Wacht auf, Europa: Es ist Zeit, unseren Technologiesektor zu unterstützen

Amerikanische Technologieunternehmen sind seit Jahren international erfolgreich, weil sie sich Wettbewerbsvorteile verschaffen. Wettbewerbsvorteile im internationalen Handel bezeichnen die Fähigkeit eines Landes, Waren und Dienstleistungen effizienter oder kostengünstiger als seine Konkurrenten zu produzieren, indem es sich auf bestimmte Sektoren spezialisiert (anstatt in vielen nur durchschnittlich zu sein). Die Spezialisierung eines Landes kann auf über Jahrzehnte aufgebautem Fachwissen und Ruf (man denke an Schweizer Uhrenindustrie, französische Luxusgüter, deutsche Autos, italienische Mode), der Verfügbarkeit natürlicher Ressourcen (Bergbau, Gas, Öl usw.) und dem Bildungs- und Qualifikationsniveau seiner Bevölkerung beruhen. Diese Spezialisierung steigert nicht nur die Produktivität, sondern fördert auch das globale Wirtschaftswachstum und wirkt deflationär.

Die in den letzten Tagen von den USA angekündigten Handelszölle konzentrieren sich eher auf Waren als auf Dienstleistungen, obwohl Dienstleistungen, einschließlich Technologiedienstleistungen, einen erheblichen Anteil der Volkswirtschaften der Industrieländer ausmachen. Dies trifft insbesondere auf die USA zu. Nach Angaben des U.S. Census Bureau hatten die USA im Jahr 2023 ein Handelsdefizit von rund 139 Milliarden Dollar bei Waren mit der EU und 63 Milliarden Dollar mit der Schweiz, aber bei Dienstleistungen ein Handelsdefizit von 31 Milliarden Dollar mit der EU und einen Überschuss von 7 Milliarden Dollar mit der Schweiz. Diese Statistiken spiegeln die Komplexität der Handelsbeziehungen wider und unterstreichen die Bedeutung von Dienstleistungen, einschließlich Technologie, im internationalen Handel.

In den letzten zehn Jahren dominierten US-Technologieunternehmen – angeführt von den „Glorreichen Sieben“ Apple, Amazon, Google, Microsoft, Facebook, Tesla und Nvidia – die internationale Technologielandschaft. Europäische Hard- und Softwareunternehmen haben oft Schwierigkeiten, mit ihnen zu konkurrieren, da die US-Unternehmen hinsichtlich ihrer Fähigkeiten und Größe einen erheblichen Vorsprung aufgebaut haben. Zudem wird in der Unternehmenswelt “niemand gefeuert, weil er IBM kauft”.

Der aufkommende Handelskrieg stellt ein ernstes Risiko für Europa dar: Wir sind zu abhängig von US-Technologie und können nicht länger darauf zählen, dass die USA ein verlässlicher Partner sind. Unabhängig davon, ob die EU Maßnahmen gegen US-Technologieunternehmen einführt (eine Möglichkeit, die bereits in Betracht gezogen wurde, bevor Präsident Trump letzte Woche seine Handelszölle ankündigte), muss Europa das Potenzial seines eigenen Technologiesektors erkennen und sich dafür einsetzen. Dies ist unerlässlich, um Produktivitätssteigerungen, Wirtschaftswachstum und Autarkie anzukurbeln.

Europäische Länder verfügen über ein enormes Technologiepotenzial. Wir sind bekannt für unsere Qualität und Präzision (die Schweiz mehr als jedes andere Land!), Kreativität, Design, Ingenieurskunst, Sprachkenntnisse und Internationalität. Bisher haben unsere Regierungen jedoch nicht genug getan, um ein Umfeld zu schaffen, das den Erfolg von Technologie-Start-ups fördert. Tatsächlich behindert das Geschäftsumfeld in vielen Ländern Start-ups eher, als dass es ihnen hilft. Start-ups benötigen Zugang zu Risikokapital, Insolvenzgesetze, die Unternehmern Innovation und Risikobereitschaft ermöglichen, Steuersysteme, die Unternehmen in ihren frühen Jahren unterstützen, Investitionen in MINT-Fächer (Mathematik, Ingenieurwesen, Naturwissenschaften, Technologie) und in die Forschungs- und Entwicklungskapazitäten von Universitäten sowie einen regulatorischen Rahmen, der Experimentierfreude und Wachstum fördert. Europa verfügt heute über kein einziges Ökosystem, das mit dem Silicon Valley vergleichbar wäre.

Darüber hinaus müssen europäische Unternehmen und Verbraucher den Kauf nationaler und europäischer Technologielösungen priorisieren, sofern diese im Vergleich zu US-amerikanischen Lösungen wettbewerbsfähig sind. Beispielsweise können wir uns bereits für ein europäisches CRM, eine digitale Bank, ein ERP, ein HRIS, eine Rechnungssoftware oder eine Handelsplattform entscheiden. Es gibt viele hervorragende europäische Technologien auf dem Markt, und mit zunehmender Kundengewinnung und steigender Profitabilität können sie weiter in Produktinnovationen investieren. Sie entwickeln außerdem Lösungen, die speziell auf europäische Kunden zugeschnitten sind, beispielsweise mehrsprachig und an unsere regulatorischen Anforderungen angepasst.

Es ist ganz natürlich, sich ängstlich und vielleicht auch pessimistisch zu fühlen, wenn das internationale Handelssystem auf den Kopf gestellt wird, die Märkte einbrechen und alle von einer Rezession sprechen. Doch genau das ist eine große Chance für die europäischen Länder. Es ist Zeit für das verschlafene Europa aufzuwachen.

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„Wenn du den Preis für den verdammten Hotdog erhöhst, bring ich dich um“: Eine Lektion zum Schutz der Kunden vor Preiserhöhungen

In der heutigen Geschäftswelt, in der Inflation und technologischer Fortschritt die Betriebskosten kontinuierlich in die Höhe treiben, stehen Unternehmen vor einer entscheidenden Entscheidung: Sollen sie diese Kosten tragen oder an die Kunden weitergeben? Viele Unternehmen haben sich für Letzteres entschieden und nutzen Vertragsklauseln, die Preiserhöhungen nach eigenem Ermessen erlauben. Der Streaming-Gigant Netflix beispielsweise hat in den letzten Jahren mehrfach seine Preise erhöht und begründete dies mit steigenden Kosten für die Erstellung und Lizenzierung von Inhalten. Ebenso erheben einige Anbieter von HR-Software zusätzlich zu ihren jährlichen Lizenzgebühren „Innovationsgebühren“, angeblich um die kontinuierliche Weiterentwicklung zu finanzieren – eine Leistung, die man eigentlich als Grundleistung erwarten würde.

In den letzten Jahren erreichte die Verbraucherpreisinflation in vielen Ländern ein Niveau, das seit den 1990er Jahren nicht mehr erreicht wurde. In den USA erreichte die Inflation im Juni 2022 mit 9,1 % ihren Höchststand, bevor sie im Februar 2025 auf 2,8 % zurückging. Auch die Eurozone kämpft mit steigender Inflation und erreichte im Oktober 2022 einen Höchststand von 10,2 %. Als Reaktion darauf passten viele Unternehmen ihre Preise zum Nachteil der Verbraucher an. Der aufkommende internationale Handels- und Zollkonflikt birgt das Risiko, die Inflation erneut in die Höhe zu treiben.

Erschwerend kommt hinzu, dass Technologieunternehmen immer höheren Anforderungen und Risiken in Bezug auf IT-Sicherheit, Datenschutz und Zertifizierungen ausgesetzt sind. Dies alles erhöht die Kosten, beispielsweise für anspruchsvolle Infrastruktur und Überwachungstools.

Seit Beginn der Kommerzialisierung unserer Technologie im Jahr 2020 hat PeopleWeek die Preise für unsere Kunden nie erhöht. Unser Wachstumskurs hat es uns ermöglicht, die Inflation auf eine Weise zu absorbieren, die für Unternehmen mit langsamem (oder negativem) Wachstum deutlich schwieriger ist. Darauf sind wir stolz.

Unsere Philosophie spiegelt die legendäre Haltung von Costco-Mitbegründer Jim Sinegal zur Erhaltung des Kundenwerts wider. 2013 schlug der damalige CEO Craig Jelinek vor, den Preis für Costcos legendäres Hotdog-Limonaden-Menü für $ 1,50 zu erhöhen. Sinegals Antwort war eindeutig: „Wenn du den Preis für den verdammten Hotdog erhöhst, bring ich dich um.“ Der Preis für das Hotdog-Limonaden-Menü für $1,50 ist seit 1985 nicht mehr gestiegen.

Wachsende Unternehmen sind in der einzigartigen Lage, inflations- und innovationsbedingte Kosten zu internalisieren. Der Schutz der Kunden vor inflationsbedingten Preiserhöhungen ist ebenfalls eine Grundhaltung. Er treibt Unternehmen zu hoher Kostenorientierung und Innovationskraft. Im Gegensatz dazu kämpfen etablierte Unternehmen oft mit festgefahrenen Arbeitsweisen und Aktionärserwartungen, die kurzfristige Gewinne über die Kundenzufriedenheit stellen. Dies kann zu häufigen Preisanpassungen führen und mit der Zeit das Vertrauen und die Loyalität der Kunden untergraben.

Steigende Kosten zu schlucken, anstatt sie an die Kunden weiterzugeben, ist natürlich nicht nur eine finanzielle, sondern auch eine strategische Entscheidung. Wie die Anekdote von Costco zeigt, geht es bei der Beibehaltung eines stabilen Preises manchmal um mehr als nur Zahlen – es geht darum, das Vertrauen und die Loyalität zu bewahren, die langfristigen Erfolg begründen.

Kunden bemerken es schnell, wenn Unternehmen inflationsbedingte Preiserhöhungen an sie weitergeben – insbesondere, wenn diese scheinbar über das Notwendige hinausgehen. Doch wenn ein Unternehmen steigende Kosten jahrelang stillschweigend hinnimmt, bleibt dies oft unbemerkt. Niemand bedankt sich. Wir schätzen die vielen Unternehmen, die hart daran gearbeitet haben, steigende Kosten zu bewältigen, ohne sie an ihre Kunden weiterzugeben. Diese Bemühungen mögen oft unbemerkt bleiben, aber sie machen einen echten Unterschied und tragen zur Stärke der Gesamtwirtschaft bei, von der wir alle abhängig sind.

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Fairplay bei Handelszöllen – aber was ist mit Datenschutz und Privatsphäre?

