GESCHÄFTSFÄLLE
GESCHÄFTSFALL: SYZ GROUP MEHR DAZU
Webseite: https://www.syzgroup.com/
Anzahl der Mitarbeiter: 270 Mitarbeiter
Branche: Private Banking
Gegründet: 1996
Hauptsitz: Genf
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- Über Syz
- Die Herausforderungen
- Die Lösung
- Die Ergebnisse
- Fazit
ÜBER SYZ
Die Syz Gruppe ist eine familiengeführte Schweizer Finanzgruppe, die sich auf hervorragende langfristige Anlageperformance, robustes Risikomanagement und persönlichen Service für Kunden konzentriert. Die Gruppe stammt aus einer Familie, die seit Jahrhunderten Unternehmer sind, und wurde 1996 von Eric Syz mitbegründet, der das Unternehmen noch immer zusammen mit seinen beiden Söhnen und einem Team von Branchenexperten leitet.
DIE HERAUSFORDERUNGEN
Die Syz Group benötigte ein neues Personalinformationssystem (HRIS), um die Transformation der Organisation weiter zu unterstützen und das Personalmanagement zu optimieren. Thomas Heurtevent, Senior Compensation and Benefits Manager sowie HR-Lead des Projekts, erläutert dies näher:
„Wir kamen zu dem Schluss, dass wir ein Human Capital Management (HCM)-System benötigen, mit dem wir die persönlichen, beruflichen und Gehaltsabrechnungsdaten der Mitarbeiter vollständig in unsere Gehaltsabrechnungsmaschine integrieren können. Dies musste so erfolgen, dass die bestehenden zugrunde liegenden Prozesse, die bei unserem Gehaltsabrechnungsanbieter gut etabliert waren, nicht verändert wurden.“
Leistungsmanagement und Onboarding waren zwei weitere Prozesse, die neue Tools erforderten:
„Wir wollten einen neuen Ansatz verfolgen, der unsere Vision des Leistungsmanagements besser widerspiegelt, und in der Lage sein, Ziele, Bewertungen und Mitarbeiterentwicklungsplanung als separate oder integrierte Prozesse zu verwalten. PeopleWeek ermöglicht uns dies. Darüber hinaus mussten wir Onboarding und Mitarbeitertransfers nahtlos zwischen den HR- und IT-Teams und ohne Beeinträchtigung bestehender Prozesse verwalten.“
DIE LÖSUNG
Das Projektteam suchte nach einer benutzerfreundlichen Softwareschnittstelle, aber auch nach einer Lösung, die sowohl von der Stange als auch auf die Anforderungen von Syz zugeschnitten ist:
„Wir waren zunächst beeindruckt von der anpassbaren Benutzeroberfläche von PeopleWeek und der Leichtigkeit, mit der Kunden viele ihrer eigenen Konfigurationen autonom verwalten können. Uns war aber auch bewusst, dass Syz Änderungen an bestehenden internen Prozessen, die sehr gut funktionierten, wie zum Beispiel Gehaltsabrechnung und Onboarding, so weit wie möglich vermeiden wollte. Die meisten HR-Systeme erlauben dies nicht, es sei denn, Sie kaufen eine hochgradig maßgeschneiderte Lösung, deren Implementierung deutlich teurer und zeitaufwändiger ist.“
DIE ERGEBNISSE:
PeopleWeek und Syz brauchten 16 Wochen, um die Softwarefunktionalitäten für die 270 Mitarbeiter der Gruppe zu implementieren. Group Syz war mit den Ergebnissen sehr zufrieden: „PeopleWeek war in der Lage, fertige Lösungen für die meisten unserer Anforderungen bereitzustellen und bei Bedarf mit uns zusammenzuarbeiten, um neue Lösungen zu entwickeln. Dank der von uns implementierten Module – People, Payroll, Onboarding und Performance – kann ich zuversichtlich sagen, dass wir über moderne und effiziente Tools verfügen, die sich mit unseren Anforderungen weiterentwickeln lassen. Für Nicole Aepli, Leiterin Personalstrategie:
