Système de Paie vs SIRH : Fusion et non Confusion

Dans cet article, j’explique pourquoi les systèmes de paie et les systèmes d’information RH (SIRH) sont différents – un système de paie ne peut pas se substituer efficacement à un SIRH – mais complémentaires lorsqu’ils sont conçus et utilisés comme une solution intégrée. C’est ce que j’appelle la Fusion. En revanche, l’utilisation d’un système de paie comme SIRH de fortune ou sans intégration avec le SIRH de l’organisation est une recette pour la Confusion.

UN SYSTÈME DE PAIE PEUT-IL ÊTRE UTILISÉ COMME UN SIHR ?

Une réponse simpliste à cette question est « oui » car de nombreuses organisations font exactement cela. Elles utilisent un système de paie (le leur ou celui de leur partenaire de paie) pour stocker autant de données sur les collaborateurs que possible. Les systèmes de paie comportent des champs standard pour les données personnelles, les données relatives à l’emploi, les données organisationnelles et les données de rémunération. Si le système de paie le permet, certaines organisations créent des champs personnalisés ou réaffectent des champs vides pour héberger des données sur les collaborateurs qu’un système de paie ne contiendrait pas normalement.

Cependant, de par sa conception même, l’objectif d’un système de paie est de gérer la paie, ce qui aboutit à la génération d’une fiche de paie, de documents fiscaux, de déductions légales, d’un paiement net à l’employé et de rapports comptables. L’objectif d’un SIRH est de gérer un ensemble beaucoup plus large d’activités RH, telles que le temps et la présence (que de nombreux systèmes de paie proposent), la performance, le recrutement, l’intégration, les départs, l’identification des talents, le développement des collaborateurs, la formation, la révision de la rémunération, les remboursements des notes de frais, etc.

Étant donné que les systèmes de paie ne peuvent pas gérer des ensembles plus larges d’activités RH, sans un SIRH les organisations doivent effectuer ces activités manuellement (papier, Excel, etc.) ou dans un logiciel séparé. Elles peuvent aussi décider de ne pas mettre en œuvre de tels processus, peut-être parce que c’est trop difficile sans un système.

Ainsi, alors que j’ai répondu de manière simpliste « oui » à la question « Un système de paie peut-il être utilisé comme SIRH ? », la réponse devrait être « non ».

QUELS SONT LES INCONVÉNIENTS D’UTILISER UN SYSTÈME DE PAIE COMME SIRH ?

Les inconvénients de l’utilisation d’un système de paie comme SIRH sont probablement évidents pour les professionnels des RH. En voici quelques-unes :

• La gestion de l’ensemble plus large des processus RH manuellement ou dans différents systèmes – parce que cela ne peut pas être fait dans un système de paie – n’est ni rentable ni une expérience utilisateur positive (pour les collaborateurs, les managers ou les RH) ;
• Les processus manuels sont sujets aux erreurs humaines et aux risques de sécurité des données, tandis que l’utilisation de différents systèmes entraîne généralement une mauvaise qualité des données à moins que les systèmes n’aient été intégrés (ce qui est coûteux à mettre en œuvre et à entretenir) ;
• Si les RH, les managers et les collaborateurs ne disposent pas d’outils conviviaux, les organisations sont beaucoup moins susceptibles d’avoir des pratiques de gestion des personnes efficaces qui stimulent l’engagement et la performance des employés ; et
• Peut-être le plus important, et malgré les contraintes budgétaires, si une organisation persiste à utiliser un système de paie comme un SIRH, elle envoie effectivement le message que les RH, les managers et les collaborateurs ne valent pas l’investissement. 

ALORS POURQUOI DE NOMBREUSES ORGANISATIONS UTILISENT-ELLES UN SYSTÈME DE PAIE COMME SIRH ?