In den letzten Wochen waren die internationalen Nachrichten von der Drohung der USA dominiert, neue und erhöhte Handelszölle einzuführen. Es gibt viele wirtschaftliche und politische Argumente für und gegen Handelszölle. Eines der Argumente für Zölle ist, dass die USA gleiche Wettbewerbsbedingungen mit ihren Handelspartnern wollen. Das bedeutet, dass die Steuern auf ein amerikanisches Produkt, das in andere Länder importiert wird, nicht höher sein sollten als die Steuern, die auf dasselbe Produkt erhoben werden, wenn es in die USA importiert wird. Dies brachte mich zum Nachdenken über die unfairen Wettbewerbsbedingungen in Bezug auf Datenschutz und Privatsphäre, die sich sicherlich auf Dienstleistungen in Europa und der Schweiz auswirken. Lassen Sie mich das erklären…

Im Bereich der HR-Daten gibt es viele Ähnlichkeiten zwischen den USA, der EU und der Schweiz (CH). Zum Beispiel:

  • Schutz personenbezogener Daten: In allen drei Regionen müssen Unternehmen Maßnahmen zum Schutz der Mitarbeiterdaten ergreifen.
  • Arbeitnehmerrechte: Mitarbeiter haben bestimmte Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten, wie z. B. Zugriff und Korrektur.
  • Arbeitgeberpflichten: Arbeitgeber müssen die rechtmäßige Verarbeitung von Personaldaten sicherstellen und Sicherheitsmaßnahmen ergreifen.
  • • Stellenbewerber: Arbeitgeber müssen die sichere Handhabung der Daten von Stellenbewerbern gewährleisten, sie nur für Einstellungsentscheidungen verwenden und dürfen Bewerberdaten nicht ohne Begründung unbegrenzt aufbewahren.

Es gibt jedoch grundlegende Unterschiede. Zum Beispiel:

AspektUSEUCH
RegulierungsrahmenKein einheitliches Bundesgesetz; variiert je nach Bundesstaat (z. B. CCPA in Kalifornien)Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (EU-weit)Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG)
ArbeitnehmerrechteVariiert je nach Bundesstaat; einige haben Zugriffs-/KorrekturrechteStarke Rechte: Zugriff, Berichtigung, Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)Ähnlich wie die DSGVO
DatentransfersKeine strengen Beschränkungen, außer unter sektorspezifischen GesetzenDatenübermittlungen außerhalb der EU erfordern angemessene SchutzmaßnahmenDas neue DSG ist an die DSGVO angepasst und erfordert Schutzmaßnahmen für Übertragungen
Strafen bei NichteinhaltungVariiert; einige Bundesstaaten verhängen Geldstrafen, aber die Durchsetzung ist inkonsistentBußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten UmsatzesGeldstrafen von bis zu 250.000 CHF, niedriger als die DSGVO
Zustimmung zur VerarbeitungOft erforderlich, hängt aber von den Gesetzen der Bundesstaaten abBei sensiblen Daten muss dies explizit angegeben werdenÄhnlich wie die DSGVO, erfordert es eine klare Begründung
Datenschutz bei der PersonalbeschaffungKein Bundesgesetz zu Kandidatendaten; die Gesetze der Bundesstaaten (z. B. CCPA) können die Offenlegung der Zwecke der Datenerhebung verlangenArbeitgeber müssen Bewerber darüber informieren, wie die Daten verwendet werden, und die Aufbewahrung muss begründet werdenÄhnlich wie die DSGVO, erfordert es klare Zweck- und Löschrichtlinien
Aufbewahrung von BewerberdatenVariiert; einige Bundesstaaten verlangen die Löschung nach einer angemessenen FristMüssen gelöscht werden, sofern der Bewerber der Aufbewahrung nicht zustimmtÄhnlich wie die DSGVO; Arbeitgeber benötigen eine Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Welche Region ist am stärksten und am wenigsten reguliert?

  1. Am stärksten reguliert: EU
    Die DSGVO ist der strengste Rahmen und gilt für alle EU-Länder mit strengen Strafen für Verstöße. Sie schreibt ausdrückliche Zustimmung, detaillierte Transparenzanforderungen und strenge Datenübertragungsregeln vor.

  2. Am zweitstärksten reguliert: Schweiz
    Das neue DSG (gültig ab September 2023) ist in vielen Aspekten an die DSGVO angelehnt, sieht aber geringere Strafen vor.

  3. Am wenigsten reguliert: USA
    In den USA gibt es kein bundesstaatliches Datenschutzgesetz; stattdessen gibt es ein Flickwerk aus Landesgesetzen (z. B. ist Kaliforniens CCPA streng, aber andere Staaten haben nur minimale Vorschriften). Einige Branchen (z. B. Gesundheitswesen, Finanzen) sind stark reguliert, aber Personaldaten sind in vielen Staaten nach wie vor nur wenig geregelt.

Welche Konsequenzen ergeben sich für EU- und Schweizer Unternehmen?

Datenschutz- und Datenschutzbestimmungen werden mit guten Absichten entworfen – um die Rechte des Einzelnen zu schützen, Vertrauen aufzubauen und ethische und verantwortungsvolle Geschäftspraktiken zu fördern. PeopleWeek befürwortet keine Senkung der Standards in Europa. Die Unterschiede bei der Regulierung und Durchsetzung stellen jedoch einen erheblichen Nachteil für europäische Dienstleistungsunternehmen dar, einschließlich Technologieunternehmen. Unsere Anlaufkosten und laufenden Gemeinkosten sind erheblich höher als bei US-Unternehmen. Innovationen werden gebremst, da wir mehr Zeit in die Implementierung von Datenschutzmaßnahmen und -lösungen investieren müssen. Wenn wir in den US-Markt – und andere Märkte mit schwächeren Vorschriften – eintreten wollen, müssen wir weiterhin die Kosten und das „Gewicht“ der europäischen Standards aufrechterhalten. Dies bedeutet, dass wir in Bezug auf Preise oder Gewinnmargen einen Wettbewerbsnachteil haben.

PeopleWeek nimmt Datensicherheit und Datenschutz sehr ernst. Wir haben viel Zeit und Geld in die Entwicklung von Lösungen investiert, die den EU- und Schweizer Vorschriften entsprechen. Wir implementieren kontinuierlich neue Prozesse und Systeme, während sich die Rechts-, Risiko- und Technologielandschaft weiterentwickelt. Die neue US-Präsidentschaft wird Europa wahrscheinlich vor noch größere Herausforderungen stellen. Die USA werden die Regulierung in vielen Branchen und Bereichen (z. B. Krypto, Finanzdienstleistungen, Umwelt) abbauen. Gleichzeitig verschärft Europa die Regulierung weiter. Dies schafft ebenso wie Zölle ungleiche Wettbewerbsbedingungen. Politiker, Regulierungsbehörden und die Wirtschaft in der EU und der Schweiz müssen gemeinsam Lösungen finden, damit die Länder hohe Standards haben, auf den internationalen Märkten aber nicht unfair benachteiligt werden.

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Der Aufstieg des „multinationale Personalabteilung“: Herausforderungen und Voraussetzungen für den Erfolg

Im letzten Jahrzehnt und seit der Covid-Pandemie mit beschleunigtem Tempo hat sich der Begriff „multinationales Unternehmen“ weiterentwickelt. Vorbei sind die Zeiten, in denen nur Konzernriesen in dieses Schema passten. Heute schließen sich kleine und mittlere Unternehmen (KMU) den Reihen der multinationalen Unternehmen an. In diesem Blog erkläre ich die Faktoren hinter diesem Phänomen, die Auswirkungen auf das HR und identifiziere 3 Voraussetzungen für den Erfolg.

Die traditionelle Bedeutung eines multinationalen Unternehmens

Das Konzept des multinationalen Unternehmens entstand im späten 19. und frühen 20. Jahrhundert, vor allem getrieben durch den industriellen Boom und die Ausweitung der globalen Handelsrouten. Traditionell zeichneten sich diese Unternehmen durch umfangreiche Geschäftstätigkeiten und große Belegschaften aus, die über mehrere Länder verteilt waren und in der Regel von der Zentrale aus verwaltet wurden. Tatsächlich entstand das Personalmanagement im 20. Jahrhundert, um die Komplexität des Personalmanagements zu bewältigen, als multinationale Unternehmen global expandierten und standardisierte Praktiken benötigten, um vielfältige, grenzübergreifende Teams effektiv zu verwalten.

Die neue, umfassendere Bedeutung eines multinationalen Unternehmens

In den letzten Jahren haben technologische Fortschritte und sich verändernde Arbeitsmärkte zu einem neuen Phänomen geführt: KMU haben Mitarbeiter, die über viele Länder verteilt sind. Die relativ geringe Größe dieser Unternehmen in Bezug auf Belegschaften, Umsätze und Profile ist neu (die meisten von uns haben noch nie von diesen Unternehmen gehört). Ein weiterer wesentlicher Unterschied besteht darin, dass ihre Mitarbeiter zwar in vielen Ländern ansässig sein können, dies jedoch für ihre Betriebe oder Kunden nicht der Fall sein muss. Im Wesentlichen kann die Personalabteilung multinationaler sein als das Unternehmen selbst. Ich nenne dies „multinationale Personalabteilung“

Dieses Phänomen ist einer der Gründe, warum die Arbeitgeber im Auftrag-Branche so schnell gewachsen ist. Das Arbeitgeber im Auftrag-Modell ist ein Service, bei dem eine Drittorganisation Arbeitnehmer im Auftrag eines Kundenunternehmens legal beschäftigt und sich um Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuern und Compliance kümmert. Es wird prognostiziert, dass sich sein Umfang weltweit von 2022 bis 2028 auf 3,4 Milliarden US-Dollar mehr als verdoppeln wird, da Unternehmen zunehmend nach flexiblen, globalen Personallösungen suchen

Die Treiber multinationaler Personalabteilungen

Es gibt eine Reihe von Treibern, die dafür sorgen, dass KMU zunehmend international einstellen, während sie früher nur dort eingestellt haben, wo sie Niederlassungen hatten. Interessanterweise sind die folgenden Treiber alle miteinander verbunden:

  1. Es ist oft schwierig, die benötigten Talente auf lokalen Märkten zu finden, sodass Unternehmen weiter weg suchen müssen;
  2. Viele Jobs können heute dank technologischer Fortschritte, Tools für die Zusammenarbeit und kultureller Akzeptanz aus der Ferne erledigt werden;
  3. Die Versetzung von Mitarbeitern ist teuer und birgt Anpassungsrisiken (an den Job, das Unternehmen und das neue Land);
  4. Viele Menschen möchten für einen neuen Job nicht umziehen, weil sie in einem Haushalt mit zwei Einkommen leben, was bedeutet, dass ihr Partner einen Job finden muss;
  5. Die Verschärfung der Einwanderungsbestimmungen kann selbst für qualifizierte Bewerber eine Mobilitätsbarriere darstellen;
  6. Strengere Gesetze zur Einstufung von Arbeitnehmern machen es schwierig und riskant, Auftragnehmer langfristig und in Vollzeit zu beschäftigen.

Die Herausforderungen multinationaler Personalabteilungen

Die Verwaltung von Mitarbeitern in mehreren Ländern ist mit vielen Komplexitäten verbunden, zum Beispiel:

• Unterschiedliche Arbeitsgesetze und -vorschriften, die eingehalten werden müssen;
• Unterschiedliche Betriebsanforderungen wie Gehaltsabrechnung, gesetzliche Abzüge, interne Berichterstattung und behördliche Berichterstattung;
• Verwaltung von Prozessen, Dokumenten und Kommunikation mit Regierungsbehörden in verschiedenen Sprachen;
• Überlegungen zum grenzüberschreitenden Datenschutz;
• Umgang mit kulturellen Unterschieden, Förderung einer Organisationsidentität und Teamarbeit.