„PeopleWeek hat sowohl HR- als auch IT-Know-how eingebracht. In einigen Bereichen wussten wir genau, was wir von einem neuen HRIS wollten, aber in anderen Bereichen suchten wir nach kreativem Input, um uns dabei zu helfen, einige unserer Praktiken zu überdenken. PeopleWeek hat diese Erfahrung während der Designphase mit uns geteilt.“
FAZIT:
Nicoles Gedanken über die Partnerschaft und die PeopleWeek-Erfahrung:
„Insgesamt hat es sich sowohl während als auch nach der Implementierung wie eine partnerschaftliche Zusammenarbeit angefühlt. Zusammen haben Syz und PeopleWeek benutzerfreundliche Lösungen implementiert, die von unseren Mitarbeitern, Managern und der Personalabteilung benötigt werden. Wichtig ist, dass das Projekt pünktlich und budgetgerecht geliefert wurde.“
GESCHÄFTSFALL: ACE & COMPANY
Webseite: https://aceandcompany.com/
Anzahl der Angestellten: 40
Branche: Private Equity
Gegründet: 2005
Hauptsitz: Genf, Schweiz
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ÜBER ACE & UNTERNEHMEN
ACE & Company („ACE“) wurde 2005 gegründet und ist eine globale Investmentgruppe, die auf private Investitionen spezialisiert ist. Das Unternehmen hat Niederlassungen in Genf (Hauptsitz), London, Kairo, New York und Hongkong. Anushan Sinnathamby ist Verwaltungsleiter bei ACE. Er ist verantwortlich für die teamübergreifende Kommunikation und stellt sicher, dass alle Prozesse vorhanden sind und reibungslos funktionieren. Anushan ist das wichtigste Bindeglied zwischen Management und Mitarbeitern.
DIE HERAUSFORDERUNGEN
Anushan erinnert sich an die Schwierigkeiten, mit denen er und seine Kollegen vor der Implementierung von PeopleWeek konfrontiert waren: „Wir haben mehrere Tools verwendet, um wichtige Daten und Ereignisse im Auge zu behalten. Es war ziemlich kompliziert für mich, neue Richtlinien und wichtige Artikel mit Teammitgliedern zu teilen. “ Ein weiterer wichtiger Aspekt war eine klare Übersicht über Abwesenheiten von Mitarbeitern und öffentliche Informationen: „Abwesenheiten, Urlaubstage, Feiertage und wer wo arbeitet, im Blick zu behalten – das war keine leichte Aufgabe. Wir brauchten eine Lösung, die es mir ermöglicht, den Aufenthaltsort der Mitarbeiter im Blick zu haben.“
DIE LÖSUNG
Anushan kontaktierte Patrick Sikias, den Gründer von PeopleWeek, um herauszufinden, wie PeopleWeek ACE helfen könnte: „Patrick erklärte mir, wie PeopleWeek ACE helfen könnte, effizienter zu werden, und dass seine einzigartige Software sowohl HR- als auch Mitarbeiter-Collaboration-Module hat, was genau das ist, was wir brauchten.“
Die von ACE verwendeten Module sind Personen, Zeit- und Anwesenheitserfassung, Fernarbeit, Intranet für Nachrichten, Dokumente, Listen, Inhaltsveröffentlichung und Abstimmung. „Uns wurde eine HR- und Kollaborationsplattform aus einer Hand gezeigt. Ich konnte es kaum erwarten, die endgültige Umsetzung zu sehen.“ Die Implementierung dauerte für die 40 Mitarbeiter von ACE & Company etwa 1 Woche.
