Quand je pense à l’impact de la technologie sur l’environnement, la première chose qui me vient à l’esprit est la

Lorsque je pense à l’impact de la technologie sur l’environnement, la première chose qui me vient à l’esprit est l’énergie utilisée pour alimenter et refroidir les centres de données. C’est dans ces centres de données – généralement des bâtiments tentaculaires et de haute sécurité qui regorgent de serveurs, de câblage et de racks – que le code logiciel et les données client sont stockés. Si les éditeurs de logiciels disposent d’un centre de données de secours et sauvegardent régulièrement les données des clients, la consommation de ressources matérielles est encore plus élevée. Ce sont des réalités que nous acceptons, un peu comme le fait que très peu de personnes éteignent leurs appareils électriques chez eux plutôt que de les laisser en mode veille (même si on sait que cela consomme – en fait, gaspille – de l’électricité).

Il y a quelques années, l’équipe dirigeante de PeopleWeek s’est demandé ce que PeopleWeek pouvait faire pour limiter notre impact sur l’environnement. Nous avons déjà hébergé nos données dans un centre de données écoénergétique de classe mondiale. Que pourrions-nous faire d’autre ? Nous voyageons rarement comme la plupart des réunions avec les clients et nous nous tenons par vidéoconférence. Il est également rare que les membres de l’équipe se déplacent pour des réunions. Les bureaux sont sans papier. Nous n’utilisons pas de plastique jetable au bureau. Bref, notre empreinte environnementale était relativement faible et en tant que start-up nous n’avions même pas beaucoup de clients et leurs données à héberger. Cependant, nous savions qu’avec le temps, nous acquerrions beaucoup de clients et leurs précieuses données.

MINIMISER LE STOCKAGE DES DONNÉES MAIS PAS L’EXPÉRIENCE UTILISATEUR
Dans cet esprit, PeopleWeek a décidé en 2020 que tous les modules et nouvelles fonctionnalités seraient conçus pour éviter le stockage inutile de données par nos clients – et la consommation de CPU et de RAM. Cette philosophie a d’abord été mise en pratique avec la conception de notre module de recrutement. Nous avons décidé qu’il ne serait possible pour les candidats de télécharger qu’un seul document avec leur candidature, c’est-à-dire leur CV. Le système permettrait aux candidats d’écrire une lettre de motivation/de motivation directement dans l’interface utilisateur (si le client souhaite cette fonctionnalité), mais ils ne pourraient pas télécharger de lettre de motivation, de certificats d’études, de références d’emploi, d’échantillons de travail, etc.

Nous avons reçu une réaction mitigée. La plupart des organisations ont déclaré qu’elles n’avaient pas besoin des pièces justificatives jusqu’à ce qu’elles prennent une décision finale d’embauche ou aient identifié leurs 2 ou 3 meilleurs candidats. À ce stade, ils pourraient consulter les documents justificatifs, même s’ils n’en auraient probablement besoin que dans le cadre du processus d’intégration (à l’aide du module d’intégration de PeopleWeek). D’autres organisations ont été très surprises que les candidats ne puissent pas soumettre autant de documents qu’ils le souhaitent. « Ce n’est pas comme ça que nous avons l’habitude de travailler » était la réponse typique.

Lorsque j’ai demandé aux organisations peu enthousiastes combien de pièces justificatives des candidats elles examinaient généralement avant de prendre une décision d’embauche (par opposition à dans le cadre du processus d’intégration), elles ont toutes répondu que c’était rare à moins qu’elles ne reçoivent qu’un peu de demandes d’emploi. Cela m’a amené à me demander pourquoi leur réponse initiale à cet aspect de la conception du module de recrutement de PeopleWeek n’était pas à leur goût. Il y a quelques thèmes :

  • Gêne des professionnels des RH pour s’adapter à une nouvelle façon de travailler ;
  • Nervosité face à la réaction de certains managers (personnellement, je ne voyais pas beaucoup de managers passer du temps à revoir les pièces justificatives) ; et
  • Crainte que les candidats puissent se sentir privés de la possibilité de fournir plus d’informations sur eux-mêmes.