Traditionelle multinationale Unternehmen verfügen in der Regel über die Ressourcen – sowohl vor Ort als auch in der Zentrale –, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Dies ist bei KMU nicht der Fall. Beispielsweise kann es nur 1 oder 2 Personen in einer Personalabteilung geben, die eine Belegschaft von 100 Mitarbeitern in 7 oder 8 Ländern verwaltet. Diese Personalteams haben oft Schwierigkeiten, die Geschäftsleitung davon zu überzeugen, dass die Verwaltung international verteilter Mitarbeiter viel zeitaufwändiger ist als die Verwaltung von Mitarbeitern in einem oder zwei Ländern. Selbst wenn die Geschäftsleitung Verständnis hat, ist sie möglicherweise nicht bereit, dem HR-Team die Ressourcen (Budget) zur Verfügung zu stellen, die es braucht, um die Komplexität zu bewältigen und die Einhaltung der lokalen Anforderungen sicherzustellen (und ich habe bei zahlreichen Gelegenheiten erlebt, dass Nichteinhaltung auf lange Sicht teurer ist als die Dinge richtig zu machen).

Effektive multinationaler Personalabteilungen

Das Arbeitgeber im Auftrag-Modell kann kurzfristig sehr nützlich sein, um einem Unternehmen dabei zu helfen, schnell Talente in einem neuen Land einzustellen. Für manche Unternehmen ist es jedoch aufgrund der Kosten, der Komplexität und des Arbeitsrechts (z. B. Vorschriften zu befristeter und unbefristeter Beschäftigung) auf lange Sicht möglicherweise nicht tragfähig. Kleine HR-Teams stehen daher möglicherweise vor der Herausforderung, Mitarbeiter in mehreren oder vielen Ländern zu verwalten. Für andere Unternehmen kann der Arbeitgeber im Auftrag-Ansatz natürlich eine gute langfristige Lösung sein.

Meiner Erfahrung nach benötigen multinationale HR-Teams diese drei wesentlichen Elemente, um effektiv, effizient und konform zu sein:

  1. HR-Prozesse und -Systeme, die sowohl international sind als auch unterschiedliche nationale Anforderungen berücksichtigen. Die Technologie von PeopleWeek ist so konzipiert, dass sie für ein oder mehrere Länder geeignet ist, ohne dass kundenspezifische Entwicklungen erforderlich sind.
  2. Ein zuverlässiger internationaler Gehaltsabrechnungsanbieter, der sicherstellt, dass die wichtigste Verantwortung der Personalabteilung – die pünktliche und korrekte Bezahlung ihrer Mitarbeiter – nahtlos abläuft, einschließlich Gehaltsabrechnung, gesetzlicher Überweisungen und Audit-Compliance. PeopleWeek hat internationale Gehaltsabrechnungslösungen entwickelt und eine Partnerschaft mit Phileas80 B.V. geschlossen, um dieses wichtige Thema anzugehen. Einige Organisationen versuchen, die Gehaltsabrechnung mehrerer Länder intern oder über einen lokalen Anbieter in jedem Land abzuwickeln. Ich habe noch nie erlebt, dass dies sowohl effizient als auch konform ist.
  3. Die Bandbreite, um an Organisationskultur, Mitarbeiterengagement und Leistungsinitiativen zu arbeiten. Wenn 1 und 2 vorhanden sind, sollte 3 erreichbar sein.

Hier zu bleiben

Multinationale Personalabteilungen sind Realität und werden bleiben. Unternehmen, die dieses Geschäftsmodell mit seinen vielen Vorteilen annehmen, müssen der Personalabteilung die Tools zur Verfügung stellen, die sie für den Erfolg benötigt. Die Kapitalrendite wird positiv ausfallen. Wenden Sie sich an PeopleWeek, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Ihnen dabei helfen können, die Komplexität der Verwaltung einer internationalen Belegschaft zu meistern, damit Sie selbstbewusst, effektiv und konform arbeiten.

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Die kosten unnötiger organisatorischer komplexität: es ist zeit zu vereinfachen

Während meiner Karriere im Personalwesen und jetzt als Anbieter von HR-Software mit regelmäßigen Einblicken in die Arbeitsweise unterschiedlicher Unternehmen sehe ich oft ein unglaubliches Maß an unnötiger organisatorischer Komplexität. Ich frage mich, wie diese Unternehmen zu solchen komplexen Praktiken und den potenziellen Kosteneinsparungen durch Vereinfachung gekommen sind (ganz zu schweigen von anderen Vorteilen wie Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter und Innovation).

Während einige organisatorische Komplexitäten notwendig sind – z. B. aufgrund der Art der Belegschaft, gesetzlicher Anforderungen oder der regulatorischen Landschaft unvermeidbar – sind viele andere unnötig. In diesem Artikel untersuche ich die Auswirkungen unnötiger organisatorischer Komplexität, die die Produktivität verringert und die Betriebskosten des Unternehmens erhöht.

Ich werde einige praktische Beispiele für notwendige und unnötige Komplexität nennen, die negativen Auswirkungen der letzteren, warum das Top-Management sie proaktiv beseitigen muss und wie Technologie zur Verbesserung der Effizienz beitragen kann, aber kein Allheilmittel ist.

Erforderliche organisatorische Komplexität

Organisatorische Komplexität ist oft ein unvermeidlicher Aspekt der Geschäftstätigkeit. Mehrere Faktoren tragen dazu bei, zum Beispiel:

  1. Organisationen mit einem vielfältigen Spektrum unterschiedlicher Jobs müssen zweifellos ein höheres Maß an Komplexität bewältigen. Unterschiedliche Arten von Jobs können unterschiedliche Prozesse für unterschiedliche Mitarbeitergruppen innerhalb derselben Organisation erfordern, zum Beispiel Arbeitszeiterfassung, Leistungsmanagement, Personalbeschaffung, Schulung sowie Gesundheits- und Sicherheitswesen.
  2. Organisationen mit Niederlassungen in verschiedenen Branchen und Ländern unterliegen unterschiedlichen Gesetzen, Vorschriften und Marktnormen. Ihre Prozesse und Systeme müssen in der Lage sein, diese Komplexität zu bewältigen, zum Beispiel die Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten, Vergütungen, Zusatzleistungen und gesetzlich vorgeschriebenen Berichten.
  3. Viele Organisationen haben einen erheblichen Mitarbeiterbestand, der keinen Zugriff auf IT-Systeme am Arbeitsplatz hat. Das bedeutet, dass viele Kernprozesse so gestaltet werden müssen, dass sie mit und ohne Computerzugriff durchgeführt werden können.
  4. In der Vergangenheit gab es in einigen Branchen hohe Mitarbeiterabwesenheitsraten und Fluktuation. Dies führt zu einer Belegschaft, die sehr schwierig zu verwalten ist, und Personalabteilungen haben oft Mühe, mit dem Volumen der Verwaltungsaufgaben Schritt zu halten.
  5. Manche Länder, Branchen und Unternehmen unterliegen mehr als andere belastenden gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen. Dies ist keine Kritik an der Regulierung. Es ist eine einfache Feststellung, dass die Bewältigung solcher Anforderungen in der Regel komplex ist.

Unnötige organisatorische Komplexität

Obwohl eine gewisse Komplexität inhärent ist, leiden viele Organisationen unter selbst auferlegter Komplexität. Hier sind einige Beispiele, die ich regelmäßig in verschiedenen Organisationen sehe:

  1. Entscheidungsprozesse, bei denen zu viele Personen in einen Workflow eingebunden sind. Ich erinnere mich an eine Organisation, die PeopleWeek bat, einen Workflow zu erstellen, bei dem 5 Personen eine Stellenausschreibung (nacheinander) genehmigen müssen, bevor sie veröffentlicht werden kann.
  2. Mangelnde Ermächtigung der Mitarbeiter, was dazu führt, dass Verwaltungsaufgaben bei Managern oder Supportfunktionen konzentriert werden. Beispiele, die mir in den Sinn kommen, sind die Personalabteilung, die Abwesenheitsanträge von Mitarbeitern verwaltet, die Buchhaltung, die Spesenabrechnungen von Mitarbeitern einreicht, und Manager, die Leistungsziele für ihre Teammitglieder schreiben, anstatt dass die Mitarbeiter die Führung übernehmen.
  3. Mangelnde Ermächtigung der Manager ist ein ähnliches Problem und kann zu einer Kultur führen, in der Manager keine Verantwortung übernehmen (da dies auch nicht von ihnen erwartet wird). Dies führt zu Komplexität, da in Workflows Manager übersprungen werden müssen oder zusätzliche Personen einbezogen werden müssen, um zu überprüfen, ob der Manager die „richtige Entscheidung“ getroffen hat, z. B. die Personalabteilung, die Finanzabteilung oder ein höher gestellter Manager, der Stundenzettel, Heimarbeitsanträge, Spesen und sogar jährliche Leistungsbewertungen doppelt genehmigt.
  4. Mitarbeiter haben mehrere Berichtslinien und es ist unklar, wofür jeder Manager verantwortlich ist. Dies kann für den Mitarbeiter eine Herausforderung darstellen, verdoppelt den Managementaufwand und erschwert den Aufbau und die Wartung von Workflows in IT-Systemen.
  5. Umfangreiche Leistungsmanagementformulare und -prozesse, die zu viel Zeit von Mitarbeitern und Managern in Anspruch nehmen und wenig Zeit für ein qualitativ hochwertiges Gespräch („Dialog“) zwischen Mitarbeitern und Managern lassen. Die Personalabteilung übernimmt auch die Rolle der Polizei, um sicherzustellen, dass Fertigstellungsfristen eingehalten werden (was in den meisten Organisationen selten ist).
  6. Ein Mix oder eine Gestaltung von Mitarbeitersozialleistungen, die für Mitarbeiter möglicherweise sehr attraktiv sind, aber sehr schwierig zu verwalten sind und unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen. Ein Beispiel hierfür sind Mitarbeiterbeteiligungsmodelle, die so komplex sind, dass sie selbst mit einer individuellen Softwarelösung kaum beherrschbar sind.

Die Kosten unnötiger Komplexität

Die Kosten unnötiger Komplexität sind hoch, darunter:

  • Ineffizienzen, die zu Produktivitätsverlusten und Zeitverschwendung führen.
  • Geringe Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter, da es zu viele untergeordnete Aufgaben gibt, die Entscheidungsfindung langsam ist und nicht genug Zeit bleibt, um an Aktivitäten mit höherer Wertschöpfung zu arbeiten.
  • Geringe Technologietransformation, da Prozesse manuell (Excel und andere „selbstgemachte“ Tools) oder in vielen verschiedenen IT-Systemen verwaltet werden müssen, was teuer, riskant und keine gute Mitarbeitererfahrung ist
  • IT-Systeme müssen in hohem Maße angepasst werden, um die Komplexität bewältigen zu können, was teuer ist und die Wartung der Systeme erschwert.
  • Bürokratische Organisationskulturen, die sich langsam entwickeln und wenig innovativ sind.