DIE ERGEBNISSE:
Zweieinhalb Jahre nach der Implementierung von PeopleWeek erklärt Anushan, wie die Software seine täglichen Aufgaben erleichtert hat:
„Ich kann alle Informationen, die ich brauche, an einem Ort haben. PeopleWeek hat mir die Flexibilität gegeben, Dateien, Dokumentationen, Nachrichten und Präsentationen mit allen Teams zu teilen, über wichtige Entscheidungen innerhalb des Unternehmens abzustimmen und Abwesenheiten und Mitarbeiter, die remote arbeiten, im Auge zu behalten. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist für mich die Autonomie. Nach der Implementierung von PeopleWeek muss ich unser IT-Team nicht mehr in die Verwaltung des Systems einbeziehen. Ich kann in Echtzeit und selbstständig Änderungen vornehmen, meine eigenen Listen erstellen und neue Richtlinien hinzufügen – so, wie ich es für richtig halte.“ Anushan äußert sich sehr positiv über das Kundensupport- und Entwicklungsteam: „Das Training verlief reibungslos. Vom ersten Tag an haben wir großartige Unterstützung vom technischen Team erhalten, wann immer wir es brauchten. Infolgedessen wurden alle Probleme schnell gelöst.“
FAZIT:
Ein paar abschließende Worte für ähnliche Organisationen wie ACE & Company: „Ich würde PeopleWeek als ideale Standard-, aber gleichzeitig maßgeschneiderte Softwarelösung empfehlen. Wenn Sie praktische Module mögen, die Ihnen vollständige Kontrolle und Autonomie geben, dann ist PeopleWeek genau das Richtige für Sie.“
GESCHÄFTSFALL: GEROFINANCE
Webseite: https://www.gerofinance.ch/
Anzahl der Mitarbeiter: 370
Branche: Hausverwaltung und Immobilienverkauf
Gegründet: 1962
Hauptsitz: Genf, mit mehreren Vertretungen in der französischsprachigen Schweiz
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- Die Herausforderungen
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ÜBER GEROFINANCE
GeroFinance schafft gewinnbringende Synergien dank der Expertise und Komplementarität der einzelnen Partnerunternehmen. Das Unternehmen ist in der gesamten französischsprachigen Schweiz mit Vertretungen in Genf, Waadt und neuerdings auch im Wallis präsent. Sie profitieren von fundierten Erfahrungen in allen Bereichen der Immobilienverwaltung und -vermittlung, einschließlich der Verwaltung von Mietobjekten, Villen und Geschäftsräumen sowie der Steuer- und Finanzberatung.
DIE HERAUSFORDERUNGEN
Die Personalabteilung von GeroFinance erinnert sich, wie sie ihre täglichen Arbeitsprozesse vor der Einführung von PeopleWeek durchgeführt hat: „Wir haben die meisten unserer täglichen Aufgaben von Hand erledigt. Irgendwann haben wir festgestellt, dass es für uns von Vorteil sein könnte, wenn wir unsere Arbeitsprozesse digitalisieren. Das könnte uns helfen, organisierter und effizienter zu sein.“ Die Gruppe besteht derzeit aus 20 Agenturen, was die Herausforderung darstellte, alle zu synchronisieren: „Wir haben festgestellt, dass wir ein geeignetes Tool brauchen, wenn wir einen reibungslosen Informationsfluss zwischen allen Kollegen haben und alle Einheiten über die Unternehmensrichtlinien auf dem Laufenden halten wollen. Wir wollten die Kommunikation zwischen allen Behörden zentralisieren und fördern.“
DIE LÖSUNG
Martine ist stellvertretende Personalleiterin bei GeroFinance Gerofinance | Régie du Rhône. Sie hat das Gefühl, dass sie sehr gut unterstützt werden und dass jeder im Team von PeopleWeek alles getan hat und tut, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen, während sie offen für die Entwicklung neuer Funktionen ist, wenn GeroFinance spezielle Anforderungen hatte. Dadurch werden die täglichen Arbeitsabläufe bei GeroFinance digitalisiert und die behördenübergreifende Zusammenarbeit deutlich verbessert: „Dank der News- und Event-Module ist es sehr einfach, über Neuigkeiten und Veranstaltungen einer bestimmten Einheit auf dem Laufenden zu bleiben. Ich kann meilenweit von meinen Kollegen entfernt sein und weiß trotzdem, wer wo ist und woran sie arbeiten. Die Software bietet uns ein hohes Maß an Transparenz, Kontrolle und Effektivität.“ Darüber hinaus haben sich die Abwesenheits- und Spesenfunktionen für Martine und ihre Kollegen als sehr nützlich erwiesen: „Durch die Verwendung des Spesenmoduls können unsere Mitarbeiter ihre Spesen einfach erfassen und genehmigen lassen. Für uns, die Personalabteilung, ist es eine sehr wichtige Funktion, die es uns ermöglicht, Berichte zu Ausgaben zu erstellen, und uns die Autonomie gibt, die Ausgabenkategorie und -arten mit nur wenigen Klicks zu definieren und zu ändern. Das Abwesenheitsmodul war für unsere Concierges sehr wichtig. Dieses Modul gibt ihnen die Möglichkeit, sich gegenseitig zu koordinieren und sicherzustellen, dass immer jemand da ist, der die Gäste begrüßt und ihnen hilft.“