Au fil des ans, j’ai vu quatre principaux obstacles à l’introduction d’un SIRH par les organisations :

1. Les contraintes budgétaires peuvent être un obstacle à la mise en place d’un SIRH même lorsque l’organisation comprend qu’elle doit évoluer, se numériser, se moderniser. PeopleWeek rencontre souvent des DRH qui tentent (sans succès) depuis des années d’obtenir le budget pour mettre en place un SIRH.
   
2. Très peu de SIRH ont été conçus pour aider les RH ou les Finances à gérer le processus de paie. Ils peuvent offrir d’excellentes fonctionnalités pour gérer une variété de processus RH, mais ils ne contiennent pas toutes les données nécessaires à la paie et ne peuvent pas être intégrés au logiciel de paie de l’organisation. Les SIRH qui peuvent être utilisés comme source principale de données sur la paie nécessitent généralement une énorme quantité de personnalisation, ce qui est très coûteux et prend beaucoup de temps à développer et à entretenir. En tant que directeur des ressources humaines, mon équipe et moi avons personnalisé une fois notre SIRH mondial pour l’intégrer à une solution de paie cloud mondiale pour la gestion de la paie dans plus de 60 pays. Le projet a duré plus d’un an (ce qui a été en fait très rapide) et a coûté très cher.
   
3. La fonction de paie peut siéger au sein du service des finances plutôt qu’au sein des RH. Il y a des avantages et des inconvénients à chaque approche, et le but de ce blog n’est pas de critiquer les mérites de chacune. Cependant, lorsque la paie fait partie de la fonction finance et qu’elle fonctionne bien pour les besoins de la finance, il y a peu d’incitation à investir dans un vrai SIRH. « Fonctionne bien pour les besoins de la finance » signifie que la paie est précise et ponctuelle, que la comptabilité de la paie est fiable et que des rapports peuvent être générés (analyse des coûts, planification, approvisionnement et prévisions). Lorsque tout cela fonctionne bien, le département Finance est souvent un obstacle à la mise en place d’un SIRH car il craint que cela n’ait des conséquences négatives sur la qualité des données et la masse salariale.
   
4. La réalité, malheureusement, est que malgré 20 ans de gros titres sur la « guerre des talents » et la pénurie d’employés qualifiés, de nombreuses organisations ne s’intéressent tout simplement pas assez à la gestion des personnes et du développement des collaborateurs pour investir dans un SIRH. La haute direction de ces organisations peut dire que « les collaborateurs sont notre plus grand atout », mais c’est souvent de vains mots. Malheureusement, leurs collaborateurs savent probablement aussi qu’il s’agit de pure rhétorique. C’est très myope en termes d’attraction, de développement et de rétention d’équipes hautement performantes. De plus, il est difficile de créer une culture où les collaborateurs se concentrent sur la qualité des produits et offrent une excellente expérience client s’ils ne disposent pas eux-mêmes des outils de base au travail travail. Un SIRH est un outil de travail de base.

APPROCHES TRADITIONNELLES POUR CRÉER LA FUSION ENTRE LE SYSTÈME DE PAIE ET LE SIRH

Une fois qu’une organisation atteint une certaine taille, elle a besoin des éléments suivants pour fonctionner de manière efficace et efficiente :

1. Logiciel de paie spécifique au pays (interne ou externalisé) ;
2. Des systèmes RH pour aider à gérer les processus RH, le développement et l’engagement des collaborateurs ;
3. Des équipes des finances et des ressources humaines dotées d’outils adaptés ; et
4. Des données exactes et cohérentes dans leur système de paie et le SIRH.

À un certain stade, il est donc presque inévitable qu’une organisation d’une certaine taille mette en place une solution de paie (d’abord) puis un SIRH (ou un mélange de systèmes RH). Alors que le système de paie et le SIRH peuvent initialement être gérés de manière cloisonnée, il devient vite évident qu’un manque de fusion entre eux est la cause de maux de tête administratifs et opérationnels. Généralement parce que le point 4 ci-dessus n’est pas atteint. En tant que tels, les systèmes doivent être alignés. J’ai également remarqué que chaque fois que les données d’un SIRH sont utilisées pour calculer la masse salariale, les collaborateurs et les RH sont beaucoup plus susceptibles de s’approprier la qualité des données du SIRH, car de mauvaises données entraînent de mauvaises fiches de paie.

