Les Systèmes Autonomes de Suivi des Candidatures Pourraient-ils Devenir Obsolètes ?

Tout au long de ma carrière en RH, je me suis souvent demandé pourquoi mes collègues et moi utilisions un logiciel de recrutement autonome et spécialisé (communément appelé « Applicant Tracking System ») plutôt qu’un module de recrutement au sein de notre SIRH. Cela n’avait pas de sens pour moi pour de nombreuses raisons, notamment l’efficacité du processus de bout en bout si un candidat était finalement embauché, et le coût élevé en termes de gestion de deux systèmes et éventuellement de leur intégration.

Dans cet article, j’expliquerai pourquoi il n’est pas logique d’utiliser un ATS autonome si vous pouvez gérer le processus de recrutement aussi bien dans un SIRH.

QUEL TYPE DE FONCTIONNALITÉ UN ATS MATURE OFFRE-T-IL ?

Un ATS mature permet à une organisation de gérer toutes les étapes du processus de recrutement sur la plateforme. Voici quelques exemples de fonctionnalités nécessaires pour la plupart des organisations : 

  • Créer une offre d’emploi à l’aide d’une base de données de descriptions de poste
  • Flux d’approbation des postes vacants incluant des informations pertinentes pour la budgétisation
  • Publication de postes vacants sur leur page carrière et sur des sites externes
  • Publication du même poste vacant dans différents lieux
  • Processus rapide et facile pour les candidats postulant à des postes vacants
  • Gestion des candidatures spontanées
  • Capacité à attribuer une candidature existante à une autre poste vacant
  • Inviter un candidat dans la base de données à un nouveau poste vacant
  • Dossiers/catégories personnalisables pour la gestion du flux de candidatures
  • Outils de filtrage de CV
  • Gestion de la base de données de CV
  • Questionnaires d’entretien
  • Capacité à identifier les candidatures issues d’une recommandation d’employé
  • Téléchargement en vrac de CV
  • Modèles d’emails et gestion en vrac des emails
  • Enregistrement des commentaires et évaluations d’entretiens
  • Attribution des candidats à des pools de talents
  • Gestion du calendrier pour la planification des entretiens
  • Notifications automatisées à différentes étapes du processus
  • Outils d’intégration pour transformer un candidat en collaborateur
  • Conformité à la protection des données dans toutes les juridictions.

SI L’ATS OFFRE UNE GAMME COMPLÈTE DE FONCTIONNALITÉS, POURQUOI EST-IL IMPORTANT QU’IL SOIT UNE SOLUTION AUTONOME ?

Il existe plusieurs inconvénients à un ATS autonome par rapport à un ATS faisant partie d’un SIRH. Voici les 5 principaux:

  1. Double saisie de données : À moins que l’ATS ne soit intégré au SIRH, les données organisationnelles dans l’ATS doivent être maintenues à jour manuellement, c’est-à-dire une double saisie de données. Des exemples sont les listes des entités employeuses, des départements, des centres de coûts, des responsables du recrutement, des managers, des adresses email, des descriptions de poste, etc.
  2. Onboarding: La meilleure façon d’éviter les inefficacités associées au point 1 est de construire une intégration entre l’ATS et le SIRH. Cependant, cela est coûteux à mettre en œuvre, l’intégration doit être entretenue et elle peut ne pas offrir une synchronisation en temps réel des données. Les intégrations se rompent également de temps en temps et doivent être réparées.
  3. Intégration : Une fois qu’un candidat préféré a été sélectionné et a accepté l’offre, il doit être intégré dans le SIRH. Bien qu’une intégration entre l’ATS et le SIRH puisse aider pour certains aspects, il est très improbable que l’ATS vous permette de gérer toutes les étapes du processus d’intégration, par exemple, transférer les documents et formulaires signés dans le profil du nouvel collaborateur, partager des informations avec le service informatique, compléter tout processus de conformité, etc.
  4. Coûts : Mettre en œuvre et exploiter à la fois un ATS et un SIRH est susceptible d’être plus cher que de gérer l’ensemble du cycle de vie du collaborateur (y compris le recrutement) dans un seul système.
  5. Protection des données : Stocker les données des collaborateurs et des candidats sur la même plateforme signifie que vous n’avez à gérer la sécurité que d’un seul système.

À mon avis, ces inconvénients d’un ATS autonome sont tellement importants que même si un SIRH n’est capable d’offrir que 80% des fonctionnalités d’un ATS autonome, il peut être intéressant de faire des compromis. Et nous ne devrions jamais oublier que l’expérience utilisateur la plus importante dans le processus de recrutement n’est pas celle des RH ou du responsable du recrutement, mais celle du candidat (je serais réticent à faire des compromis à cet égard).

ALORS POURQUOI TOUTES LES ORGANISATIONS NE GÈRENT-ELLES PAS LE RECRUTEMENT DANS UN SIRH ?

La raison principale est que la plupart des SIRH n’offrent pas la fonctionnalité requise. En d’autres termes, un ATS offre généralement une fonctionnalité beaucoup plus complète et puissante. En tant que tel, les services RH peuvent n’avoir d’autre choix que d’utiliser le SIRH pour tous les processus sauf le recrutement (c’est souvent également le cas pour la formation ou les systèmes de gestion de l’apprentissage).

UN ATS N’EST-IL PAS TROP CHER POUR DE NOMBREUSES ORGANISATIONS ?

Le prix d’un ATS varie, mais il est vrai qu’ils peuvent être prohibitivement chers ou ne pas représenter un bon rapport qualité-prix pour certaines petites et moyennes entreprises. Cela peut être soit parce qu’elles n’ont pas le budget, soit parce que leurs volumes de recrutement sont trop faibles pour justifier l’investissement.

RISQUE DE DEVENIR OBSOLÈTE ?

Du point de vue d’un professionnel des RH et de la technologie, en 2024, il ne devrait y avoir aucune justification technologique pour continuer à dépendre d’un ATS autonome. Un SIRH devrait être en mesure d’offrir des fonctionnalités de recrutement équivalentes à celles d’un ATS mature. Alors que l’année 2023 a suscité un engouement généralisé pour les possibilités de l’intelligence artificielle, paradoxalement, la plupart des organisations n’ont même pas de SIRH avec un ATS intégré, ce qui est clairement beaucoup plus basique que le déploiement de l’IA. (À titre incident, certaines solutions ATS exploitent l’IA, notamment pour évaluer la pertinence des candidats, mais cette pratique n’est pas sans controverse).

Chez PeopleWeek, nous avons élaboré une solution. Nous offrons désormais à nos clients la possibilité d’utiliser un ATS complet appelé le module « Recrutement Plus » ou une version simplifiée appelée le module « Recrutement ». Les deux modules sont disponibles à un coût nettement inférieur à celui d’un ATS autonome et offrent les avantages de faire partie d’une solution « tout-en-un » couvrant l’ensemble du cycle de vie du collaborateur.

PeopleWeek espère que notre approche tout-en-un des logiciels RH et de recrutement pourrait inspirer d’autres solutions SIRH. À mesure que cette approche devient courante, elle pourrait rendre obsolète l’ATS traditionnel.

/par