FAZIT:
Ein sehr wichtiger Aspekt für eine mögliche Zusammenarbeit ist es, realistische Erwartungen zu setzen, um die Bedürfnisse des Kunden zu erfüllen: „Ich persönlich finde es sehr wichtig, die Anforderungen von Anfang an klar zu definieren. Bei PeopleWeek haben wir das Gefühl, dass sie sich wirklich dafür einsetzen, unsere Probleme zu lösen und uns dabei helfen, unsere Herausforderungen zu meistern. Darüber hinaus erhalten wir das notwendige Training, um schnell zu lernen, wie die Module funktionieren, um sie optimal zu nutzen. Ich würde PeopleWeek allen mittleren und großen Unternehmen empfehlen, die ihre täglichen Arbeitsabläufe digitalisieren, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern und die Effizienz mit Hilfe einer Vielzahl von benutzerfreundlichen Modulen steigern wollen.“
GESCHÄFTSFALL: VILLE DE BULLE
Webseite: https://www.bulle.ch/
Anzahl der Angestellten: 195
Branche: Öffentliche Verwaltung
Gegründet: 2006
Hauptsitz: Bulle
Anzahl der Angestellten: 195
Branche: Öffentliche Verwaltung
Gegründet: 2006
Hauptsitz: Bulle
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- Die Ergebnisse
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ÜBER BULLE
Bulle ist eine Stadt mit über 25’000 Einwohnern, Hauptstadt der Region Greyerz im Kanton Freiburg. Die heutige Gemeinde auf 771 Metern Höhe entstand 2006 durch den Zusammenschluss von Bulle und La Tour-de-Trême. Bulle ist ein junges, attraktives und dynamisches Wirtschaftszentrum für regionale Entwicklung an bester Lage zwischen Bern und der Genferseeregion. Bulle verfügt über eine reiche Vielfalt an Vereinen und Verbänden, die der Bevölkerung ein qualitativ hochwertiges Kultur-, Sport-, Freizeit- und Unterhaltungsangebot bieten. Bildungsangebote, Mobilität und Stadtplanung sind von hoher Qualität. Insgesamt bietet Bulle seinen Bewohnern eine sehr gute Lebensqualität.
DIE HERAUSFORDERUNGEN
Brigitte Perret leitet die Personalabteilung von Bulle. Sie stellte fest, dass die Verbesserung der Kommunikation und Transparenz der Organisationsstruktur zwei Prioritäten waren: „Wir nutzten mehrere Kommunikationskanäle und es wurde schnell klar, dass das von uns verwendete System seine Grenzen hatte. Wir brauchten ein Tool, mit dem wir all diese separaten Kanäle an einem Ort unterbringen konnten. Wir wussten, dass wir in diesem Fall eine viel effektivere teamübergreifende Zusammenarbeit fördern könnten. Darüber hinaus mussten wir das Verständnis der Organisationsstruktur, der Berichtsbeziehungen und der Rolle der verschiedenen Abteilungen verbessern. Aus diesem Grund wollten wir die Organisationsstruktur für alle Mitarbeiter veröffentlichen und Neuigkeiten darüber teilen, was in der gesamten Organisation passiert.“
DIE LÖSUNG
Brigitte und ihr Team sind bei der Recherche zu verschiedenen Plattformen auf PeopleWeek gestoßen. Sie beschreibt ihre ersten Eindrücke von der Software: „Es dauerte wirklich nicht lange, bis mir klar wurde, dass PeopleWeek alle Kriterien für uns erfüllt. Die Software bot die verschiedenen Module, die wir für unsere täglichen HR-Aktivitäten benötigten, und stellte uns auch ein Toolkit für die interne Kommunikation zur Verfügung.“
DIE ERGEBNISSE:
