Könnten Eigenständige Bewerbermanagementsysteme Veraltet Werden?

Während meiner HR-Karriere habe ich mich oft gefragt, warum meine Kollegen und ich eine eigenständige, spezialisierte Recruiting-Software (allgemein als „Applicant Tracking System“ bezeichnet) anstelle eines Rekrutierungsmoduls innerhalb unseres Personalinformationssystems (HRIS) verwenden. Es ergab für mich aus vielen Gründen keinen Sinn, einschließlich der Effizienz des End-to-End-Prozesses, wenn ein Bewerber eingestellt wurde, und der hohen Kosten für den Betrieb von zwei Systemen und möglicherweise einer Integration zwischen ihnen.

In diesem Artikel werde ich erklären, warum es keinen Sinn macht, ein eigenständiges ATS zu verwenden, wenn Sie den Rekrutierungsprozess genauso gut in einem HRIS verwalten können.

WELCHE ART VON FUNKTIONALITÄT BIETET EIN AUSGEREIFTES ATS?

Ein ausgereiftes ATS ermöglicht es einer Organisation, alle Schritte des Rekrutierungsprozesses in der Plattform zu verwalten. Hier sind einige Beispiele für die Funktionen, die die meisten Unternehmen benötigen: 

• Erstellen einer Stellenausschreibung unter Verwendung einer Datenbank von Stellenbeschreibungen
• Workflows zur Genehmigung von Stellenausschreibungen mit relevanten Informationen für die Budgetierung
• Veröffentlichen von Stellen auf ihrer Karriereseite und auf externen Websites
• Bewerben derselben Stelle an verschiedenen Orten
• Ein schneller und einfacher Prozess für Bewerber, sich auf Stellen zu bewerben
• Verwalten von spontanen Bewerbungen
• Möglichkeit, eine vorhandene Bewerbung einer anderen offenen Stelle zuzuweisen
• Einladen eines Bewerbers in der Datenbank zu einer neuen Stellenausschreibung
• Anpassbare Ordner / Kategorien zur Verwaltung des Bewerbungsworkflows
• CV-Filtertools
• Verwaltung der CV-Datenbank
• Interviewfragebögen
• Möglichkeit, Bewerbungen von Mitarbeiterempfehlungen zu identifizieren
• Massenhaftes Herunterladen von Lebensläufen
• E-Mail-Vorlagen und Massen-E-Mail-Verwaltung
• Erfassen von Interviewfeedback und Bewertungen
• Zuweisen von Bewerbern zu Talentpools
• Kalenderverwaltung zur Terminplanung von Interviews
• Automatisierte Benachrichtigungen zu verschiedenen Schritten des Prozesses
• Onboarding-Tools zur Umwandlung eines Bewerbers in einen Mitarbeiter
• Datenschutzkonformität in allen Gerichtsbarkeiten.

WENN DAS ATS EINE DERART VOLLSTÄNDIGE FUNKTIONALITÄT BIETET, WARUM IST ES DANN WICHTIG, OB ES EINE EIGENSTÄNDIGE LÖSUNG IST?

Es gibt mehrere Nachteile eines eigenständigen ATS gegenüber einem in ein HRIS integrierten ATS. Hier sind die fünf Hauptnachteile:

1. Doppelte Dateneingabe: Sofern das ATS nicht mit dem HRIS integriert ist, müssen die organisatorischen Daten im ATS manuell auf dem neuesten Stand gehalten werden, d. h. doppelte Dateneingabe. Beispiele hierfür sind die Listen der beschäftigten Einheiten, Abteilungen, Kostenstellen, Rekrutierungsmanager, Manager, E-Mail-Adressen, Stellenbeschreibungen usw.
2. Integrationen: Der beste Weg, die mit Punkt 1 verbundenen Ineffizienzen zu vermeiden, besteht darin, eine Integration zwischen dem ATS und dem HRIS zu erstellen. Dies ist jedoch teuer in der Umsetzung, die Integration muss gewartet werden, und sie bietet möglicherweise keine Echtzeitsynchronisation der Daten. Integrationen brechen auch gelegentlich ab und müssen repariert werden.
3. Onboarding: Sobald ein bevorzugter Kandidat ausgewählt wurde und das Angebot angenommen hat, muss er in das HRIS eingebunden werden. Auch wenn eine Integration zwischen dem ATS und HRIS bei bestimmten Aspekten helfen kann, ist es sehr unwahrscheinlich, dass das ATS Ihnen ermöglicht, alle Schritte des Onboarding-Prozesses zu verwalten, z. B. das Übertragen von Dokumenten und unterschriebenen Formularen in das Mitarbeiterprofil des neuen Mitarbeiters, das Teilen von Informationen mit der IT-Abteilung, das Abschließen von Compliance-Prozessen usw.
4. Kosten: Die Implementierung und der Betrieb sowohl eines ATS als auch eines HRIS sind wahrscheinlich teurer als die Verwaltung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus (einschließlich Rekrutierung) in einem System.
5. Datenschutz: Die Speicherung von Mitarbeiterdaten und Bewerberdaten in derselben Plattform bedeutet, dass Sie nur die Sicherheit eines Systems verwalten müssen.

Meiner Meinung nach sind diese Nachteile eines eigenständigen ATS so bedeutend, dass es sich möglicherweise lohnt, Kompromisse einzugehen, selbst wenn ein HRIS nur 80% der Funktionalitäten eines eigenständigen ATS bieten kann. Und wir sollten nie vergessen, dass die wichtigste Benutzererfahrung im Rekrutierungsprozess nicht die des HR oder des Hiring Managers ist, sondern die des Bewerbers (in dieser Hinsicht wäre ich zögerlich, Kompromisse einzugehen).

WARUM ALSO VERWALTEN NICHT ALLE UNTERNEHMEN DIE REKRUTIERUNG IN EINEM HRIS?

Der Hauptgrund dafür ist, dass die meisten HRISs nicht die erforderliche Funktionalität bieten. Mit anderen Worten, ein ATS bietet in der Regel viel umfassendere und leistungsfähigere Funktionen. Daher haben HR-Abteilungen oft wenig Auswahl, als das HRIS für alle Prozesse außer der Rekrutierung zu verwenden (das gilt oft auch für Schulungen oder Learning Management Systeme).

IST EINE ATS FÜR VIELE UNTERNEHMEN NICHT ZU TEUER?

Der Preis eines ATS variiert, aber es stimmt, dass sie für einige kleine und mittelständische Unternehmen prohibitiv teuer sein kann oder kein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Dies kann entweder daran liegen, dass sie kein Budget haben oder dass ihre Rekrutierungsvolumen zu niedrig sind, um die Investition zu rechtfertigen.

GEFÄHRDET, VERALTET ZU WERDEN?

Aus der Sicht eines HR- und Technologieprofis sollte es im Jahr 2024 keinen technologischen Grund mehr für die fortgesetzte Abhängigkeit von einem eigenständigen ATS geben. Ein HRIS sollte Rekrutierungsfunktionalität bieten können, die der eines ausgereiften ATS entspricht. Obwohl 2023 eine weit verbreitete Faszination für die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz gesehen hat, haben paradoxerweise die meisten Organisationen nicht einmal ein HRIS mit einem integrierten ATS, was eindeutig grundlegender ist als die Bereitstellung von KI. (Übrigens nutzen bestimmte ATS-Lösungen KI, insbesondere bei der Bewertung von Bewerbern auf ihre Eignung, aber diese Praxis ist nicht ohne Kontroversen).

Bei PeopleWeek haben wir eine Lösung entwickelt. Wir bieten Kunden jetzt die Möglichkeit eines umfassenden ATS namens „Recruitment Plus“ Modul oder einer schlankeren Version namens „Recruitment“ Modul an. Beide Module sind zu erheblich geringeren Kosten als ein eigenständiges ATS erhältlich und bieten die Vorteile, Teil einer „Alles-aus-einer-Hand“-Lösung zu sein, die den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus abdeckt.

PeopleWeek hofft, dass unser allumfassender Ansatz für HR- und Rekrutierungssoftware andere HRIS-Lösungen inspirieren kann. Wenn dieser Ansatz alltäglich wird, könnte dies dazu führen, dass das traditionelle ATS veraltet wird.