Es ist klar, dass eine Organisation mit diesen Merkmalen Schwierigkeiten haben könnte, talentierte Millennials und die Generation Z anzuziehen, die im Allgemeinen nach dynamischen, technisch ausgereiften und innovativen Arbeitsumgebungen suchen.

Die Rolle des Topmanagements

Das Topmanagement, angefangen beim CEO, sollte unnötige Komplexität aktiv identifizieren und beseitigen. Auch wenn diese Aufgabe nicht so glamourös oder aufregend erscheint wie Produktdesign, Marketing oder Vertrieb, verdient sie doch die gleiche Aufmerksamkeit. So wie das Management niemals einen unnötigen Rabatt von 10 % auf den Verkaufspreis eines Produkts oder einer Dienstleistung akzeptieren würde, sollte es auch keinen Produktivitätsrückgang von 10 % aufgrund unnötiger organisatorischer Komplexität tolerieren. Die Priorisierung der Vereinfachung kann zu erheblichen Verbesserungen der Effizienz und der allgemeinen Geschäftsleistung führen.

Die Rolle der Technologie

Gut konzipierte Technologie bietet eine fantastische Möglichkeit, organisatorische Aktivitäten zu automatisieren und Prozesse zu rationalisieren, wodurch die Komplexität erheblich reduziert wird. Wenn eine Organisation jedoch unnötig komplex ist, spiegeln ihre IT-Lösungen diese Komplexität wider, was die Implementierung neuer Technologien und die Benutzerakzeptanz schwieriger und kostspieliger macht. Dies könnte letztendlich zum Scheitern führen.

Durch einen proaktiven Ansatz können Organisationen ihre Prozesse und ihre Kultur auf Erfolg ausrichten und Technologie als leistungsstarkes Instrument zur Steigerung der Effizienz nutzen. Die Beseitigung unnötiger Komplexität bringt erhebliche Vorteile mit sich, darunter die Freigabe wertvoller Ressourcen, die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und die Förderung von Innovationen. Durch die Konzentration auf Einfachheit sind Unternehmen in einer sich schnell entwickelnden Welt langfristig erfolgreich. Die Reduzierung organisatorischer Komplexität ist daher nicht nur vorteilhaft, sondern ein strategisches Imperativ.

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KI-gestütztes HR: Potenziale durch Mitarbeiterbeteiligung erschließen

Künstliche Intelligenz ist der „Trend der Stunde“. Wir sind Vorhersagen über zukünftige Auswirkungen – negativ und positiv – auf alle Aspekte des Lebens ausgesetzt. Organisationen nutzen KI-Washing, um ihren Aktienkurs oder ihre Attraktivität für Anleger künstlich zu steigern („Artificial Inflation“ auf Englisch, eine andere Art von „AI“). Die Welt ist ein wenig KI-verrückt geworden.

Aus diesen Gründen habe ich in den letzten Monaten nur ungern über KI geschrieben. Dennoch denke ich, wie viele von Ihnen, über die zukünftige KI-gestützte Welt nach. Ich denke zum Beispiel darüber nach, wie PeopleWeek KI-Funktionen in unsere Technologie integrieren könnte oder sollte und wie sich Personalmanagementpraktiken mithilfe von KI weiterentwickeln könnten. Andererseits werde ich schnell wieder auf den Boden der Tatsachen zurückgeholt, wenn ich darüber nachdenke, wie viele mittelständische und große Unternehmen ihren Mitarbeitern, Führungskräften und der Personalabteilung nicht einmal grundlegende HR-Technologie zur Verfügung stellen, geschweige denn KI.

In diesem Artikel betrachte ich die Anwendung von KI im Personalwesen – im Unterschied zum Einsatz von KI-Tools in der eigenen Rolle eines Mitarbeiters – im Hinblick auf ihre möglichen Auswirkungen auf die HR-Funktion und auf die Mitarbeiter. Ich behaupte, dass KI zwar viele Vorteile für die Personalabteilung bieten kann, die Mitarbeiter der Einführung jedoch mit Skepsis gegenüberstehen und KI-Tools in der Personalabteilung nur dann nutzen werden, wenn sie ihre Arbeitserfahrung insgesamt verbessern.

Vorteile für die Personalabteilung

Der Personalbereich, in dem KI (und maschinelles Lernen) bisher am häufigsten eingesetzt werden, ist die Personalbeschaffung. Befürworter von KI-gestützten Rekrutierungstools argumentieren, dass diese zu einer genaueren und objektiveren Überprüfung und Auswahl sowie zu einer schnelleren und ansprechenderen Kandidatenerfahrung führen. Kritiker weisen auf die potenziellen Risiken für den Datenschutz hin und äußern Bedenken hinsichtlich der Möglichkeit, dass ein KI-System anhand früherer Einstellungsdaten trainiert wird, was unbeabsichtigt Vorurteile aufrechterhalten und zu ungerechten und diskriminierenden Ergebnissen für Bewerber bestimmter Bevölkerungsgruppen führen könnte.

Es gibt jedoch noch viele andere Einsatzmöglichkeiten von KI, die die Arbeit von HR-Teams effizienter und angenehmer machen würden. Hier drei Beispiele mit unterschiedlichem Komplexitätsgrad:

Geringe Komplexität

Stellenbeschreibungen sind ein grundlegendes Instrument für viele HR-Aktivitäten, darunter Personalbeschaffung, Leistungsmanagement, Personalplanung, Vergütungsbenchmarking, Karriereplanung und Talentmanagement. Meiner Erfahrung nach verfügen die meisten Mitarbeiter jedoch nicht über eine aktuelle Stellenbeschreibung, weil es für die Personalabteilung und die Manager zu zeitaufwändig ist, diese ordnungsgemäß zu erstellen. Mit nur ein paar grundlegenden Informationen kann ein Tool wie Chat GPT schnell eine Stellenbeschreibung verfassen, die zu etwa 70 % zutrifft und dann mit relativ geringem Aufwand personalisiert und finalisiert werden kann.

Mittlere Komplexität

Job- und Vergütungs-Benchmarking erfordert sehr große Datensätze. Insbesondere die Aufgabe, vergleichbare Arbeitsplätze in relevanten Regionen und Branchen zusammenzubringen, ist mühsam. Früher hatte ich Angst vor dem jährlichen Prozess der Datenaufbereitung mit den Umfrageanbietern. Leider wurde für die Datenvorbereitung mindestens doppelt so viel Zeit aufgewendet wie für die Datenanalyse der Ergebnisse, um fundierte Entscheidungen zu treffen. KI könnte diese wichtige Tätigkeit sicherlich erheblich entlasten und der Personalabteilung mehr Zeit für Analysen und fundierte Empfehlungen geben.

Hohe Komplexität

KI könnte prädiktive Personalressourcen vorantreiben. Heutzutage ist HR eher reaktiv als vorausschauend tätig. Beispielsweise greift die Personalabteilung ein, weil es eine freie Stelle, ein Leistungsproblem, ein Verhaltensproblem, einen Rücktritt usw. gibt. Mit dem richtigen Datensatz und den richtigen Algorithmen könnte KI Unternehmen dabei helfen, Muster zu erkennen, die dazu führen, dass reaktive HR-Interventionen erforderlich sind Dadurch können sie abgemildert oder ganz vermieden werden. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, die Personalabteilung hätte Zugriff auf Daten, die darauf hinweisen, dass ein bestimmter Mitarbeiter – und noch dazu ein hochgeschätzter Mitarbeiter – anfällig für einen kurzfristigen Burnout ist. Diese „Vorhersage“ könnte aus der Analyse der Mitarbeiterdaten zusammen mit einem umfassenden historischen Datensatz abgeleitet werden, der sowohl interne als auch externe Personen umfasst, die zuvor ein Burnout erlebt haben. Zu den berücksichtigten Faktoren können Alter, Geschlecht, familiäre Situation, Familienstand, Einkommensniveau, Postleitzahl, Leistungsbewertungen, Urlaubsmuster und Fehlzeiten gehören.

Vorteile für Mitarbeiter

Die Vorteile von KI für die Personalabteilung würden indirekt auch den Mitarbeitern zugute kommen. Dennoch bezweifle ich, dass eines der oben genannten Beispiele sie besonders interessieren würde, und Predictive HR könnte Bedenken hinsichtlich der Verwendung personenbezogener Daten aufwerfen, selbst wenn dadurch ein Burnout des talentierten Mitarbeiters verhindert werden könnte.

Wir wissen, dass einige Branchen aufgrund KI-gestützter Produktivitätssteigerungen bereits Arbeitsplätze abbauen. Dies ist sehr selten darauf zurückzuführen, dass ein ganzer Arbeitsplatz durch KI ersetzt wurde, sondern vielmehr darauf, dass Teile vieler Arbeitsplätze durch KI ersetzt wurden, was wiederum bedeutet, dass insgesamt weniger Menschen benötigt werden. Dieser Trend ist ein wichtiger Faktor für die Rekordkurse der Technologieriesen „Magnificent Seven“: Durch KI-gesteuerte Produktivitätssteigerungen und den daraus resultierenden Personalabbau konnten sie ihre Umsätze deutlich steigern und gleichzeitig die Kosten senken.

Der Ausgangspunkt für viele Arbeitnehmer ist daher, dass KI eine Bedrohung für ihre Arbeitsplatzsicherheit, ihre Ertragskraft und ihre persönlichen Daten darstellt. Aus diesem Grund wird es für Unternehmen eine große Herausforderung sein, die Vorteile des Einsatzes von KI im Personalwesen zu verkaufen. Der Einsatz von KI zur Automatisierung administrativer Personalverwaltungsaufgaben könnte die Mitarbeiter auch verärgern, da die Personalabteilung dadurch weniger menschlich oder persönlich wird. Während ChatGPT beispielsweise Managern dabei helfen könnte, die Stellenbeschreibung oder ein Referenzschreiben eines Mitarbeiters zu erstellen, wäre ein Mitarbeiter sicherlich verärgert, wenn die von der KI generierte Ausgabe eine träge, allgemeine Stellenbeschreibung oder ein Referenzschreiben wäre, die seine Verantwortlichkeiten und Leistungen nicht genau widerspiegelt.

Unternehmen müssen über den Einsatz von KI in der Personalabteilung nachdenken, um die Qualität des Arbeitslebens der Mitarbeiter zu verbessern, anstatt Tools zu implementieren, die sie weniger relevant und arbeitsplatzsicher machen. Hier sind einige Beispiele dafür, wie KI im HR-Bereich den Mitarbeitern zugute kommen könnte:

• Job Fit – Der präzise und durchdachte Einsatz von KI bei der Personalbeschaffung kann Organisationen und Arbeitssuchenden (und internen Kandidaten) dabei helfen, die richtige Übereinstimmung von Rolle und Organisation mit der Person zu finden. Dies würde die Arbeitszufriedenheit und damit sowohl die Produktivität als auch die Bindung steigern.