Bulle entschied sich zunächst für den Kauf von vier Modulen, und die Implementierung dauerte etwa zwei Monate. Brigitte erklärt, wie PeopleWeek die Aufgaben des Teams erleichtert hat: „Die Module Intranet und Zusammenarbeit, die die Untermodule Projekte, Neuigkeiten, Veranstaltungen, Inhalte, Listen, Tools und Umfragen enthalten, helfen uns, die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und sorgen für einen reibungslosen Informationsaustausch. Die interne Kommunikation und das Engagement haben sich wirklich verbessert . Das Spesenmodul gefällt den Mitarbeitern sehr gut. Es ist einfach, Ausgaben zu erfassen, und Erstattungen werden effizient und schnell verwaltet. Es ist jetzt sehr einfach, die Teilnahme- und Abschlussquoten von Schulungen zu verfolgen. Außerdem können Mitarbeiter neue Schulungen anfragen und Vorschläge zu bestehenden Schulungen machen.“ Ein bestimmtes Modul bleibt Brigittes Favorit: „Besonders beeindruckt bin ich vom Auswertungsmodul. Seit wir damit begonnen haben, ist der Leistungsbewertungsprozess viel einfacher und effizienter. Dieses Modul stellt sicher, dass jeder ein regelmäßiges und detailliertes Feedback zu seiner Leistung erhält und weiß, wo und wie er sich weiterentwickeln und verbessern kann.“
FAZIT:
Die HR-Operationen und die Mitarbeiterkommunikation von Bulle haben sich seit Beginn der Nutzung von PeopleWeek erheblich verbessert. Damit ist Brigitte sehr zufrieden: „Wir hatten eine sehr fruchtbare Zusammenarbeit mit PeopleWeek. Ihr Team ist sehr flexibel und immer lösungsorientiert. Ich würde PeopleWeek jedem Unternehmen empfehlen, das seine täglichen HR-Prozesse, die teamübergreifende Kommunikation und das Engagement seiner Mitarbeiter verbessern möchte.“
GESCHÄFTSFALL: vVARDIS
Website: www.vvardis.com
Anzahl der Mitarbeiter: 50
Branche: Privat
Gegründet: 2020
Hauptsitz: Zug, Schweiz
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- Die Herausforderungen
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ÜBER VVARDIS
Die neue Wissenschaft der Mundgesundheit. Eine Aufgabe.
Angetrieben von unserem Wunsch, die Krankheit Nr. 1 der Welt – Karies – auszurotten, haben wir bei vVARDIS eine Vision. vVARDIS glaubt, dass Mundpflege die unverzichtbare Grundlage für ganzheitliche Gesundheit und Wohlbefinden ist, und wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, die Qualität der Mundpflege für alle zu verbessern – mit dem Ziel, eine bohrfreie Zukunft für die nächste Generation zu schaffen.
vVARDIS kombiniert revolutionäre patentierte Technologien und Spitzenforschung mit dem Vermächtnis der Schweizer Reinheit und Präzision in einem fortschrittlichen Regime, das dabei hilft, anfängliche Karies zu beseitigen, Zähne wiederherzustellen, zu stärken und aufzuhellen und einen gesunden, lang anhaltenden Schutz ohne Empfindlichkeit bietet.
ÜBER NICK
Nick Egger arbeitet als Chief People Officer bei vVardis. Als solcher ist er für die strategische HR-Planung und alle HR-Operationen verantwortlich. Bevor er seine Rolle im August 2021 antrat, war er über 25 Jahre in verschiedenen leitenden HR-Funktionen für Unternehmen mit bis zu 10.000 Mitarbeitern tätig. Er arbeitete in verschiedenen Regionen, wie in Asien, Europa und den USA.
DIE HERAUSFORDERUNGEN
In seinen ersten Tagen bei vVARDIS wurde Nick schnell klar, dass er eine Veränderung brauchte:
„Wir haben 2-3 verschiedene Tools für den Umgang mit Mitarbeiter- und Gehaltsdaten verwendet, einschließlich Excel. Wir haben Tabellenkalkulationen verwendet und mussten Änderungen manuell eingeben – und das ließ einen ziemlich großen Spielraum für Fehler in der Datensatzverwaltung ohne etablierte Workflows.“
„Die Rekrutierung war eine mühsame Aufgabe: potenzielle Mitarbeiter finden, auf E-Mails/Benachrichtigungen antworten, Interviewrunden planen und durchführen, Berichte für jede Runde erstellen, mit Absagen umgehen … Man kann leicht den Überblick verlieren und mit seinen Kollegen und Kandidaten nicht mehr synchron sein .“
vVARDIS kam zu dem Schluss, dass sie ein Tool für die Digitalisierung ihrer gesamten Personalarbeit benötigten, um die Effizienz zu steigern:
„Wir standen vor vielen Herausforderungen, wenn es um die Zusammenarbeit und die Definition der Aufgabenbereiche ging. Wir mussten eine Lösung finden – und wir mussten sie schnell finden, da wir uns im Start-up-/Scale-up-Modus befinden.“
DIE LÖSUNG
Kurz darauf nahm Nick Kontakt mit Paul Jon Martin auf, um mögliche Lösungen für die Herausforderungen von vVardis zu besprechen.
