Software HR: pronto o su misura?

Selezionare la giusta piattaforma software per le risorse umane è impegnativo. In primo luogo, le organizzazioni devono prendere la decisione strategica sull’opportunità di acquistare

Selezionare la giusta piattaforma software per le risorse umane è impegnativo. In primo luogo, le organizzazioni devono prendere la decisione strategica se acquistare una soluzione “one-stop-shop”, una varietà di soluzioni autonome per diverse attività o un sistema HCM di base con integrazioni a software specialistico (ad esempio reclutamento, formazione, talento, ecc.). La tendenza per le organizzazioni di tutte le dimensioni è quella di implementare soluzioni one-stop-shop. In secondo luogo, una volta presa la decisione strategica, ci sono molte soluzioni software per le risorse umane tra cui scegliere e altri criteri importanti come la sicurezza IT, l’assistenza clienti e i prezzi.

La maggior parte dei software per le risorse umane è altamente personalizzabile (su misura) o pronta all’uso (già pronta). Tuttavia, durante la selezione o l’implementazione del software, le aziende – piccole, medie e grandi – tendono ad aspettarsi che la nuova soluzione fornisca contenuti e processi identici, o almeno molto simili, alle modalità di lavoro esistenti. Sebbene l’importanza attribuita a provocare il minor cambiamento interno possibile sia ben intenzionata, gli svantaggi a lungo termine vengono spesso trascurati.

Ancora più importante, i leader aziendali e delle risorse umane devono ricordare che in un mondo sempre più competitivo i processi di mid-office e back-office devono prima di tutto essere efficienti in termini di costi, qualità e velocità.

Nel caso dei processi HR, sono certamente importanti nella promozione della cultura di un’organizzazione. Tuttavia, è molto improbabile che i processi su misura, che richiedono soluzioni software su misura, siano un fattore di differenziazione nel successo di un’organizzazione e la cultura è principalmente modellata dagli esseri umani, non dalla tecnologia.

In questo articolo, condividerò i miei pensieri sui seguenti punti:

• Perché le organizzazioni vogliono mantenere i processi esistenti
• Perché cercare lo status quo non è sempre una buona idea
• Perché è difficile selezionare una piattaforma HR
• Come la tecnologia può aiutare
• Se le organizzazioni devono adattarsi o personalizzare

PERCHÉ LE ORGANIZZAZIONI VOGLIONO MANTENERE I PROCESSI ESISTENTI
Ci sono molte ragioni per cui le organizzazioni vogliono che il software si “pieghi” ai loro modi di lavorare esistenti e il driver principale è solitamente ridurre al minimo la gestione del cambiamento.

Nel caso del software per le risorse umane, il dipartimento delle risorse umane (o almeno i decisori delle risorse umane) spesso teme di richiedere ai dipendenti o ai manager di modificare i loro processi esistenti, ad esempio il modo specifico dell’azienda di gestire le revisioni delle prestazioni, il reclutamento, schede attività o spese. Potrebbero anche essere riluttanti a introdurre modifiche che hanno un impatto a valle su altri reparti, ad esempio contabilità, finanza e IT.

Spesso accade anche che le risorse umane siano uno dei reparti meno dotati di risorse, con un carico di lavoro pesante e poca capacità di assumersi un’ulteriore gestione del cambiamento. Sfortunatamente, molti team delle risorse umane sono anche scarsamente attrezzati per gestire il cambiamento perché mancano di esperienza e competenze o sono percepiti come una funzione amministrativa, quindi hanno una capacità limitata di influenzare i leader aziendali e guidare il cambiamento.

PERCHE’ CERCARE LO STATUS QUO NON E’ SEMPRE UNA BUONA IDEA
Nella nostra esperienza, prendere decisioni sul software con l’imperativo di mantenere i processi esistenti è spesso imperfetto per 3 motivi principali:

1. I processi personalizzati esistenti sono spesso inefficienti e/o aggiungono poco valore aziendale. Inoltre, di solito c’è stata una discussione interna molto scarsa (o forse nessuna) sull’efficacia dei processi esistenti o sulla considerazione di approcci alternativi;
2. I costi di implementazione aggiuntivi associati alla creazione di soluzioni IT su misura possono essere sproporzionati rispetto al valore aggiunto che apportano; e
3. Le soluzioni IT su misura tendono ad essere significativamente più costose da mantenere, il che si traduce in un aumento dei costi generali dei sistemi (costi operativi interni o costi di licenza del sistema).

