Un logiciel RH peut-il être conçu pour minimiser son empreinte environnementale ?

Quand je pense à l’impact de la technologie sur l’environnement, la première chose qui me vient à l’esprit est la

Lorsque je pense à l’impact de la technologie sur l’environnement, la première chose qui me vient à l’esprit est l’énergie utilisée pour alimenter et refroidir les centres de données. C’est dans ces centres de données – généralement des bâtiments tentaculaires et de haute sécurité qui regorgent de serveurs, de câblage et de racks – que le code logiciel et les données client sont stockés. Si les éditeurs de logiciels disposent d’un centre de données de secours et sauvegardent régulièrement les données des clients, la consommation de ressources matérielles est encore plus élevée. Ce sont des réalités que nous acceptons, un peu comme le fait que très peu de personnes éteignent leurs appareils électriques chez eux plutôt que de les laisser en mode veille (même si on sait que cela consomme – en fait, gaspille – de l’électricité).

Il y a quelques années, l’équipe dirigeante de PeopleWeek s’est demandé ce que PeopleWeek pouvait faire pour limiter notre impact sur l’environnement. Nous avons déjà hébergé nos données dans un centre de données écoénergétique de classe mondiale. Que pourrions-nous faire d’autre ? Nous voyageons rarement comme la plupart des réunions avec les clients et nous nous tenons par vidéoconférence. Il est également rare que les membres de l’équipe se déplacent pour des réunions. Les bureaux sont sans papier. Nous n’utilisons pas de plastique jetable au bureau. Bref, notre empreinte environnementale était relativement faible et en tant que start-up nous n’avions même pas beaucoup de clients et leurs données à héberger. Cependant, nous savions qu’avec le temps, nous acquerrions beaucoup de clients et leurs précieuses données.

MINIMISER LE STOCKAGE DES DONNÉES MAIS PAS L’EXPÉRIENCE UTILISATEUR
Dans cet esprit, PeopleWeek a décidé en 2020 que tous les modules et nouvelles fonctionnalités seraient conçus pour éviter le stockage inutile de données par nos clients – et la consommation de CPU et de RAM. Cette philosophie a d’abord été mise en pratique avec la conception de notre module de recrutement. Nous avons décidé qu’il ne serait possible pour les candidats de télécharger qu’un seul document avec leur candidature, c’est-à-dire leur CV. Le système permettrait aux candidats d’écrire une lettre de motivation/de motivation directement dans l’interface utilisateur (si le client souhaite cette fonctionnalité), mais ils ne pourraient pas télécharger de lettre de motivation, de certificats d’études, de références d’emploi, d’échantillons de travail, etc.

Nous avons reçu une réaction mitigée. La plupart des organisations ont déclaré qu’elles n’avaient pas besoin des pièces justificatives jusqu’à ce qu’elles prennent une décision finale d’embauche ou aient identifié leurs 2 ou 3 meilleurs candidats. À ce stade, ils pourraient consulter les documents justificatifs, même s’ils n’en auraient probablement besoin que dans le cadre du processus d’intégration (à l’aide du module d’intégration de PeopleWeek). D’autres organisations ont été très surprises que les candidats ne puissent pas soumettre autant de documents qu’ils le souhaitent. « Ce n’est pas comme ça que nous avons l’habitude de travailler » était la réponse typique.

Lorsque j’ai demandé aux organisations peu enthousiastes combien de pièces justificatives des candidats elles examinaient généralement avant de prendre une décision d’embauche (par opposition à dans le cadre du processus d’intégration), elles ont toutes répondu que c’était rare à moins qu’elles ne reçoivent qu’un peu de demandes d’emploi. Cela m’a amené à me demander pourquoi leur réponse initiale à cet aspect de la conception du module de recrutement de PeopleWeek n’était pas à leur goût. Il y a quelques thèmes :

• Gêne des professionnels des RH pour s’adapter à une nouvelle façon de travailler ;
• Nervosité face à la réaction de certains managers (personnellement, je ne voyais pas beaucoup de managers passer du temps à revoir les pièces justificatives) ; et
• Crainte que les candidats puissent se sentir privés de la possibilité de fournir plus d’informations sur eux-mêmes.