• Prozess– und Produktverbesserungen – KI kann zur Durchführung von Organisationsanalysen eingesetzt werden, um Trends bei Kunden- und Mitarbeiterbeschwerden und Schwachstellen zu identifizieren. Dies könnte dazu beitragen, Verbesserungen bei Prozessen, Produktdesign und Systemen voranzutreiben, die die Arbeit angenehmer und lohnender machen würden. Diese Art der Analyse würde die Verarbeitung und Querverweise großer Datensätze erfordern, beispielsweise aus E-Mails, Ticketsystemen, Leistungsbeurteilungen, Kundenbefragungen usw.

• Informationsmanagement – In vielen mittleren und großen Unternehmen verbringen Mitarbeiter übermäßig viel Zeit damit, die benötigten Informationen im Unternehmensintranet, SharePoint, Slack-Kanal usw. zu finden. Der Einsatz eines KI-Chatbots kann Mitarbeitern dabei helfen, Antworten auf diese Fragen zu finden Fragen können viel schneller beantwortet werden, zum Beispiel Informationen zu Unternehmensrichtlinien, Verfahren, Schulungsmaterialien usw.

• Wohlbefinden – Es gibt heute Tools, die helfen, Stress oder Anspannung unter Mitarbeitern proaktiv zu erkennen, indem sie ihre Stimmen während Videokonferenzen analysieren. Diese Software ist in die Meeting-App des Unternehmens integriert und führt die Analysen mithilfe von Machine-Learning-Algorithmen durch.

Abschluss

Es gibt viel Potenzial für den Einsatz von KI im HR-Bereich und das geht weit über die Personalbeschaffung hinaus. Es bietet die Aussicht, dass die Personalabteilungen effizienter werden und dadurch Zeit gewinnen, sich auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung zu konzentrieren. Es eröffnet auch die spannende Möglichkeit von Predictive HR, obwohl dies Bedenken hinsichtlich der Verwendung personenbezogener Daten aufwerfen wird. Trotz dieses großen Potenzials, das von der Personalabteilung angenommen und nicht abgewehrt werden muss, sehe ich zwei große Herausforderungen. Erstens müssen Unternehmen bereit sein, mehr Geld in HR-Technologie zu investieren, sei es in KI oder HR-Software im Allgemeinen. In den meisten Unternehmen kämpfen die Personalabteilungen immer noch darum, sich den gerechten Anteil des IT-Budgets zu sichern, obwohl CEOs erklären, dass die Mitarbeiter ihr größtes Kapital sind („bla, bla, bla“). Zweitens müssen Organisationen – angeführt von der Personalabteilung – den Mitarbeitern zeigen, dass der Einsatz von KI in der Personalabteilung ihre Lebensqualität verbessert: Nicht jede KI am Arbeitsplatz gefährdet die Arbeitsplatzsicherheit, die Ertragskraft und den Datenschutz.

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Könnten Eigenständige Bewerbermanagementsysteme Veraltet Werden?

Während meiner HR-Karriere habe ich mich oft gefragt, warum meine Kollegen und ich eine eigenständige, spezialisierte Recruiting-Software (allgemein als „Applicant Tracking System“ bezeichnet) anstelle eines Rekrutierungsmoduls innerhalb unseres Personalinformationssystems (HRIS) verwenden. Es ergab für mich aus vielen Gründen keinen Sinn, einschließlich der Effizienz des End-to-End-Prozesses, wenn ein Bewerber eingestellt wurde, und der hohen Kosten für den Betrieb von zwei Systemen und möglicherweise einer Integration zwischen ihnen.

In diesem Artikel werde ich erklären, warum es keinen Sinn macht, ein eigenständiges ATS zu verwenden, wenn Sie den Rekrutierungsprozess genauso gut in einem HRIS verwalten können.

WELCHE ART VON FUNKTIONALITÄT BIETET EIN AUSGEREIFTES ATS?

Ein ausgereiftes ATS ermöglicht es einer Organisation, alle Schritte des Rekrutierungsprozesses in der Plattform zu verwalten. Hier sind einige Beispiele für die Funktionen, die die meisten Unternehmen benötigen: 

  • Erstellen einer Stellenausschreibung unter Verwendung einer Datenbank von Stellenbeschreibungen
  • Workflows zur Genehmigung von Stellenausschreibungen mit relevanten Informationen für die Budgetierung
  • Veröffentlichen von Stellen auf ihrer Karriereseite und auf externen Websites
  • Bewerben derselben Stelle an verschiedenen Orten
  • Ein schneller und einfacher Prozess für Bewerber, sich auf Stellen zu bewerben
  • Verwalten von spontanen Bewerbungen
  • Möglichkeit, eine vorhandene Bewerbung einer anderen offenen Stelle zuzuweisen
  • Einladen eines Bewerbers in der Datenbank zu einer neuen Stellenausschreibung
  • Anpassbare Ordner / Kategorien zur Verwaltung des Bewerbungsworkflows
  • CV-Filtertools
  • Verwaltung der CV-Datenbank
  • Interviewfragebögen
  • Möglichkeit, Bewerbungen von Mitarbeiterempfehlungen zu identifizieren
  • Massenhaftes Herunterladen von Lebensläufen
  • E-Mail-Vorlagen und Massen-E-Mail-Verwaltung
  • Erfassen von Interviewfeedback und Bewertungen
  • Zuweisen von Bewerbern zu Talentpools
  • Kalenderverwaltung zur Terminplanung von Interviews
  • Automatisierte Benachrichtigungen zu verschiedenen Schritten des Prozesses
  • Onboarding-Tools zur Umwandlung eines Bewerbers in einen Mitarbeiter
  • Datenschutzkonformität in allen Gerichtsbarkeiten.

WENN DAS ATS EINE DERART VOLLSTÄNDIGE FUNKTIONALITÄT BIETET, WARUM IST ES DANN WICHTIG, OB ES EINE EIGENSTÄNDIGE LÖSUNG IST?

Es gibt mehrere Nachteile eines eigenständigen ATS gegenüber einem in ein HRIS integrierten ATS. Hier sind die fünf Hauptnachteile:

  1. Doppelte Dateneingabe: Sofern das ATS nicht mit dem HRIS integriert ist, müssen die organisatorischen Daten im ATS manuell auf dem neuesten Stand gehalten werden, d. h. doppelte Dateneingabe. Beispiele hierfür sind die Listen der beschäftigten Einheiten, Abteilungen, Kostenstellen, Rekrutierungsmanager, Manager, E-Mail-Adressen, Stellenbeschreibungen usw.
  2. Integrationen: Der beste Weg, die mit Punkt 1 verbundenen Ineffizienzen zu vermeiden, besteht darin, eine Integration zwischen dem ATS und dem HRIS zu erstellen. Dies ist jedoch teuer in der Umsetzung, die Integration muss gewartet werden, und sie bietet möglicherweise keine Echtzeitsynchronisation der Daten. Integrationen brechen auch gelegentlich ab und müssen repariert werden.
  3. Onboarding: Sobald ein bevorzugter Kandidat ausgewählt wurde und das Angebot angenommen hat, muss er in das HRIS eingebunden werden. Auch wenn eine Integration zwischen dem ATS und HRIS bei bestimmten Aspekten helfen kann, ist es sehr unwahrscheinlich, dass das ATS Ihnen ermöglicht, alle Schritte des Onboarding-Prozesses zu verwalten, z. B. das Übertragen von Dokumenten und unterschriebenen Formularen in das Mitarbeiterprofil des neuen Mitarbeiters, das Teilen von Informationen mit der IT-Abteilung, das Abschließen von Compliance-Prozessen usw.
  4. Kosten: Die Implementierung und der Betrieb sowohl eines ATS als auch eines HRIS sind wahrscheinlich teurer als die Verwaltung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus (einschließlich Rekrutierung) in einem System.
  5. Datenschutz: Die Speicherung von Mitarbeiterdaten und Bewerberdaten in derselben Plattform bedeutet, dass Sie nur die Sicherheit eines Systems verwalten müssen.

Meiner Meinung nach sind diese Nachteile eines eigenständigen ATS so bedeutend, dass es sich möglicherweise lohnt, Kompromisse einzugehen, selbst wenn ein HRIS nur 80% der Funktionalitäten eines eigenständigen ATS bieten kann. Und wir sollten nie vergessen, dass die wichtigste Benutzererfahrung im Rekrutierungsprozess nicht die des HR oder des Hiring Managers ist, sondern die des Bewerbers (in dieser Hinsicht wäre ich zögerlich, Kompromisse einzugehen).

WARUM ALSO VERWALTEN NICHT ALLE UNTERNEHMEN DIE REKRUTIERUNG IN EINEM HRIS?

Der Hauptgrund dafür ist, dass die meisten HRISs nicht die erforderliche Funktionalität bieten. Mit anderen Worten, ein ATS bietet in der Regel viel umfassendere und leistungsfähigere Funktionen. Daher haben HR-Abteilungen oft wenig Auswahl, als das HRIS für alle Prozesse außer der Rekrutierung zu verwenden (das gilt oft auch für Schulungen oder Learning Management Systeme).

IST EINE ATS FÜR VIELE UNTERNEHMEN NICHT ZU TEUER?

Der Preis eines ATS variiert, aber es stimmt, dass sie für einige kleine und mittelständische Unternehmen prohibitiv teuer sein kann oder kein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Dies kann entweder daran liegen, dass sie kein Budget haben oder dass ihre Rekrutierungsvolumen zu niedrig sind, um die Investition zu rechtfertigen.

GEFÄHRDET, VERALTET ZU WERDEN?

Aus der Sicht eines HR- und Technologieprofis sollte es im Jahr 2024 keinen technologischen Grund mehr für die fortgesetzte Abhängigkeit von einem eigenständigen ATS geben. Ein HRIS sollte Rekrutierungsfunktionalität bieten können, die der eines ausgereiften ATS entspricht. Obwohl 2023 eine weit verbreitete Faszination für die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz gesehen hat, haben paradoxerweise die meisten Organisationen nicht einmal ein HRIS mit einem integrierten ATS, was eindeutig grundlegender ist als die Bereitstellung von KI. (Übrigens nutzen bestimmte ATS-Lösungen KI, insbesondere bei der Bewertung von Bewerbern auf ihre Eignung, aber diese Praxis ist nicht ohne Kontroversen).

Bei PeopleWeek haben wir eine Lösung entwickelt. Wir bieten Kunden jetzt die Möglichkeit eines umfassenden ATS namens „Recruitment Plus“ Modul oder einer schlankeren Version namens „Recruitment“ Modul an. Beide Module sind zu erheblich geringeren Kosten als ein eigenständiges ATS erhältlich und bieten die Vorteile, Teil einer „Alles-aus-einer-Hand“-Lösung zu sein, die den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus abdeckt.

PeopleWeek hofft, dass unser allumfassender Ansatz für HR- und Rekrutierungssoftware andere HRIS-Lösungen inspirieren kann. Wenn dieser Ansatz alltäglich wird, könnte dies dazu führen, dass das traditionelle ATS veraltet wird.