Naturalmente, se un’organizzazione dispone di un budget elevato per l’implementazione e l’esecuzione di processi HR personalizzati, i punti 2 e 3 saranno meno preoccupanti.

Tuttavia, la realtà è che la maggior parte delle organizzazioni opera in ambienti sensibili ai costi. Anche nei periodi favorevoli è necessario prepararsi per i momenti difficili, la concorrenza mette continuamente sotto pressione i margini e le organizzazioni no profit di solito dipendono da finanziamenti esterni imprevedibili. Le attuali condizioni macroeconomiche suggeriscono che ci sarà una maggiore pressione sui profitti nei prossimi anni, ad es. inflazione, carenza di materie prime, interruzioni della catena di approvvigionamento e volatilità dei tassi di cambio. La guerra in Ucraina sta ora aggravando queste sfide.

PERCHÉ È DIFFICILE SCEGLIERE UNA PIATTAFORMA HR
PeopleWeek dialoga con organizzazioni di molti settori, di diverse dimensioni (ricavi e dipendenti) e con una presenza in molti paesi. Vediamo regolarmente direttori delle risorse umane e altri responsabili delle decisioni alle prese con le soluzioni software per le risorse umane disponibili sul mercato. Ci sono 2 ragioni principali per questa sfida:

• Le soluzioni altamente personalizzabili sono troppo costose (e richiedono lunghi tempi di implementazione e risorse interne); e
• Le soluzioni standard offrono possibilità di personalizzazione e funzionalità limitate.
  Questi due punti sono spesso aggravati da una mancanza di pragmatismo nell’adattare, non cambiare completamente, le attuali modalità di lavoro per utilizzare le soluzioni software esistenti.

COME LA TECNOLOGIA PUÒ AIUTARCI
Le società di software devono accettare queste realtà e offrire ai propri clienti soluzioni pratiche. La risposta non è “costringere” i clienti a lavorare all’interno di confini tecnologici ristretti o addebitare tariffe costose per lo sviluppo di soluzioni uniche che vengono poi, in genere, pagate dal primo cliente e rivendute con margini di profitto molto elevati ad altri clienti. Questo approccio non è sostenibile né per il cliente né per l’architettura dei sistemi, che diventa eccessivamente complessa.

PeopleWeek è stato concepito con l’ambizione di offrire il meglio di entrambi i mondi, essendo una soluzione pronta all’uso che consente anche una notevole quantità di personalizzazione. Inoltre, le personalizzazioni devono essere convenienti e l’unico modo per farlo è integrare le funzionalità personalizzabili nel progetto del sistema principale e renderle configurabili dal cliente stesso senza che siano necessarie competenze IT. Questa è la ragion d’essere di PeopleWeek.

ADATTARE O PERSONALIZZARE: QUAL È LA LINEA DI FONDO?
Ricordo regolarmente a me stesso i fattori chiave della performance aziendale delineati da Ram Charan nel suo best seller “Quello che il CEO vuole che tu sappia”: liquidità, margine, velocità, crescita e clienti.

Mentre i processi HR efficaci sono chiaramente importanti per le organizzazioni, i professionisti delle risorse umane e i leader aziendali non devono perdere di vista il fatto che è improbabile che approcci eccessivamente personalizzati facciano una differenza fondamentale per le prestazioni complessive. Inoltre, la cultura organizzativa è guidata dalle persone e dalla leadership, non dai processi e dalla tecnologia.

In quanto tale, e dati i costi aggiuntivi coinvolti in soluzioni software eccessivamente personalizzate, il consiglio di PeopleWeek è:

Metti in discussione l’efficacia dei processi esistenti della tua organizzazione;

Seleziona un software facilmente e sufficientemente personalizzabile per soddisfare le esigenze della tua organizzazione con costi aggiuntivi bassi o nulli;

Personalizza con una mentalità pragmatica, ricordando che la tecnologia è un mezzo per un fine e non fine a se stessa; e

A meno che la personalizzazione non aumenti davvero l’efficienza o tu abbia molti soldi (da sprecare), non personalizzare.

Questi principi hanno un senso commerciale e operativo, sebbene possa essere scomodo accettare la necessità di adattarsi. D’altra parte, “se non cambiasse mai niente non ci sarebbero le farfalle”.