„Ich wollte eine Vanilla-Lösung finden, die auch anpassbar und intuitiv zu bedienen ist. PeopleWeek bietet genau das: fertige Software, die auch auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Pragmatische, aufschlussreiche und einfach zu bedienende HR-Module mit einer Lohnabrechnungsintegration für Mitarbeiterdaten – dank der Partnerschaft mit Loyco – und einem starken Fokus auf Datenschutz und -sicherheit (Swiss base DB), mit einem klaren Überblick über alle Vorgänge im Einklang mit unserer Personalstrategie – es war früh klar, dass PeopleWeek ein One-Stop-Shop für unsere HR-Aktivitäten bei vVARDIS ist.“
Außerdem gefiel Nick die Tatsache, dass vVardis und PeopleWeek eine ähnliche Denkweise haben:
„Produkte der nächsten Generation aus Schweizer Produktion, fortschrittliche Wissenschaft und die Bereitschaft zu liefern sowie für die Konsumenten zu arbeiten, um eine bessere Zukunft dank einzigartiger Produkte zu gestalten – das haben wir gemeinsam! Das hat uns die Entscheidung für die PeopleWeek unglaublich leicht gemacht.“
Alle Organisations- und Personendaten wurden innerhalb von vier Wochen in das System importiert, sodass vVardis etwa sechs Wochen nach der Entscheidung zur Implementierung von PeopleWeek live gehen konnte.
DIE ERGEBNISSE:
Jetzt, da vVardis PeopleWeek verwendet, fühlt sich Nick viel wohler:
„Ich fühle mich wohler und habe mehr Selbstvertrauen, jetzt, da ich weiß, dass alle Unterlagen der Mitarbeiter unter „einem Dach“ sicher und geschützt sind. Es läuft reibungslos, ohne fehlende Datenpunkte und ohne doppelte Eingabe von Daten. Es ist auch mit unserem Gehaltsabrechnungsanbieter Loyco verknüpft. Als Ergebnis kann ich mich nun mehr auf Talentmanagementprogramme und die Gestaltung der Organisation und der Personalstrategie konzentrieren und mich auf eine solide und transparente Organisationsstruktur verlassen.“
Der Rekrutierungsprozess ist jetzt viel einfacher:
„Jeder, der am Einstellungsprozess beteiligt ist, hat Zugriff auf die Seite eines Bewerbers, kann Kommentare hinterlassen, um Eindrücke zu diskutieren, und gleichzeitig die Notizen und Bemerkungen meiner Kollegen zu unseren geschätzten Kandidaten sehen. Das Rekrutierungsmodul ist intuitiv, es gibt weniger Barrieren als ich es von großen HR-Software gewohnt war. Es ermöglicht allen, auf dem neuesten Stand und auf der gleichen Seite zu sein.
Darüber hinaus sind sich unsere Mitarbeiter dank des hochmodernen Kollaborationstools ihrer Verantwortung viel bewusster und wissen, wer wer ist und was in der Organisation tut. Das sorgt für eine höhere Sichtbarkeit und erleichtert es mir, den Mitarbeitern Prozessdefinitionen zur Verfügung zu stellen.“
Autonomie ist ein weiterer Vorteil für die Personalabteilung bei vVardis:
„Mein Team und ich können die Mitarbeiter- und Gehaltsdaten verwalten, Neueinstellungen hinzufügen und Änderungen im System unabhängig voneinander vornehmen. Da die Software einfach zu bedienen ist und keine zusätzliche Schulung erfordert, müssen wir uns nicht auf ein IT-Team und langwierige UAT-Tests verlassen.“
FAZIT:
Nick hat einige abschließende Worte über vVardis und PeopleWeek:
„Wir haben das Gefühl, dass uns zugehört wird und dass PeopleWeek sich voll und ganz für unsere Bedürfnisse einsetzt – das hat sich in den letzten Monaten immer wieder bestätigt. PeopleWeek hat eine Implementierung, die normalerweise über 12 Monate dauert, in weniger als 6 Wochen durchgeführt. Das Niveau der Professionalität, die Qualität der Lieferung und das Fachwissen, das sie gezeigt haben, ist etwas, mit dem wir gerne in Verbindung gebracht werden.