Cependant, la principale raison de l’objection initiale était qu’ils n’avaient pas vraiment pensé à la consommation de données et à l’impact environnemental associés au fait de donner aux candidats la possibilité de télécharger plusieurs documents. Une fois, je leur ai fait remarquer que si 100 personnes postulaient pour un emploi et qu’elles soumettaient chacune en moyenne 15 pages, cela représenterait 1 500 pages. Si les candidatures sont conservées pendant 24 mois – avant d’être anonymisées et toutes les pièces jointes supprimées – cela constitue une quantité importante de données. De plus, PeopleWeek effectue une sauvegarde quotidienne des données des clients, ce qui signifie que vous devez doubler le stockage des données. Imaginez maintenant que l’organisation ait 30 offres d’emploi par an, ce qui représente 45 000 pages. Et 100 offres d’emploi représentent 150 000 pages ou 300 000 une fois sauvegardées. Imaginez maintenant qu’un fournisseur de logiciels comme PeopleWeek ait des centaines ou des milliers de clients (comme nous espérons en avoir un jour), ce qui constitue une sacrée quantité de stockage de données. C’est peut-être bien si l’hébergement de tous ces documents ajoute de la valeur opérationnelle mais, comme je l’ai vu dans mes conversations avec des professionnels des RH, ils les lisent rarement, sauf pour les candidats sélectionnés pour l’embauche.

CE PRINCIPE PEUT-IL S’APPLIQUER À D’AUTRES CARACTÉRISTIQUES DE CONCEPTION D’UN LOGICIEL RH ?
Un module de recrutement n’est qu’un exemple de la manière dont une conception respectueuse de l’environnement peut minimiser l’impact environnemental d’un logiciel. Le principe peut s’appliquer à d’autres fonctionnalités d’un logiciel RH. Voici quelques idées simples que PeopleWeek a mises en place ou est en train de mettre en place :

  • Appliquer un plafond à la taille des pièces jointes pouvant être téléchargées ;
  • Appliquer un plafond et compresser les photos qui peuvent être téléchargées (PeopleWeek est très photo car nous sommes également une plateforme de collaboration pour partager des nouvelles et créer des événements) ;
  • Construire un ensemble de rapports de base pour tous les clients pour chaque module afin qu’ils n’aient pas besoin de créer des dizaines ou des centaines de rapports générés automatiquement mais que personne ne les examine réellement;
  • Remplacer une fiche de paie mise à jour plutôt que de l’ajouter ;
  • Placer un plafond sur le nombre de candidats lorsqu’un poste est affiché, auquel cas l’offre d’emploi est automatiquement dépubliée (mais peut être republiée plus tard si nécessaire) ;
  • Anonymiser les candidatures, ce qui nécessite également la suppression permanente de tous les documents téléchargés (il s’agit également d’une fonctionnalité requise pour de bonnes pratiques de confidentialité des données) ; et
  • Transférer les documents d’intégration du module d’intégration vers le profil de l’employé du nouvel employé, les stockant ainsi à un seul endroit.

MONTRER L’EXEMPLE
Chez PeopleWeek, nous pensons que nous devons faire preuve de leadership sur ce sujet, même si certaines organisations décident finalement de ne pas acheter notre logiciel car, par exemple, elles souhaitent que les candidats puissent télécharger 3 ou 4 documents ou autant de pages qu’ils le souhaitent. aimer. Bien sûr, nous devons emmener nos clients avec nous dans le voyage et nous ne pouvons le faire que si l’expérience utilisateur est positive malgré certaines caractéristiques respectueuses de l’environnement. Cependant, nous devons également investir du temps pour aider à sensibiliser les clients potentiels et les clients existants. D’après notre expérience, peut-être après réflexion, les organisations comprennent généralement la philosophie de PeopleWeek et l’adoptent. Ils réalisent aussi rapidement que cela n’implique que des modifications mineures des méthodes de travail existantes, que l’expérience utilisateur globale est positive et que les opérations commerciales ne sont pas affectées.

Choisir la bonne plate-forme logicielle RH est un défi. Premièrement, les organisations doivent prendre la décision stratégique d’acheter ou non.

Choisir la bonne plate-forme logicielle RH est un défi. Tout d’abord, les organisations doivent prendre la décision stratégique d’acheter une solution « à guichet unique », une variété de solutions autonomes pour différentes activités ou un système HCM de base avec des intégrations à des logiciels spécialisés (par exemple, recrutement, apprentissage, talents, etc.). La tendance pour les organisations de toutes tailles est de mettre en place des solutions à guichet unique. Deuxièmement, une fois la décision stratégique prise, il existe de nombreuses solutions logicielles RH parmi lesquelles choisir et d’autres critères importants tels que la sécurité informatique, le support client et la tarification.

La plupart des logiciels RH sont soit hautement personnalisables (sur mesure), soit prêts à l’emploi (prêts à l’emploi). Néanmoins, lors de la sélection ou de la mise en œuvre d’un logiciel, les entreprises – petites, moyennes et grandes – ont tendance à s’attendre à ce que la nouvelle solution fournisse un contenu et des processus identiques, ou du moins très similaires, à leurs méthodes de travail existantes. Bien que l’importance accordée à provoquer le moins de changements internes possible soit bien intentionnée, les inconvénients à long terme sont souvent négligés.