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Die Verstärkung Der Datenschutz- Und Cyber-sicherheitsvorschriften: Was Bedeutet Das Für Die Personalabteilung ?

Das Regulierungssystem für Datenschutz und Cybersicherheit entwickelt sich schnell weiter. Die Messlatte wird immer höher gelegt und es ist schwierig, mit den neuen Vorschriften Schritt zu halten, sowohl auf lokaler als auch auf internationaler Ebene.

In diesem Artikel untersuchen wir, welche Auswirkungen dies auf die Art und Weise hat, wie Unternehmen ihre Mitarbeiterdaten verwalten, wo die häufigsten Risiken liegen und geben einige PRAKTISCHE Vorschläge, wie Unternehmen ihre allgemeine Datenschutzlage verbessern können.

WIE SCHNELL ENTWICKELT SICH DAS RECHTLICHE UMFELD?

Sehr schnell und die Veränderungen gehen nur in eine Richtung, nämlich strengere Anforderungen, verbesserte Durchsetzungsmechanismen und härtere finanzielle und strafrechtliche Sanktionen.

Hier nur einige Beispiele:

  • Die NIS2-Richtlinie (Network Information Security 2) der Europäischen Union, deren nationale Annahmefrist für alle EU-Mitgliedstaaten am 17. Oktober 2023 endet, wirkt sich auf kritische Sektoren wie Energie, Transport und Gesundheitswesen aus. Es schreibt strengere Cybersicherheitsmaßnahmen für diese Branchen, eine verbesserte Meldung von Vorfällen und eine stärkere grenzüberschreitende Zusammenarbeit vor, um die Widerstandsfähigkeit der digitalen Infrastruktur Europas gegen Cyberbedrohungen zu stärken.
  • Das neue Bundesgesetz über den Datenschutz (NFDSG), das am 1. September 2023 in Kraft trat, verschärft die Pflichten des Arbeitgebers und fordert eine strengere Datenverarbeitung, Einwilligung und Transparenz, um die Privatsphäre der Arbeitnehmer zu schützen.
  • Südkoreas Änderung des Personal Information Protection Act (PIPA) erweitert die Datenschutzpflichten für Arbeitgeber und erfordert strengere Einwilligungs- und Sicherheitsmaßnahmen. Es stärkt die Datenschutzrechte des Einzelnen und verhängt härtere Strafen bei Nichteinhaltung, was Arbeitgeber dazu veranlasst, ihre Datenverarbeitungspraktiken zu verbessern, um die Informationen ihrer Mitarbeiter zu schützen.
  • Änderungen am California Privacy Rights Act (CPRA), die am 1. Januar 2023 in Kraft traten, führten zu erweiterten Datenschutzanforderungen für Arbeitgeber. Es gewährt Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre persönlichen Daten, erfordert Transparenz bei der Datenverarbeitung und erlegt den Unternehmen strengere Vorschriften auf.

WAS BEDEUTET DAS FÜR DIE PERSONALABTEILUNG?

Die Personalabteilung verarbeitet einige der sensibelsten Daten innerhalb einer Organisation, darunter personenbezogene Daten der Mitarbeiter, Familiendaten, Gesundheitsdaten (z. B. ärztliche Atteste), Vergütungsdaten, Bankkontodaten, Steuerdaten usw. In der Vergangenheit haben sich Personalabteilungen auf ihre IT-Abteilungen verlassen um diese Daten innerhalb der IT-Umgebung der Organisation sicher aufzubewahren. Die Personalabteilung muss dann lediglich die alltäglichen Arbeitspraktiken mit gesundem Menschenverstand befolgen, um zu verhindern, dass personenbezogene Daten von der falschen Person eingesehen werden, z. B. Speichern Sie vertrauliche Dokumente auf einem sicheren Laufwerk, lassen Sie keine Dokumente im Büro herumliegen und achten Sie beim Versenden eines Dokuments sehr darauf, die richtige E-Mail-Adresse einzugeben.

In der heutigen Welt ist dies alles andere als ein angemessener Ansatz. HR-Teams müssen noch viel weiter gehen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiterdaten sicher sind und dass sie nachweisen können, dass dies der Fall ist.

WAS SIND DIE HÄUFIGSTEN RISIKEN?

Es gibt fünf Hauptrisikobereiche:

1. Speicherung von Mitarbeiterdaten

2. Zugriff auf Mitarbeiterdaten

3. Supply Chain Management (von ausgelagerten Aktivitäten)

4. Übermittlung von Daten

5. Bewerber

Werfen wir einen kurzen Blick auf jedes Risiko und darauf, wie ein robuster Ansatz aussieht.

Speicherung von Mitarbeiterdaten

Mitarbeiterdaten sollten in Systemen gespeichert werden, die den branchenweit besten Sicherheitspraktiken entsprechen und daher widerstandsfähiger gegen Datenverstöße und Datenlecks sind. Beispielsweise sollte Software, die Mitarbeiterdaten speichert, so konzipiert sein, dass sie sicher ist (z. B. den Architekturstandards von OWASP entspricht), die Hardware, die die Systeme unterstützt, sicher sein und unabhängige Penetrationstests sollten regelmäßig durchgeführt werden. Die Systeme zur Speicherung der Mitarbeiterdaten sollten zuverlässig und langlebig sein, regelmäßig gesichert werden und über Fallback-Verfahren für den Katastrophenfall verfügen.

Zugriff auf Mitarbeiterdaten

Der Zugriff auf Mitarbeiterdaten sollte auf Personen beschränkt sein, die diese Daten zur Erfüllung ihrer Arbeit oder der erbrachten Dienstleistung benötigen. Das bedeutet, dass es einen rollenbasierten Zugriff auf Mitarbeiterdaten geben muss und die Konfiguration der Systeme sicherstellen muss, dass der Zugriff nicht gefährdet werden kann. Für den Zugriff auf Systeme, die Mitarbeiterdaten speichern, sollte eine Zwei-Faktor- oder Multi-Faktor-Authentifizierung verwendet werden. 

Supply Chain Management

Die meisten Unternehmen externisieren einige Aspekte ihres Personalmanagements, beispielsweise Gehaltsabrechnung, Arbeitsgenehmigungen, Überprüfungen vor der Einstellung und Verwaltung von Sozialleistungen. Unternehmen müssen Anbieter auswählen, die über solide Datenschutz- und IT-Sicherheitspraktiken sowie effektive Personalmanagementpraktiken verfügen (einschließlich der Schulung ihrer eigenen Mitarbeiter). Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass End-to-End-Prozesse sicher sind, beispielsweise wer Zugriff auf personenbezogene Daten hat und wie diese zur Verarbeitung übermittelt werden.

Übermittlung von Daten

Mitarbeiterdaten müssen – sowohl intern als auch extern – über sichere Plattformen geteilt werden. Der Versand personenbezogener Daten per E-Mail und in Excel-Dateien ist sehr riskant. Es ist leicht, eine falsche E-Mail-Adresse einzugeben. E-Mails können problemlos an eine Person weitergeleitet werden, die die Daten nicht sehen soll. Passwortgeschützte Dateien sind sehr leicht zu knacken. Solche Dateien werden oft auf dem persönlichen Laufwerk einer Person auf ihrem Laptop gespeichert. Die Informationen sind dann oft weniger sicher und nur sehr schwer zu kontrollieren (z. B. dauerhaft zu löschen oder zu anonymisieren).

Bewerber

Bewerber sollten der Verarbeitung und Speicherung ihrer Daten zustimmen. In vielen Ländern haben Stellenbewerber auch das gesetzliche Recht, von der Organisation, die ihre Stellenbewerbung hat, die Löschung und Anonymisierung aller über sie gespeicherten personenbezogenen Daten oder jeder Kombination von Daten, die sie identifizierbar machen würden, zu verlangen. Möglicherweise haben sie auch das Recht, von der Organisation Änderungen an ihren personenbezogenen Daten in einer alten Bewerbung zu verlangen. Daher müssen Rekrutierungssysteme in der Lage sein, diese Anforderungen zu bewältigen.

WIE KÖNNEN WIR BEURTEILEN, OB UNSERE ORGANISATION DIE DATENSCHUTZ- UND CYBERSICHERHEITSVORSCHRIFTEN EINHÄLT?

Während die Anforderungen je nach Gerichtsbarkeit variieren, gibt es in den meisten entwickelten Märkten viele Gemeinsamkeiten und in den letzten 5 bis 10 Jahren kam es zu einer starken internationalen Angleichung der Regeln.

Wenn Sie diese 4 Fragen nicht mit „Ja“ beantworten können, ist es unwahrscheinlich, dass Sie die Datenschutz- und Cybersicherheitsanforderungen in vielen Ländern vollständig einhalten:

  1. Werden Mitarbeiterdaten ausschließlich in einem cybersicheren HR-System oder in Systemen gespeichert, die mindestens wöchentlich gesichert werden, über einen doppelten Authentifizierungsmechanismus abgerufen werden, einen rollenbasierten Zugriff haben und mindestens einmal jährlich einem Penetrationstest unterzogen werden?
  2. Wird der gesamte Austausch personenbezogener Daten mit Drittanbietern über eine sichere Plattform und nicht per E-Mail abgewickelt?
  3. Erfolgt Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung ohne den Austausch personenbezogener Mitarbeiterdaten oder Vergütungsdaten (intern oder extern) per E-Mail oder Excel?
  4. Können Sie die personenbezogenen Daten von Bewerbern dauerhaft löschen, anonymisieren und ändern?

EINE CHANCE FÜR DIE PERSONALABTEILUNG

PeopleWeek spricht oft mit Personalleitern, die ständig Schwierigkeiten haben, über das erforderliche Budget zu verfügen, um die Systeme zu implementieren, die sie zur Verwaltung und Entwicklung ihrer Mitarbeiter benötigen, und um ihren HR-Teams dabei zu helfen, effizienter zu arbeiten. Während die meisten CEOs sagen: „Menschen sind ihr größtes Kapital“, geht es dabei allzu oft nicht darum, Geld in Systeme für Mitarbeiter und Manager zu investieren. Sie können jedoch ziemlich sicher sein, dass der CEO und der CFO ein unterschiedliches Gefühl für die Dringlichkeit haben, wenn der Personalleiter hervorhebt, dass ihre aktuellen Prozesse – und die ihnen zugrunde liegenden Systeme – nicht den Datenschutzanforderungen entsprechen. Es ist schade, wenn diese Karte ausgespielt werden muss, aber es ist völlig legitim, wenn die Organisation tatsächlich die gesetzlichen Anforderungen nicht einhält. PeopleWeek freut sich sehr, mit Ihnen zu sprechen, wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben. Vielleicht möchten Sie hier auch an unserer Umfrage zur HR-Systemreife teilnehmen.

Klicken Sie hier für einen verwandten Artikel über Datenschutz am Arbeitsplatz, insbesondere den Umgang von Arbeitgebern mit Mitarbeiterdaten.

