Logiciel RH : prêt à l’emploi ou sur mesure ?

Choisir la bonne plate-forme logicielle RH est un défi. Premièrement, les organisations doivent prendre la décision stratégique d’acheter ou non.

Choisir la bonne plate-forme logicielle RH est un défi. Tout d’abord, les organisations doivent prendre la décision stratégique d’acheter une solution « à guichet unique », une variété de solutions autonomes pour différentes activités ou un système HCM de base avec des intégrations à des logiciels spécialisés (par exemple, recrutement, apprentissage, talents, etc.). La tendance pour les organisations de toutes tailles est de mettre en place des solutions à guichet unique. Deuxièmement, une fois la décision stratégique prise, il existe de nombreuses solutions logicielles RH parmi lesquelles choisir et d’autres critères importants tels que la sécurité informatique, le support client et la tarification.

La plupart des logiciels RH sont soit hautement personnalisables (sur mesure), soit prêts à l’emploi (prêts à l’emploi). Néanmoins, lors de la sélection ou de la mise en œuvre d’un logiciel, les entreprises – petites, moyennes et grandes – ont tendance à s’attendre à ce que la nouvelle solution fournisse un contenu et des processus identiques, ou du moins très similaires, à leurs méthodes de travail existantes. Bien que l’importance accordée à provoquer le moins de changements internes possible soit bien intentionnée, les inconvénients à long terme sont souvent négligés.

Plus important encore, les responsables commerciaux et RH doivent se rappeler que dans un monde de plus en plus concurrentiel, vos processus de middle et back office doivent avant tout être efficaces en termes de coût, de qualité et de rapidité.

Dans le cas des processus RH, ils sont certainement importants dans la promotion de la culture d’une organisation. Cependant, les processus sur mesure – qui nécessitent des solutions logicielles sur mesure – sont très peu susceptibles d’être un facteur de différenciation dans le succès d’une organisation et la culture est principalement façonnée par les humains, pas par la technologie.

Dans cet article, je vais partager mes réflexions sur les points suivants :

• Pourquoi les organisations veulent maintenir les processus existants
• Pourquoi rechercher le statu quo n’est pas toujours une bonne idée
• Pourquoi il est difficile de sélectionner une plateforme RH
• Comment la technologie peut aider
• Si les organisations doivent s’adapter ou personnaliser

POURQUOI LES ORGANISATIONS SOUHAITENT MAINTENIR LES PROCESSUS EXISTANTS
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les organisations veulent que les logiciels « se plient » à leurs méthodes de travail existantes et le principal moteur est généralement de minimiser la gestion du changement.

Dans le cas d’un logiciel RH, le service RH (ou du moins les décideurs RH), ont souvent peur d’obliger les collaborateurs ou les managers à modifier leurs processus existants, par exemple leur manière propre à l’entreprise de gérer les entretiens d’évaluation, le recrutement, les feuilles de temps ou les dépenses. Ils peuvent également être réticents à introduire des changements qui ont un impact en aval sur d’autres départements, par exemple, la comptabilité, les finances et l’informatique.

Il arrive également souvent que les RH soient l’un des départements les moins bien dotés en ressources, avec une charge de travail importante et une faible capacité à assumer une gestion supplémentaire du changement. Malheureusement, de nombreuses équipes RH sont également mal équipées pour gérer le changement car elles manquent d’expérience et de compétences, ou sont perçues comme une fonction administrative, de sorte qu’elles ont une capacité limitée à influencer les chefs d’entreprise et à conduire le changement.

POURQUOI RECHERCHER LE STATU QUO N’EST PAS TOUJOURS UNE BONNE IDÉE
D’après notre expérience, prendre des décisions logicielles avec l’impératif de maintenir les processus existants est souvent erroné pour 3 raisons principales :

1. Les processus personnalisés existants sont souvent inefficaces et/ou ajoutent peu de valeur commerciale. De plus, il y a généralement eu très peu (ou peut-être pas) de discussions internes sur l’efficacité des processus existants ou sur l’examen d’approches alternatives ;
2. Les coûts de mise en œuvre supplémentaires associés à la construction de solutions informatiques sur mesure peuvent être disproportionnés par rapport à la valeur ajoutée qu’elles apportent ; et
3. Les solutions informatiques sur mesure ont tendance à être beaucoup plus coûteuses à entretenir, ce qui entraîne une augmentation des frais généraux des systèmes (coûts d’exploitation internes ou frais de licence système).

