consultant).
Notre nouvelle fonctionnalité permet aux RH et partenaires de la paie de corriger des éléments de paie déjà exécutés de manière à corriger le paiement ou la déduction d’origine plutôt que d’en créer un nouveau.
Cette approche est conviviale et assure la transparence des rapports de paie.
Nous avons introduit un nouvel onglet dans le profil de l’employé pour afficher ses revues des objectifs et/ou évaluations.
Les RH peuvent désormais créer une bibliothèque d’objectifs communs pour l’ensemble de l’organisation, des entités et des départements. Les managers peuvent créer des objectifs communs pour leur propre équipe. Chaque objectif commun aura un titre, une description, une échéance, une pondération par défaut et un KPI par défaut. Les valeurs par défaut peuvent être modifiées car elles peuvent varier d’un employé à l’autre selon son rôle et ses autres objectifs. Cette fonctionnalité est soumise à des frais d’activation uniques.
Les RH peuvent désormais régénérer le PDF des évaluations, par exemple parce que la revue des objectifs a été terminé après la revue d’évaluation.
Ajouter un évaluateur secondaire au flux de travail d’un formulaire d’évaluation (par exemple, un responsable secondaire).
Il est désormais possible d’avoir une configuration dans le module des objectifs dans laquelle la note de performance globale est automatiquement calculée par le système en fonction de la note et de la pondération de chaque objectif individuel. La note globale est calculée avec 2 décimales. Les clients peuvent continuer à avoir l’échelle de notation qu’ils souhaitent et le champ de pondération est facultatif.
Les responsables peuvent désormais renvoyer les objectifs aux membres de leur équipe pour qu’ils les corrigent (alors qu’auparavant, ils ne pouvaient que modifier eux-mêmes les objectifs ou les refuser).
Les managers peuvent désormais filtrer les objectifs des membres de leur équipe.
Le responable peut désormais programmer une réunion d’examen des objectifs de fin d’année qui aura lieu en même temps qu’un examen d’évaluation.
Une nouvelle colonne a été ajoutée avec le nom du responsable de l’employé.
Exécutez un rapport pour voir combien d’objectifs actifs et d’objectifs de développement actifs chaque employé a et la date de la dernière mise à jour.
Une nouvelle fonctionnalité vous permet de rendre le champ de commentaire obligatoire en fonction de la réponse de l’employé ou du responsable à une question à choix multiple.
Notre nouvelle fonctionnalité permet à l’administrateur du système d’attribuer le rôle de « Gestionaire de Talents ». À leur tour, les Gestionaires de Talents peuvent confier la responsabilité de préparer un plan de la relève pour un poste à une personne spécifique. Il est également possible pour le Gestionaire de Talents d’attribuer un accès en mode visualisation à chaque plan de succession à des personnes spécifiques, par ex. afin d’examiner les plans de relève soumis. Même le rôle de Gestionaire de Talents n’a pas automatiquement accès aux plans de relève. Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, vous pouvez décider qui est responsable de la planification de la relève pour chaque rôle et vous assurer que seules les personnes concernées sont impliquées dans le processus.
Les Gestionaires de Talents peuvent inviter les responsables à préparer une évaluation de talent Boîte 9 pour leur équipe et attribuer aux examinateurs un accès en lecture seule à l’évaluation Boîte 9 de ce responsable. Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, vous pouvez facilement sélectionner les responsables qui doivent préparer une évaluation des talents et ceux qui y ont accès. Le rôle de Gestionnaire de Talents n’a pas automatiquement accès aux évaluations Boîte 9.
Nous avons un tout nouveau module pour gérer les processus de conformité et d’attestation. Le module de conformité permet au client de créer ses propres formulaires d’attestation de conformité. Cela est particulièrement utile pour les clients des secteurs réglementés qui exigent que les nouvelles embauches et les employés attestent à des intervalles spécifiques qu’ils respectent toutes les lois, politiques, et réglementations pertinentes. Les formulaires d’attestation de conformité sont soumis à un flux d’approbation et sont accompagnés de rapports. Contactez support@peopleweek.com pour obtenir des informations sur les tarifs.
Les employés peuvent désormais cloner un formulaire d’attestation précédemment soumis afin qu’il puisse être réutilisé pour soumettre une nouvelle attestation. Cela évite la double saisie d’informations qui n’ont pas changé depuis la soumission précédente.
Le module d’entretiens de départ permet aux RH de créer des modèles (formulaires) d’entretien de départ personnalisés dans une bibliothèque, puis de les envoyer aux collaborateurs qui partent. Le workflow est RH-employé-RH. 🎥 Vidéo
Fonctionnalités à venir
« L’élimination automatique des candidats » à un emploi vous permet de configurer des questions de filtrage comme prérequis. Le candidat à un emploi doit répondre aux questions filtrantes lors de la première étape du processus de candidature (avant de compléter sa candidature). Si la réponse de la personne à une question filtrante est telle qu’elle ne répond pas à un prérequis du rôle, un message apparaît dans l’interface utilisateur pour l’en informer. La conception de cette fonctionnalité signifie que l’individu ne soumet pas de candidature pour un emploi pour lequel il ne convient pas, ce qui constitue une approche optimale en termes de protection des données.
La fonctionnalité « Demander plus de documents » permet aux responsables du recrutement d’envoyer un e-mail depuis PeopleWeek à un candidat pour lui demander de fournir des documents supplémentaires. La soumission des documents complémentaires se fait via une interface sécurisée. PeopleWeek a conçu le module Recruitment Plus de cette manière, car nous n’encourageons pas les clients à demander aux candidats de soumettre plus de documents que nécessaire avec leur candidature initiale. Il est préférable de demander uniquement aux candidats dont le profil présente un intérêt particulier de soumettre plus de documents que leur CV. Les raisons sont liées à l’expérience du candidat (rapidité et confidentialité), à la protection des données et au respect de l’environnement (voir notre blog sur ce sujet ici).
Les deux fonctionnalités seront disponibles d’ici fin juillet 2024.
Le module de listes de contrôle de PeopleWeek sera disponible sur notre application mobile (iOS et Android) au T3 2024.
Le module d’entretiens de départ de PeopleWeek sera disponible sur notre application mobile (iOS et Android) au T3 2024.
Cette nouvelle fonctionnalité permettra aux gestionnaires de notes des frais de télécharger les notes des frais approuvées dans un fichier de paiements bancaires, augmentant ainsi l’efficacité du processus de paiement pour les clients qui ne traitent pas les remboursements via leur prestataire de paie. Cette fonctionnalité sera disponible au T4 2024 et sera soumise à des frais supplémentaires..
Les tarifs de PeopleWeek sont transparents et nous traitons nos clients de manière cohérente. Les tarifs varient selon le client car ils sont basés sur les modules sélectionnés et le nombre d’utilisateurs.
Les informations sur les tarifs de PeopleWeek, ainsi que sur les frais de mise en œuvre estimés et les frais de licence annuels estimés pour votre organisation, peuvent être partagées dans le cadre d’une démonstration du système. Pour organiser une démo, veuillez saisir vos coordonnées ici.
Si vous souhaitez une analyse complémentaire du niveau de maturité des systèmes RH de votre organisation, veuillez répondre aux questions ici.
PeopleWeek examinera vos réponses et vous enverra un rapport. Il comprendra une note de maturité pour chaque section, une note globale et des suggestions sur les domaines où des améliorations sont les plus nécessaires.
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