Traditionnellement, il y a eu trois approches pour réaliser cet alignement :

1. S’appuyer sur des processus manuels, c’est-à-dire une double saisie de données, pour aligner le SIRH et le système de paie. Ceci est clairement sujet à l’erreur humaine et est inefficace.
   
2. L’achat d’un SIRH hautement personnalisable qui, avec un effort de programmation important et une maintenance continue, peut être adapté pour héberger toutes les données nécessaires à la paie et est intégré au logiciel de paie. C’est une bonne solution mais une solution coûteuse qui est hors de portée de la plupart des organisations.
   
3. Intégrer le SIRH au système de paie pour les informations de base stockées dans un SIRH typique (nom de l’employé, titre de poste, département, centre de coûts, date d’embauche, date de fin d’emploi, etc.), puis saisissez manuellement toutes les autres données nécessaires à la paie. dans le système de paie. C’est un mélange de 1 et 2. C’est la meilleure solution pour la plupart des organisations étant donné que 1 n’est pas une solution à long terme et 2 est trop cher.

UNE NOUVELLE APPROCHE

PeopleWeek a créé une nouvelle approche. Nous avons construit un SIRH qui permet à nos clients de stocker toutes les informations nécessaires à la gestion de la paie dans n’importe quel pays. Les principales caractéristiques sont :

• Configurations de gestion des données de paie spécifiques à chaque pays
• Configurations de rémunération et d’avantages sociaux spécifiques au client
• Les instructions de paiement sont saisies dans PeopleWeek (paiements uniques, paiements récurrents, avantages sociaux, heures supplémentaires, déductions, etc.)
• Les dates limites et de traitement de la paie sont configurées dans PeopleWeek et, aux dates pertinentes, toutes les informations nécessaires à la paie (y compris les informations sur les absences et les feuilles de temps) sont exportées de PeopleWeek vers le service de la paie ou le prestataire externe
• Intégrations avec des logiciels de paie tiers
• Les fiches de paie et les documents fiscaux sont importés dans les profils personnels des employés dans PeopleWeek
• Les partenaires de paie peuvent accéder aux informations de paie dans PeopleWeek sans avoir accès aux informations non liées à la paie [cliquez ici pour en savoir plus sur le programme de partenariat de paie de PeopleWeek]

Cette nouvelle approche signifie que les organisations qui n’ont pas le budget pour l’approche 2 – ou qui ne veulent pas dépenser inutilement des centaines de milliers de dollars pour une solution personnalisée – peuvent désormais l’avoir pour une fraction du coût de mise en œuvre (quelques milliers de dollars) et rapidement. Cette solution fonctionne pour les organisations ayant des employés dans un pays ou dans plusieurs pays. Les RH et les Finances peuvent être sûrs que la paie est précise, efficace et sécurisée, tandis que d’autres processus importants pour les collaborateurs sont gérés à l’aide d’un SIRH approprié.

PeopleWeek aimerait voir plus de SIRH adopter une approche similaire pour aider les organisations normales avec des budgets normaux à bénéficier de la « fusion » et à mettre fin à la « confusion ».

N’hésitez pas à nous contacter à admin@peopleweek.com pour en savoir plus. Réflexion finale : J’aimerais reconnaître le travail sous-reconnu effectué par les professionnels de la paie à travers le monde. C’est souvent stressant avec des charges de travail élevées et des délais serrés. En tant qu’employé, nous tenons pour acquis que nous serons payés à temps et avec précision. Alors que c’est presque toujours le cas pour les employés dans la plupart des organisations, de nombreux efforts sont déployés dans les coulisses pour en faire une réalité et les professionnels de la paie reçoivent rarement des remerciements de la part des collaborateurs ou des cadres supérieurs.