Mein Team und ich sind mit der Software und dem Kollaborationstool von PeopleWeek äußerst zufrieden, und ich würde es jedem kleinen/mittleren Unternehmen (KMU) empfehlen.
Es war großartig, mit dem PeopleWeek-Team zusammenzuarbeiten, und wir können es kaum erwarten, zu sehen, was sie sich als Nächstes einfallen lassen; es sieht vielversprechend aus und lässt sich schnell und einfach einsetzen“.
GESCHÄFTSFALL: vVARDIS ADVANCED HR DATA ANALYTICS UNTER VERWENDUNG VON DATEN DER PEOPLEWEEK
Website: www.vvardis.com
Anzahl der Mitarbeiter: 60+
Branche: Privat
Gegründet: 2020
Hauptsitz: Zug, Schweiz
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ÜBER VVARDIS
Die neue Wissenschaft der Mundgesundheit. Eine Aufgabe.
Angetrieben von unserem Wunsch, die Krankheit Nr. 1 der Welt – Karies – auszurotten, haben wir bei vVARDIS eine Vision. vVARDIS glaubt, dass Mundpflege die unverzichtbare Grundlage für ganzheitliche Gesundheit und Wohlbefinden ist, und wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, die Qualität der Mundpflege für alle zu verbessern – mit dem Ziel, eine bohrfreie Zukunft für die nächste Generation zu schaffen.
vVARDIS kombiniert revolutionäre patentierte Technologien und Spitzenforschung mit dem Vermächtnis der Schweizer Reinheit und Präzision in einem fortschrittlichen Regime, das dabei hilft, anfängliche Karies zu beseitigen, Zähne wiederherzustellen, zu stärken und aufzuhellen und einen gesunden, lang anhaltenden Schutz ohne Empfindlichkeit bietet.
ÜBER NICK
Nick Egger arbeitet als Chief People Officer bei vVardis. Als solcher ist er für die strategische HR-Planung und alle HR-Operationen verantwortlich. Bevor er seine Rolle im August 2021 antrat, war er über 25 Jahre in verschiedenen leitenden HR-Funktionen für Unternehmen mit bis zu 10.000 Mitarbeitern tätig. Er arbeitete in verschiedenen Regionen, wie in Asien, Europa und den USA.
DIE HERAUSFORDERUNGEN
vVardis ist ein schnell wachsendes Unternehmen und wir benötigen detaillierte Analysen zu Einnahmen und Kosten, Budgets und Prognosen. Dazu gehören beschäftigungsbezogene oder insbesondere Personalkosten, die, wie viele Unternehmen, unsere größte Einzelausgabenkategorie darstellen. Unsere Analysen müssen auch in viele verschiedene Kategorien unterteilt werden, beispielsweise nach Land, Einheit, Abteilung, Funktion, Geschäftsbereich und individuelle Bewegungsvergleiche. Wir brauchen auch unsere budgetierten vs. tatsächlichen vs. prognostizierten Kosten nach Monat, Quartal und Jahr im Blick. Solche personenbezogenen Daten werden verwendet, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu unterstützen und Gewinne und Verluste im gesamten Unternehmen zu verstehen.
Während PeopleWeek die meisten Daten enthielt, die von HR und Finanzen benötigt wurden, um diese Ebene detaillierter Berichte bereitzustellen, war der Konsolidierungsprozess sehr zeitaufwändig. Ich erkannte auch, dass die Art und Weise, wie vVardis die Daten verwenden muss, sehr spezifisch für unsere Organisation ist, wie es bei den meisten Organisationen der Fall ist, und dass wir nicht erwarten können, dass ein HRIS eine standardisierte Berichtsausgabe liefert, die unseren Anforderungen entspricht.