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Mutualisierung Von Softwarelösungen: Ein Wachsender Trend

Im Laufe des letzten Jahres hat PeopleWeek ein zunehmendes Interesse an mutualisierten HR-Softwarelösungen festgestellt. In diesem Artikel erkläre ich, was eine auf Gegenseitigkeit beruhende Lösung ist, die wichtigsten Faktoren und Vorteile dieses Ansatzes sowie die Nachteile.

WAS IST EINE MUTUALISIERTE SOFTWARELÖSUNG?

Einfach ausgedrückt ist eine mutualisierte Softwarelösung entweder eine neue Plattform, ein neues Modul oder eine neue Funktion, die gemeinsam (von Kunden) gekauft und (vom Softwareunternehmen) an mehr als eine unabhängige Organisation verkauft wird.

Nach den Erfahrungen von PeopleWeek lassen sich mutualisierte Lösungen in eine der folgenden drei Kategorien einordnen:

  1. Mehrere Organisationen, die eine ähnliche Softwarelösung einführen wollen, geben eine Ausschreibung heraus;
  2. Das Softwareunternehmen wird proaktiv von bestehenden Kunden mit einer gemeinsamen Anfrage zur Entwicklung einer neuen Lösung angesprochen. Dies kann dadurch geschehen, dass sich gemeinsame Kunden kennen oder sogar Zeit miteinander bei Branchenveranstaltungen und Networking-Sitzungen verbringen; oder
  3. Das Softwareunternehmen wendet sich proaktiv an eine Gruppe bestehender Kunden, um sie zu fragen, ob sie an der Entwicklung einer neuen Lösung interessiert sind, die anschließend bei einer Gruppe von Kunden eingesetzt werden soll.  

WAS SIND DIE WICHTIGSTEN TRIEBKRÄFTE ODER VORTEILE DER GEGENSEITIGKEIT?

Dies muss aus zwei Perspektiven betrachtet werden: 1) Software-Kunden und 2) Software-Unternehmen.

Kunden

Die Hauptantriebskraft für die Mutualisierung ist finanzieller bzw. budgetärer Natur, wofür es zwei Gründe gibt.

  1. Der Kauf ein und derselben Lösung im Rahmen einer Gruppe von Organisationen erhöht die Kauf- und Verhandlungsmacht der Kunden. Dies ist insbesondere bei Ausschreibungen der Fall.
  2. Aufteilung der Kosten für die Softwareentwicklung (Entwurf, Entwicklung, Tests, Bereitstellung) auf mehrere Organisationen.

Es gibt weitere wichtige Treiber eines Mutualisierungsansatzes::

  • Intelligentes Design: Technologie ist ein Mittel zum Zweck. Sie ermöglicht Prozesse. Wenn eine Lösung so konzipiert ist, dass sie von mehreren Organisationen genutzt werden kann – die möglicherweise sehr ähnliche oder sogar leicht unterschiedliche bestehende Prozesse haben -, fördert sie ein breit gefächertes Denken, die gemeinsame Nutzung unterschiedlicher Praktiken und kann letztlich zu Verbesserungen führen (z. B. Benutzererfahrung, Effizienz usw.).
  • Intelligente Technologie: Technologie, die für den Einsatz in mehreren Organisationen entwickelt wurde, ist in der Regel intelligent konzipiert, da sie auf leicht unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sein muss (z. B. unterschiedliche Konfigurationen innerhalb derselben zugrunde liegenden Technologie).
  • Vereinfachung: Gegenseitige Entwürfe führen oft zu einer „90/10“ oder „80/20“ Lösung für jede Organisation. Sie erhalten vielleicht nicht alle „Extras“, die sie in der perfekten Lösung gerne hätten, aber dies kann hilfreich sein, um sie zur Vereinfachung bestehender Prozesse oder Schritte zu zwingen, die im Verhältnis zu ihrem Mehrwert zu komplex sind (und vielleicht aus technologischer Sicht zu teuer).
  • Schnelligkeit der Umsetzung: Technologieunternehmen werden mehr Zeit und Personal in ein Projekt investieren, wenn es für mehrere Kunden entwickelt wird und sie einen garantierten Kundenstamm haben (d. h. zukünftige Lizenzzahler).

Software-Unternehmen

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Softwareunternehmen offen für mutualistische Lösungen sein sollten:

  • Kundenzufriedenheit, d. h. auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.
  • Ihre Technologie weiterentwickeln (die Funktionen ihrer Software verbessern und erweitern).
  • Ausschreibungen gewinnen, d. h. neue Kunden gewinnen.
  • Entwicklung neuer Technologien mit einer Gruppe von Beta-Kunden, die ihnen bei der Entwicklung und Erprobung helfen.

WAS SIND DIE NACHTEILE DER MUTUALISIERUNG?

Auch diese Frage muss aus der Perspektive der Kunden und der Softwareunternehmen betrachtet werden.

Kunden

Die mutualistischen Lösungen haben für die Kunden zwei wesentliche Nachteile:

  1. Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei mutualistischen Entwicklungen in der Regel um eine „90/10“ oder „80/20“ Lösung für jede Organisation. Es handelt sich nicht um eine maßgeschneiderte Lösung.
  2. Es kann eine Vorab-Investition von Zeit erforderlich sein, um die gemeinsamen Bedürfnisse abzustimmen (und umgekehrt, um zu vereinbaren, was anders sein soll). Diese Abstimmung muss in der Regel erfolgen, bevor man sich an das Softwareunternehmen wendet, denn man muss sich sicher sein, dass die Übereinstimmung tatsächlich ausreicht, um eine gemeinsame Lösung realisierbar zu machen

Software-Unternehmen

Die Entwicklung von Lösungen auf Gegenseitigkeit birgt für Softwareunternehmen drei potenzielle Nachteile:

  1. Wie bei den Kunden kann es notwendig sein, Zeit zu investieren, um die Angleichung an die gemeinsamen Bedürfnisse abzuschließen und notwendige Unterschiede zu ermitteln.
  2. Die Technologielösung wird aus Sicht der Entwicklung oft komplexer sein, da sie den Unterschieden zwischen den Kunden Rechnung tragen muss. Das bedeutet, dass zwar alle Kunden dieselbe zugrundeliegende Technologie (Code, Architektur) verwenden, die Lösung aber unter Umständen ein hohes Maß an Konfigurierbarkeit aufweisen muss.
  3. Sie kann mit dem bestehenden Preismodell unvereinbar sein. Dies ist ein wichtiger Punkt, der einen eigenen Absatz verdient…

Leider sind die historischen Preisgestaltungs- und Betriebspraktiken der meisten Technologieunternehmen – früher und heute, groß und klein – das genaue Gegenteil der Mutualisierung: Sie bauen eine maßgeschneiderte Lösung für einen (ersten) Kunden, stellen ihm die vollen Entwicklungskosten in Rechnung, obwohl dieser Kunde viel Zeit in die Mitentwicklung und das Testen der Lösung investiert hat (und wahrscheinlich Opfer zahlreicher Fehler von v1 geworden ist), und verkaufen sie dann mit einer fetten Gewinnspanne an andere Kunden weiter. Solange ich denken kann, ist dies ein sehr profitabler Modus Operandi in der Technologiebranche.

BLICK IN DIE ZUKUNFT PeopleWeek hat seine Technologie von Anfang an so konzipiert, dass sie gemeinsame Lösungen mit unterschiedlichen Konfigurationen anbieten kann. Wir haben dann vor einigen Jahren begonnen, mutualisierte Lösungen anzubieten und können auch White-Label-Lösungen einsetzen. Dieser Ansatz war für uns eine wichtige Möglichkeit, unsere Software-Suite weiterzuentwickeln, neue Kunden zu gewinnen und auf Kundenwünsche auf erschwingliche Weise zu reagieren. Wir sehen dies als eine Win-Win-Situation. Mit Blick auf die Zukunft hoffen wir, dass der Trend zur Mutualisierung weiter zunehmen wird. Dies wird einen gesunden Druck auf die Softwareunternehmen ausüben, ihren Modus Operandi weiterzuentwickeln.

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Lohnbuchhaltungssystem vs HRIS: Fusion Statt Verwirrung

In diesem Artikel erkläre ich, warum Gehaltsabrechnungssysteme und Personalinformationssysteme (HRIS) unterschiedlich sind – ein Gehaltsabrechnungssystem kann kein effektiver Ersatz für ein HRIS sein – und sich dennoch ergänzen, wenn sie als integrierte Lösung konzipiert und eingesetzt werden. Ich nenne dies Fusion. Im Gegensatz dazu ist die Verwendung eines Gehaltsabrechnungssystems als behelfsmäßiges HRIS oder ohne Integration mit dem HRIS des Unternehmens ein Rezept für Verwirrung.

KANN EIN LOHNBUCHHALTUNGSSYSTEM ALS HRIS VERWENDET WERDEN?

Eine einfache Antwort auf diese Frage lautet „ja“, denn viele Organisationen tun genau das. Sie verwenden ein Lohnbuchhaltungssystem (entweder ihr eigenes oder das ihres Lohnbuchhaltungspartners), um so viele Mitarbeiterdaten wie möglich zu speichern. Gehaltsabrechnungssysteme verfügen über Standardfelder für personenbezogene Daten, arbeitsplatzbezogene Daten, organisatorische Daten und Vergütungsdaten. Wenn das Gehaltsabrechnungssystem es zulässt, erstellen einige Organisationen benutzerdefinierte Felder oder verwenden leere Felder weiter, um Mitarbeiterdaten zu speichern, die ein Gehaltsabrechnungssystem normalerweise nicht enthalten würde.

Der eigentliche Zweck von Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen besteht jedoch in der Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die in der Erstellung einer Gehaltsabrechnung, von Steuerunterlagen, gesetzlichen Abzügen, einer Nettozahlung an den Arbeitnehmer und von Buchhaltungsberichten endet. Der Zweck eines HRIS besteht darin, eine viel breitere Palette von HR-Aktivitäten zu verwalten, z. B. Zeiterfassung (die viele Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme anbieten), Leistung, Rekrutierung, Onboarding, Offboarding, Identifizierung von Talenten, Mitarbeiterentwicklung, Schulung, Gehaltsüberprüfung, Erstattung von Ausgaben usw.

Da Gehaltsabrechnungssysteme nicht in der Lage sind, umfassendere HR-Aktivitäten zu verwalten, müssen Unternehmen ohne ein HRIS diese Aktivitäten manuell (auf Papier, in Excel usw.) oder in einer separaten Software durchführen. Alternativ können sie auch beschließen, solche Prozesse nicht zu implementieren, weil es ohne ein System zu schwierig ist.

Während ich also auf die Frage „Kann ein Lohnbuchhaltungssystem als HRIS verwendet werden?“ vereinfachend mit „Ja“ geantwortet habe, sollte die Antwort „Nein“ lauten.

WAS SIND NACHTEILE BEI DER VERWENDUNG EINES GEHALTSABRECHNUNGSSYSTEMS ALS HRIS?