Plus important encore, les responsables commerciaux et RH doivent se rappeler que dans un monde de plus en plus concurrentiel, vos processus de middle et back office doivent avant tout être efficaces en termes de coût, de qualité et de rapidité.

Dans le cas des processus RH, ils sont certainement importants dans la promotion de la culture d’une organisation. Cependant, les processus sur mesure – qui nécessitent des solutions logicielles sur mesure – sont très peu susceptibles d’être un facteur de différenciation dans le succès d’une organisation et la culture est principalement façonnée par les humains, pas par la technologie.

Dans cet article, je vais partager mes réflexions sur les points suivants :

  • Pourquoi les organisations veulent maintenir les processus existants
  • Pourquoi rechercher le statu quo n’est pas toujours une bonne idée
  • Pourquoi il est difficile de sélectionner une plateforme RH
  • Comment la technologie peut aider
  • Si les organisations doivent s’adapter ou personnaliser

POURQUOI LES ORGANISATIONS SOUHAITENT MAINTENIR LES PROCESSUS EXISTANTS
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les organisations veulent que les logiciels « se plient » à leurs méthodes de travail existantes et le principal moteur est généralement de minimiser la gestion du changement.

Dans le cas d’un logiciel RH, le service RH (ou du moins les décideurs RH), ont souvent peur d’obliger les collaborateurs ou les managers à modifier leurs processus existants, par exemple leur manière propre à l’entreprise de gérer les entretiens d’évaluation, le recrutement, les feuilles de temps ou les dépenses. Ils peuvent également être réticents à introduire des changements qui ont un impact en aval sur d’autres départements, par exemple, la comptabilité, les finances et l’informatique.

Il arrive également souvent que les RH soient l’un des départements les moins bien dotés en ressources, avec une charge de travail importante et une faible capacité à assumer une gestion supplémentaire du changement. Malheureusement, de nombreuses équipes RH sont également mal équipées pour gérer le changement car elles manquent d’expérience et de compétences, ou sont perçues comme une fonction administrative, de sorte qu’elles ont une capacité limitée à influencer les chefs d’entreprise et à conduire le changement.

POURQUOI RECHERCHER LE STATU QUO N’EST PAS TOUJOURS UNE BONNE IDÉE
D’après notre expérience, prendre des décisions logicielles avec l’impératif de maintenir les processus existants est souvent erroné pour 3 raisons principales :

  1. Les processus personnalisés existants sont souvent inefficaces et/ou ajoutent peu de valeur commerciale. De plus, il y a généralement eu très peu (ou peut-être pas) de discussions internes sur l’efficacité des processus existants ou sur l’examen d’approches alternatives ;
  2. Les coûts de mise en œuvre supplémentaires associés à la construction de solutions informatiques sur mesure peuvent être disproportionnés par rapport à la valeur ajoutée qu’elles apportent ; et
  3. Les solutions informatiques sur mesure ont tendance à être beaucoup plus coûteuses à entretenir, ce qui entraîne une augmentation des frais généraux des systèmes (coûts d’exploitation internes ou frais de licence système).

Bien sûr, si une organisation dispose d’un budget important pour mettre en œuvre et exécuter des processus RH personnalisés, les points 2 et 3 seront moins préoccupants.

Cependant, la réalité est que la plupart des organisations opèrent dans des environnements sensibles aux coûts. Même dans les bons moments, vous devez vous préparer aux moments difficiles, la concurrence exerce une pression continue sur les marges et les organisations à but non lucratif dépendent généralement de financements externes imprévisibles. Les conditions macroéconomiques actuelles suggèrent qu’il y aura plus de pression sur les bénéfices au cours des prochaines années, par ex. l’inflation, les pénuries de matières premières, les perturbations de la chaîne d’approvisionnement et la volatilité des taux de change. La guerre en Ukraine vient maintenant aggraver ces défis.

POURQUOI EST-IL DIFFICILE DE CHOISIR UNE PLATEFORME RH
PeopleWeek s’adresse à des organisations de nombreux secteurs, de tailles variées (chiffre d’affaires et employés), et présentes dans de nombreux pays. Nous voyons régulièrement des directeurs RH et d’autres décideurs aux prises avec les solutions logicielles RH disponibles sur le marché. Il y a 2 raisons principales à ce défi :

  • Les solutions hautement personnalisables sont trop chères (et nécessitent de longs délais de mise en œuvre et des ressources internes) ; et
  • Les solutions prêtes à l’emploi offrent des possibilités de personnalisation et des fonctionnalités limitées.
    Ces deux points sont souvent aggravés par un manque de pragmatisme quant à l’adaptation – et non à la modification complète – des méthodes de travail actuelles pour utiliser les solutions logicielles existantes.