Bien sûr, si une organisation dispose d’un budget important pour mettre en œuvre et exécuter des processus RH personnalisés, les points 2 et 3 seront moins préoccupants.

Cependant, la réalité est que la plupart des organisations opèrent dans des environnements sensibles aux coûts. Même dans les bons moments, vous devez vous préparer aux moments difficiles, la concurrence exerce une pression continue sur les marges et les organisations à but non lucratif dépendent généralement de financements externes imprévisibles. Les conditions macroéconomiques actuelles suggèrent qu’il y aura plus de pression sur les bénéfices au cours des prochaines années, par ex. l’inflation, les pénuries de matières premières, les perturbations de la chaîne d’approvisionnement et la volatilité des taux de change. La guerre en Ukraine vient maintenant aggraver ces défis.

POURQUOI EST-IL DIFFICILE DE CHOISIR UNE PLATEFORME RH
PeopleWeek s’adresse à des organisations de nombreux secteurs, de tailles variées (chiffre d’affaires et employés), et présentes dans de nombreux pays. Nous voyons régulièrement des directeurs RH et d’autres décideurs aux prises avec les solutions logicielles RH disponibles sur le marché. Il y a 2 raisons principales à ce défi :

• Les solutions hautement personnalisables sont trop chères (et nécessitent de longs délais de mise en œuvre et des ressources internes) ; et
• Les solutions prêtes à l’emploi offrent des possibilités de personnalisation et des fonctionnalités limitées.
  Ces deux points sont souvent aggravés par un manque de pragmatisme quant à l’adaptation – et non à la modification complète – des méthodes de travail actuelles pour utiliser les solutions logicielles existantes.

COMMENT LA TECHNOLOGIE PEUT AIDER
Les éditeurs de logiciels doivent accepter ces réalités et proposer à leurs clients des solutions pratiques. La réponse n’est pas de « forcer » les clients à travailler dans des limites technologiques étroites ou de facturer des frais élevés pour développer des solutions uniques qui sont ensuite, généralement, payées par le premier client et revendues avec des marges bénéficiaires très élevées à d’autres clients. Cette approche n’est ni pérenne pour le client ni pour l’architecture des systèmes qui devient trop complexe.

PeopleWeek a été conçu avec l’ambition d’offrir le meilleur des deux mondes en étant une solution prête à l’emploi qui permet également une quantité importante de personnalisation. De plus, les personnalisations doivent être abordables et la seule façon d’y parvenir est d’intégrer les fonctionnalités personnalisables dans la conception du système de base et de les rendre configurables par le client lui-même sans aucune compétence informatique nécessaire. C’est la raison d’être de PeopleWeek.

ADAPTEZ OU PERSONNALISEZ : QU’EST-CE QUE L’ESSENTIEL ?
Je me rappelle régulièrement les principaux moteurs de la performance commerciale décrits par Ram Charan dans son best-seller « Ce que le CEO veut que vous sachiez »: Cash, Margin, Velocity, Growth, and Customers

Alors que des processus RH efficaces sont clairement importants pour les organisations, les professionnels des RH et les chefs d’entreprise ne doivent pas perdre de vue le fait que des approches trop personnalisées sont peu susceptibles de faire une différence fondamentale sur la performance globale. De plus, la culture organisationnelle est guidée par les personnes et le leadership, et non par les processus et la technologie.

A ce titre, et compte tenu des surcoûts induits par des solutions logicielles trop personnalisées, le conseil de PeopleWeek est le suivant :.

• Questionnez l’efficacité des processus existants de votre organisation ;
• Sélectionnez un logiciel facilement et suffisamment personnalisable pour répondre aux besoins de votre organisation avec peu ou pas de coûts supplémentaires ;
• Personnalisez avec un état d’esprit pragmatique, en vous rappelant que la technologie est un moyen pour parvenir à une fin et non une fin en soi ; et
• À moins que la personnalisation n’augmente véritablement l’efficacité ou que vous ayez beaucoup d’argent (à gaspiller), ne personnalisez pas.

Ces principes ont un sens commercial et opérationnel, même s’il peut être difficile d’accepter la nécessité de s’adapter. D’un autre côté, « si rien ne changeait, il n’y aurait pas de papillons ».