DIE LÖSUNG
Der erste Schritt bestand darin, ein Datenmodell zu entwerfen, das die für das Unternehmen erforderliche Breite und Tiefe der Analyse bieten würde. Dies war ein Gemeinschaftsprojekt, an dem ich, der CFO und ein externer Berater mit Spezialkenntnissen im Aufbau von Business Analytics beteiligt waren, der über ein umfassendes Know-how in Bezug auf HRIS-Systeme und -Prozesse verfügt. Es war ein iterativer Prozess, der uns im Laufe einer Woche wahrscheinlich etwa 10 Stunden gekostet hat, um das Modul People Expense Forecast (PsF) zu erstellen.
Der nächste Schritt bestand darin, ein automatisiertes Modell zu erstellen, das die bereits in PeopleWeek vorhandenen Mitarbeiterdaten aufnimmt und dann analysiert. Dazu haben wir Power Query (ein kostenloses Tool in Excel) verwendet, das Daten aus PeopleWeek im Excel-Format importiert.
Die erforderlichen Daten konnten problemlos aus PeopleWeek unter Verwendung der vorhandenen Standard-Excel-Berichte (z. B. Mitarbeiterstammdatenbericht, Gehaltsdaten und zukünftige Einstellungen) exportiert werden. Wir mussten dem Modell einige zusätzliche Datenpunkte hinzufügen, wie geschätzte Sozialversicherungskosten (in Prozent) und monatliche Wechselkurse für jedes Land, in dem wir tätig sind.
Unser externer Berater benötigte über einige Monate etwa 10 Tage, um das vereinbarte Modell zu erstellen, zu testen und bereitzustellen. Dazu gehörten das Design, das Engineering, die Tests und der Produktionseinsatz.
DIE ERGEBNISSE
Das Ergebnis ist ein hochgradig angepasstes Modell, das es vVardis ermöglicht, einen detaillierten und breiten Satz von Daten zu Mitarbeiterkosten zu erstellen, einschließlich Vergleichen der tatsächlichen Kosten mit den budgetierten Kosten mit den prognostizierten Kosten, und dies unter Verwendung vieler Unterteilungen von Organisationsdaten (unter Verwendung der Excel-Slicer), verschiedene Kostenarten und sogar genaue Kosten pro Mitarbeiter sowie die monatliche Verfolgung der Mitarbeiterbewegungen im Vergleich zu budgetierten Daten.
Als wir die endgültigen Jahresergebnisse, die vom Hauptbuch der Finanzabteilung generiert wurden, mit denen verglichen, die mithilfe unseres People Expense Forecast (PsF)-Modells auf der Grundlage von PeopleWeek-Daten generiert wurden, ergab sich eine Genauigkeit von 99,8 %.
ABSCHLUSS
Wenn ein HRIS wie PeopleWeek zur Verwaltung einer breiten Palette von HR-Prozessen verwendet wird und Ihre Mitarbeiterdatenverwaltung von hoher Qualität ist, ist es möglich, sehr detaillierte und kundenspezifische Berichte und Analysen zu erstellen.
Es gibt viele sehr zugängliche und kostengünstige Tools, mit denen Sie die Personendaten exportieren, in das erforderliche Format und die erforderlichen Namenskonventionen umwandeln und in ein maßgeschneidertes Modell aufnehmen können, das die Anforderungen einer typischen Organisation erfüllt.
Während die Einrichtung unserer Lösung ein wenig Mühe erforderte, können wir nach der Erstellung die Standardberichte von PeopleWeek direkt aufnehmen, und das ist weitaus besser als ein generischer Satz von Dashboards, die hübsch aussehen, aber keinen wirklichen Geschäftswert bringen!
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Hinweis: Wenn Sie möglicherweise daran interessiert sind, einen ähnlichen Ansatz wie vVardis zu verfolgen, stellt PeopleWeek unseren Kunden gerne den Kontakt zu dem externen Berater her, der mit Nick zusammengearbeitet hat, um ihr Analysemodell zu erstellen. Bitte wenden Sie sich an pauljonmartin@peopleweek.com.