COMMENT LA TECHNOLOGIE PEUT AIDER
Les éditeurs de logiciels doivent accepter ces réalités et proposer à leurs clients des solutions pratiques. La réponse n’est pas de « forcer » les clients à travailler dans des limites technologiques étroites ou de facturer des frais élevés pour développer des solutions uniques qui sont ensuite, généralement, payées par le premier client et revendues avec des marges bénéficiaires très élevées à d’autres clients. Cette approche n’est ni pérenne pour le client ni pour l’architecture des systèmes qui devient trop complexe.

PeopleWeek a été conçu avec l’ambition d’offrir le meilleur des deux mondes en étant une solution prête à l’emploi qui permet également une quantité importante de personnalisation. De plus, les personnalisations doivent être abordables et la seule façon d’y parvenir est d’intégrer les fonctionnalités personnalisables dans la conception du système de base et de les rendre configurables par le client lui-même sans aucune compétence informatique nécessaire. C’est la raison d’être de PeopleWeek.

ADAPTEZ OU PERSONNALISEZ : QU’EST-CE QUE L’ESSENTIEL ?
Je me rappelle régulièrement les principaux moteurs de la performance commerciale décrits par Ram Charan dans son best-seller « Ce que le CEO veut que vous sachiez »: Cash, Margin, Velocity, Growth, and Customers

Alors que des processus RH efficaces sont clairement importants pour les organisations, les professionnels des RH et les chefs d’entreprise ne doivent pas perdre de vue le fait que des approches trop personnalisées sont peu susceptibles de faire une différence fondamentale sur la performance globale. De plus, la culture organisationnelle est guidée par les personnes et le leadership, et non par les processus et la technologie.

A ce titre, et compte tenu des surcoûts induits par des solutions logicielles trop personnalisées, le conseil de PeopleWeek est le suivant :.

  • Questionnez l’efficacité des processus existants de votre organisation ;
  • Sélectionnez un logiciel facilement et suffisamment personnalisable pour répondre aux besoins de votre organisation avec peu ou pas de coûts supplémentaires ;
  • Personnalisez avec un état d’esprit pragmatique, en vous rappelant que la technologie est un moyen pour parvenir à une fin et non une fin en soi ; et
  • À moins que la personnalisation n’augmente véritablement l’efficacité ou que vous ayez beaucoup d’argent (à gaspiller), ne personnalisez pas.

Ces principes ont un sens commercial et opérationnel, même s’il peut être difficile d’accepter la nécessité de s’adapter. D’un autre côté, « si rien ne changeait, il n’y aurait pas de papillons ».

La valeur ajoutée de la gestion de la performance est connue depuis des années. Pourtant, de nombreuses organisations n’ont pas de processus d’évaluation des performances

La valeur ajoutée de la gestion de la performance est connue depuis des années. Pourtant, de nombreuses organisations n’ont pas de processus d’évaluation des performances ou ont du mal à le mener à bien. Pourquoi est-ce?

Dans ce court article, nous abordons les sujets suivants :

  • Les nombreux avantages de la gestion de la performance
  • Différentes approches de la gestion de la performance
  • Défis typiques
  • Le rôle de la technologie
  • Comment pouvons-nous vous aider

LES NOMBREUX AVANTAGES DE LA GESTION DE LA PERFORMANCE
Mener des évaluations de performance de manière efficace peut avoir des résultats globaux positifs.

Il est bien entendu que l’établissement d’attentes claires pour les employés et l’alignement des priorités individuelles sur celles de l’équipe, du service et de l’organisation au sens large constituent un élément fondamental de la haute performance.

Il existe d’autres avantages bien connus d’une gestion efficace du rendement des employés. Par exemple, cela peut contribuer à l’engagement des employés, à un environnement de travail positif et à des liens plus solides entre la direction et les employés. En fin de compte, toutes ces choses conduisent à une meilleure performance organisationnelle, comme la rentabilité, la satisfaction client, la productivité, etc. Cela a été bien documenté dans de nombreuses études.