Cependant, la principale raison de l’objection initiale était qu’ils n’avaient pas vraiment pensé à la consommation de données et à l’impact environnemental associés au fait de donner aux candidats la possibilité de télécharger plusieurs documents. Une fois, je leur ai fait remarquer que si 100 personnes postulaient pour un emploi et qu’elles soumettaient chacune en moyenne 15 pages, cela représenterait 1 500 pages. Si les candidatures sont conservées pendant 24 mois – avant d’être anonymisées et toutes les pièces jointes supprimées – cela constitue une quantité importante de données. De plus, PeopleWeek effectue une sauvegarde quotidienne des données des clients, ce qui signifie que vous devez doubler le stockage des données. Imaginez maintenant que l’organisation ait 30 offres d’emploi par an, ce qui représente 45 000 pages. Et 100 offres d’emploi représentent 150 000 pages ou 300 000 une fois sauvegardées. Imaginez maintenant qu’un fournisseur de logiciels comme PeopleWeek ait des centaines ou des milliers de clients (comme nous espérons en avoir un jour), ce qui constitue une sacrée quantité de stockage de données. C’est peut-être bien si l’hébergement de tous ces documents ajoute de la valeur opérationnelle mais, comme je l’ai vu dans mes conversations avec des professionnels des RH, ils les lisent rarement, sauf pour les candidats sélectionnés pour l’embauche.

CE PRINCIPE PEUT-IL S’APPLIQUER À D’AUTRES CARACTÉRISTIQUES DE CONCEPTION D’UN LOGICIEL RH ?
Un module de recrutement n’est qu’un exemple de la manière dont une conception respectueuse de l’environnement peut minimiser l’impact environnemental d’un logiciel. Le principe peut s’appliquer à d’autres fonctionnalités d’un logiciel RH. Voici quelques idées simples que PeopleWeek a mises en place ou est en train de mettre en place :

• Appliquer un plafond à la taille des pièces jointes pouvant être téléchargées ;
• Appliquer un plafond et compresser les photos qui peuvent être téléchargées (PeopleWeek est très photo car nous sommes également une plateforme de collaboration pour partager des nouvelles et créer des événements) ;
• Construire un ensemble de rapports de base pour tous les clients pour chaque module afin qu’ils n’aient pas besoin de créer des dizaines ou des centaines de rapports générés automatiquement mais que personne ne les examine réellement;
• Remplacer une fiche de paie mise à jour plutôt que de l’ajouter ;
• Placer un plafond sur le nombre de candidats lorsqu’un poste est affiché, auquel cas l’offre d’emploi est automatiquement dépubliée (mais peut être republiée plus tard si nécessaire) ;
• Anonymiser les candidatures, ce qui nécessite également la suppression permanente de tous les documents téléchargés (il s’agit également d’une fonctionnalité requise pour de bonnes pratiques de confidentialité des données) ; et
• Transférer les documents d’intégration du module d’intégration vers le profil de l’employé du nouvel employé, les stockant ainsi à un seul endroit.

MONTRER L’EXEMPLE
Chez PeopleWeek, nous pensons que nous devons faire preuve de leadership sur ce sujet, même si certaines organisations décident finalement de ne pas acheter notre logiciel car, par exemple, elles souhaitent que les candidats puissent télécharger 3 ou 4 documents ou autant de pages qu’ils le souhaitent. aimer. Bien sûr, nous devons emmener nos clients avec nous dans le voyage et nous ne pouvons le faire que si l’expérience utilisateur est positive malgré certaines caractéristiques respectueuses de l’environnement. Cependant, nous devons également investir du temps pour aider à sensibiliser les clients potentiels et les clients existants. D’après notre expérience, peut-être après réflexion, les organisations comprennent généralement la philosophie de PeopleWeek et l’adoptent. Ils réalisent aussi rapidement que cela n’implique que des modifications mineures des méthodes de travail existantes, que l’expérience utilisateur globale est positive et que les opérations commerciales ne sont pas affectées.