Die Nachteile der Verwendung eines Gehaltsabrechnungssystems als HRIS sind für HR-Experten wahrscheinlich selbstverständlich. Hier sind nur einige:

  • Die Verwaltung der breiteren Palette von HR-Prozessen manuell oder in verschiedenen Systemen – da dies in einem Gehaltsabrechnungssystem nicht möglich ist – ist weder kosteneffektiv noch eine positive Benutzererfahrung (für Mitarbeiter, Manager oder Personalabteilung);
  • Manuelle Prozesse sind anfällig für menschliche Fehler und Datensicherheitsrisiken, während die Verwendung unterschiedlicher Systeme in der Regel zu einer schlechten Datenqualität führt, es sei denn, die Systeme wurden integriert (was teuer in der Implementierung und Wartung ist);
  • Wenn der Personalabteilung, Managern und Mitarbeitern keine benutzerfreundlichen Tools zur Verfügung gestellt werden, ist es weitaus unwahrscheinlicher, dass Unternehmen über effektive Personalmanagementpraktiken verfügen, die ein höheres Mitarbeiterengagement und eine höhere Leistung fördern; Und
  • Am wichtigsten ist vielleicht, dass ein Unternehmen, ungeachtet der Budgetbeschränkungen, weiterhin ein Gehaltsabrechnungssystem als HRIS verwendet, damit effektiv signalisiert, dass HR, Manager und Mitarbeiter die Investition nicht wert sind. 

WARUM VERWENDEN VIELE ORGANISATIONEN EIN GEHALTSABRECHNUNGSSYSTEM ALS HRIS?

Im Laufe der Jahre habe ich vier Haupthindernisse gesehen, die Organisationen daran hindern, ein HRIS einzuführen:

  1. Budgetbeschränkungen können ein Hindernis für die Implementierung eines HRIS darstellen, selbst wenn die Organisation versteht, dass sie sich weiterentwickeln, digitalisieren und modernisieren muss. PeopleWeek trifft oft auf Personalleiter, die seit Jahren (erfolglos) versuchen, das Budget für die Implementierung eines HRIS zu sichern.
  2. Nur sehr wenige HRIS wurden entwickelt, um die Personal- oder Finanzabteilung bei der Verwaltung des Gehaltsabrechnungsprozesses zu unterstützen. Sie bieten möglicherweise großartige Funktionen für die Verwaltung einer Vielzahl von HR-Prozessen, enthalten jedoch nicht alle für die Gehaltsabrechnung erforderlichen Daten und können nicht in die Gehaltsabrechnungssoftware des Unternehmens integriert werden. Diese HRIS, die als primäre Quelle für Gehaltsdaten verwendet werden können, erfordern in der Regel einen enormen Anpassungsaufwand, dessen Entwicklung und Wartung sehr teuer und zeitaufwändig ist. Als HR Director haben mein Team und ich einmal unser globales HRIS angepasst, um es in eine globale Cloud-Gehaltsabrechnungslösung für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung in mehr als 60 Ländern zu integrieren. Das Projekt dauerte mehr als 1 Jahr (was eigentlich sehr schnell ging) und war sehr teuer.
  3. Die Gehaltsabrechnungsfunktion kann eher in der Finanzabteilung als in der Personalabteilung angesiedelt sein. Jeder Ansatz hat Vor- und Nachteile, und der Zweck dieses Blogs besteht nicht darin, die Vorzüge jedes einzelnen zu kritisieren. Wenn die Gehaltsabrechnung jedoch Teil der Finanzfunktion ist und für Finanzzwecke gut funktioniert, gibt es wenig Anreiz, in ein echtes HRIS zu investieren. „Funktioniert gut für die Finanzabteilung“ bedeutet, dass die Gehaltsabrechnung genau und pünktlich ist, die Gehaltsabrechnung zuverlässig ist und Berichte erstellt werden können (Kostenanalyse, Planung, Bereitstellung und Prognose). Wenn all dies gut funktioniert, ist die Finanzabteilung oft ein Hindernis für die Implementierung eines HRIS, da sie befürchtet, dass dies negative Auswirkungen auf die Datenqualität und die Gehaltsabrechnung haben wird.
  4. Die Realität sieht leider so aus, dass trotz 20-jähriger Schlagzeilen über den „War for Talents“ und den Mangel an qualifizierten Mitarbeitern viele Unternehmen sich einfach nicht genug um Personalmanagement und Mitarbeiterentwicklung kümmern, um in ein HRIS zu investieren. Die Geschäftsleitung in solchen Organisationen mag sagen, dass „Mitarbeiter unser größtes Kapital sind“, aber es sind oft leere Worte. Leider wissen wahrscheinlich auch ihre Mitarbeiter, dass es sich um reine Rhetorik handelt. Dies ist sehr kurzsichtig, wenn es darum geht, leistungsstarke Teams zu gewinnen, zu entwickeln und zu halten. Darüber hinaus ist es schwierig, eine Kultur zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter auf die Produktqualität und die Bereitstellung eines hervorragenden Kundenerlebnisses konzentrieren, wenn sie selbst nicht die grundlegenden Werkzeuge für die Arbeit erhalten. Ein HRIS ist ein grundlegendes Werkzeug am Arbeitsplatz.

TRADITIONELLE ANSÄTZE ZUR SCHAFFEN EINER FUSION ZWISCHEN DEM GEHALTSABRECHNUNGSSYSTEM UND HRIS

Sobald eine Organisation eine bestimmte Größe erreicht hat, benötigt sie Folgendes, um effektiv und effizient zu arbeiten:

  1. Länderspezifische Lohnsoftware (intern oder ausgelagert);
  2. HR-Systeme zur Verwaltung von HR-Prozessen, Mitarbeiterentwicklung und -engagement;
  3. Finanz- und Personalteams mit zweckmäßigen Tools; Und
  4. Genaue und konsistente Daten in ihrem Gehaltsabrechnungssystem und HRIS.

Irgendwann ist es daher fast unvermeidlich, dass eine Organisation einer bestimmten Größe (zuerst) eine Gehaltsabrechnungslösung und dann ein HRIS (oder ein gemischtes HR-System) implementiert. Während das Gehaltsabrechnungssystem und das HRIS zunächst isoliert verwaltet werden können, wird schnell deutlich, dass eine mangelnde Verschmelzung zwischen ihnen die Ursache für administrative und operative Probleme ist. Normalerweise, weil Punkt 4 oben nicht erreicht wird. Daher müssen die Systeme aufeinander abgestimmt werden. Mir ist auch aufgefallen, dass immer dann, wenn Daten aus einem HRIS zur Berechnung der Gehaltsabrechnung verwendet werden, die Mitarbeiter und die Personalabteilung viel eher die Verantwortung für die Qualität der Daten im HRIS übernehmen, da falsche Daten zu falschen Gehaltsabrechnungen führen.

Traditionell gab es drei Ansätze, um diese Ausrichtung zu erreichen:

  1. Sich auf manuelle Prozesse verlassen, d. h. doppelte Dateneingabe, um das HRIS und das Gehaltsabrechnungssystem aufeinander abzustimmen. Dies ist eindeutig anfällig für menschliches Versagen und ineffizient.
  2. Kauf eines hochgradig anpassbaren HRIS, das mit erheblichem Programmieraufwand und laufender Wartung angepasst werden kann, um alle für die Gehaltsabrechnung erforderlichen Daten zu hosten, und das in die Gehaltsabrechnungssoftware integriert ist. Dies ist eine gute Lösung, aber eine teure, die für die meisten Organisationen unerschwinglich ist.
  3. Integrieren Sie das HRIS mit dem Gehaltsabrechnungssystem für grundlegende Informationen, die in einem typischen HRIS gespeichert sind (Name des Mitarbeiters, Berufsbezeichnung, Abteilung, Kostenstelle, Einstellungsdatum, Enddatum des Beschäftigungsverhältnisses usw.), und geben Sie dann alle anderen für die Gehaltsabrechnung erforderlichen Daten manuell ein in das Lohnsystem. Dies ist eine Mischung aus 1 und 2. Es ist die beste Lösung für die meisten Unternehmen, da 1 keine langfristige Lösung und 2 zu teuer ist.

EIN NEUER ANSATZ

PeopleWeek hat einen neuen Ansatz entwickelt. Wir haben ein HRIS aufgebaut, das es unseren Kunden ermöglicht, alle Informationen zu speichern, die für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung in jedem Land erforderlich sind. Die Hauptmerkmale sind:

  • Länderspezifische Konfigurationen der Lohndatenverwaltung
  • Kundenspezifische Gehalts- und Sozialleistungskonfigurationen
  • Zahlungsanweisungen werden in PeopleWeek eingegeben (einmalige Zahlungen, wiederkehrende Zahlungen, Leistungen an Arbeitnehmer, Überstunden, Abzüge usw.)
  • Stichtage und Verarbeitungsdaten für die Gehaltsabrechnung werden in PeopleWeek konfiguriert, und zu den relevanten Daten werden alle für die Gehaltsabrechnung erforderlichen Informationen (einschließlich Informationen zu Abwesenheiten und Stundenzetteln) von PeopleWeek an die Gehaltsabrechnungsabteilung oder einen externen Anbieter exportiert
  • Integrationen mit Gehaltsabrechnungssoftware von Drittanbietern
  • Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumente werden in die persönlichen Profile der Mitarbeiter innerhalb von PeopleWeek importiert
  • Gehaltsabrechnungspartner können innerhalb von PeopleWeek auf Gehaltsabrechnungsinformationen zugreifen, ohne Zugriff auf nicht auf die Gehaltsabrechnung bezogene Informationen zu haben [klicken Sie hier, um mehr über das Gehaltsabrechnungspartnerschaftsprogramm von PeopleWeek zu erfahren].

Dieser neue Ansatz bedeutet, dass Unternehmen, die nicht über das Budget für Ansatz 2 verfügen – oder nicht unnötig Hunderttausende von Dollar für eine kundenspezifische Lösung ausgeben möchten – diese jetzt für einen Bruchteil der Implementierungskosten (einige tausend Dollar) haben können. und schnell. Diese Lösung funktioniert für Organisationen mit Mitarbeitern in einem Land oder in vielen Ländern. HR und Finanzen können sich darauf verlassen, dass die Gehaltsabrechnung genau, effizient und sicher ist, während andere wichtige Mitarbeiterprozesse mit einem geeigneten HRIS verwaltet werden.

PeopleWeek würde gerne sehen, dass mehr HRIS einen ähnlichen Ansatz verfolgen, um normalen Organisationen mit normalen Budgets zu helfen, von „Fusion“ zu profitieren und „Verwirrung“ zu beenden.

Kontaktieren Sie uns gerne unter admin@peopleweek.com um mehr zu erfahren.

Abschließender Gedanke: Ich möchte die unterschätzte Arbeit von Lohnbuchhaltern auf der ganzen Welt würdigen. Es ist oft stressig mit hoher Arbeitsbelastung und engen Fristen. Als Mitarbeiter ist es für uns selbstverständlich, dass wir pünktlich und korrekt bezahlt werden. Während dies für Mitarbeiter in den meisten Organisationen fast immer der Fall ist, wird hinter den Kulissen viel Aufwand betrieben, um dies Wirklichkeit werden zu lassen, und Lohnbuchhalter erhalten selten ein Dankeschön von Mitarbeitern oder Führungskräften.

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