DIFFÉRENTES APPROCHES DE LA GESTION DE LA PERFORMANCE
Comme on pouvait s’y attendre, les organisations ont des pratiques de gestion de la performance différentes, souvent liées à des facteurs tels que la culture d’entreprise, les normes spécifiques à l’industrie, les pratiques historiques, les exigences légales, le type d’emploi, etc. Par exemple, il peut y avoir des différences significatives dans :

La fréquence des évaluations de performance

  • Échelles d’évaluation des performances (ou même pas d’échelles d’évaluation)
  • Intégrer (ou non) un feedback à 180 ou 360 degrés
  • Inclure (ou non) les auto-évaluations des employés
  • Fournir une rétroaction continue plutôt que d’effectuer des examens plus formels à des moments fixes (par exemple, en milieu d’année et en fin d’année)
  • L’accent mis sur les objectifs commerciaux / opérationnels et les objectifs de développement individuels
  • Évaluation des compétences
  • Poser des questions liées à l’environnement de travail
  • Proposer des questions liées à la conformité pour les organisations des secteurs plus réglementés.

DÉFIS TYPIQUES
Les employés, les managers et les professionnels des RH peuvent reconnaître certains des défis suivants associés à la gestion de la performance, quel que soit le profil de l’organisation (secteur, pays, maturité, taille, etc.) :

  • Manque d’alignement entre les objectifs stratégiques de l’organisation et ceux des employés
  • Une inadéquation entre la conception du processus de gestion de la performance et la culture souhaitée de l’organisation
  • Les plaintes des employés et des gestionnaires selon lesquelles ils n’ont pas le temps de terminer les processus, en particulier à l’année se terminent lorsqu’on peut leur demander de faire le bilan de l’année en cours et de fixer des objectifs et des plans de développement individuels pour l’année suivante
  • Trop de temps passé à courir après les employés et les managers pour terminer chaque étape du processus (par exemple, fixer des objectifs, rédiger les avis et avoir une discussion en tête-à-tête), où les équipes RH finissent par devenir un « exécuteur »
  • Mauvaise qualité des commentaires écrits , par exemple. inexistant, trop vague ou trop long Manque de cohérence sur les notations (c’est-à-dire les attentes de performance) entre les managers
  • Manque de cohérence entre les notes sur les objectifs individuels et la note globale
  • Le risque que le processus devienne un exercice de case à cocher et que les conversations en tête-à-tête ne se produisent pas ou soient de mauvaise qualité
  • Achèvement de chaque étape du processus des semaines ou des mois après le délai d’origine, ce qui signifie qu’il n’est plus synchronisé avec le cycle de performance de l’entreprise et même avec les décisions de rémunération
  • Permettre le processus d’examen dans différentes langues pour les employés de différents pays qui peuvent ne pas être à l’aise dans la langue principale de l’organisation
  • Le travail à distance / Covid a rendu certains de ces défis encore plus grands (en particulier les discussions en tête-à-tête et les commentaires continus).

LE RÔLE DE LA TECHNOLOGIE
La technologie, c’est-à-dire les logiciels RH et les outils de collaboration, peut aider à résoudre bon nombre de ces défis. Voici quelques exemples:

  • Digitaliser le processus de gestion de la performance actuel ou souhaité, dans le respect de l’approche culturelle ou historique de chaque organisation
  • Fournir une flexibilité dans les attributs à inclure dans l’examen des objectifs, l’échelle de notation préférée et la conception de leurs propres formulaires d’évaluation
  • Combiner ou séparer le calendrier des objectifs, le développement individuel et les évaluations
  • Rendre obligatoire la réalisation de la partie individuelle du processus d’examen
  • Donner aux managers la possibilité de programmer l’examen individuel avec les membres de leur équipe en même temps qu’ils lancent le processus d’auto-évaluation
  • Affichage des objectifs stratégiques de l’organisation dans une interface utilisateur de définition d’objectifs
  • Permettre la possibilité de rendre obligatoire la rédaction des commentaires et de limiter la longueur des commentaires (nombre de caractères limité)
  • Créer des rapports détaillés pour le service des ressources humaines sur les statistiques d’achèvement et les résultats
  • Offrir une totale adaptabilité sur le timing des revues de performance, y compris au sein d’une même organisation
  • Fournir aux organisations et à leurs employés une interface utilisateur et des formulaires multilingues

COMMENT NOUS POUVONS AIDER
En tant que praticiens des RH et technologues, l’équipe de PeopleWeek possède une expérience significative en gestion de la performance et une connaissance approfondie des pratiques du marché. Nous avons utilisé cette expertise pour développer une technologie qui répond aux réalités pratiques des employés, des gestionnaires et des RH.

Notre suite d’outils convient aussi bien aux moyennes qu’aux grandes organisations et offre une grande flexibilité dans la conception des processus de gestion de la performance. Cela permet à nos clients d’avoir des solutions sur mesure sans avoir à payer des coûts de développement personnalisés ou des frais de licence élevés.

Il existe des solutions modernes pour des défis anciens.