Cas d’affaires
CAS D’AFFAIRES: SYZ GROUP
Site Internet: https://www.syzgroup.com/
Nombre d’employés : 270 employés
Secteur : Banque Privée
Création : 1996
Siège social : Genève
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- À propos de Syz
- Les défis
- La solution
- Les résultats
- Conclusion
À PROPOS DE SYZ
Le groupe Syz est un groupe financier suisse détenu et géré par une famille, axé sur d’excellentes performances d’investissement à long terme, une solide gestion des risques et un service personnalisé pour les clients. Issu d’une famille d’entrepreneurs depuis des siècles, le groupe a été co-fondé en 1996 par Eric Syz qui dirige toujours l’entreprise aux côtés de ses deux fils et d’une équipe d’experts du secteur.
LES DÉFIS
Syz Group avait besoin d’un nouveau Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) pour accompagner davantage la transformation de l’organisation et optimiser la gestion des RH. Thomas Heurtevent, Senior Compensation and Benefits Manager, ainsi que le responsable RH du projet, explique cela plus en détail :
« Nous avons conclu que nous avions besoin d’un système de gestion du capital humain (HCM) qui nous permettrait d’intégrer pleinement les données personnelles, professionnelles et de paie des employés avec notre moteur de paie. Cela devait être fait d’une manière qui ne changerait pas les processus sous-jacents existants qui étaient bien établis avec notre fournisseur de paie. »
La gestion des performances et l’intégration étaient deux autres processus qui nécessitaient de nouveaux outils :
« Nous voulions adopter une nouvelle approche reflétant mieux notre vision de la gestion de la performance et souhaitions être en mesure de gérer les objectifs, les évaluations et la planification du développement des employés comme des processus séparés ou intégrés. PeopleWeek nous permet de le faire. De plus, nous devions gérer l’intégration et les transferts d’employés de manière transparente entre les équipes RH et informatique et sans affecter les processus existants. »
LA SOLUTION
L’équipe du projet recherchait une interface logicielle conviviale, mais également une solution à la fois prête à l’emploi et adaptée aux besoins de Syz :
« Nous avons d’abord été impressionnés par l’interface utilisateur personnalisable de PeopleWeek et la facilité avec laquelle les clients peuvent gérer de manière autonome bon nombre de leurs propres configurations. Cependant, nous étions également conscients du fait que Syz voulait éviter autant que possible d’apporter des modifications aux processus internes existants qui fonctionnaient très bien, par exemple la paie et l’intégration. La plupart des systèmes RH ne le permettent pas, sauf si vous achetez une solution hautement personnalisée, ce qui est clairement plus coûteux et plus long à mettre en œuvre. »
LES RÉSULTATS:
Il a fallu 16 semaines à PeopleWeek et Syz pour implémenter les fonctionnalités du logiciel pour les 270 employés du groupe. Group Syz était très satisfait des résultats : « PeopleWeek a été en mesure de fournir des solutions prêtes à l’emploi à la plupart de nos besoins et de s’associer à nous pour développer de nouvelles solutions si nécessaire. Grâce aux modules que nous avons mis en place – People, Payroll, Onboarding et Performance – je peux affirmer avec certitude que nous disposons d’outils modernes et efficaces, qui peuvent être développés au fur et à mesure de l’évolution de nos besoins. Pour Nicole Aepli, Responsable de la Stratégie RH :
« PeopleWeek a apporté à la fois son savoir-faire en matière de RH et d’informatique. Dans certains domaines, nous savions exactement ce que nous attendions d’un nouveau SIRH, mais dans d’autres, nous recherchions des idées créatives pour nous aider à repenser certaines de nos pratiques. PeopleWeek a partagé cette expérience avec nous pendant la phase de conception.
CONCLUSION:
Réflexions de Nicole sur le partenariat et l’expérience PeopleWeek :
« Dans l’ensemble, cela s’est ressenti comme un partenariat collaboratif à la fois pendant et après la mise en œuvre. Ensemble, Syz et PeopleWeek ont mis en place des solutions conviviales nécessaires à nos employés, managers et RH. Surtout, le projet a été livré dans les délais et le budget.
CAS D’AFFAIRES: ACE & COMPANY
Site Internet: https://aceandcompany.com/
Nombre d’employés : 40
Secteur : Capital-investissement
Création : 2005
Siège : Genève, Suisse
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- À propos d’ACE et de l’entreprise
- Les défis
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- Conclusion
À PROPOS D’ACE ET DE LA SOCIÉTÉ
ACE & Company (« ACE »), fondée en 2005, est un groupe d’investissement mondial spécialisé dans les investissements privés. La société a des bureaux à Genève (siège social), Londres, Le Caire, New York et Hong Kong. Anushan Sinnathamby est responsable administratif chez ACE. Il est responsable des communications inter-équipes, s’assurant que tous les processus sont en place et fonctionnent correctement. Anushan est le lien principal entre la direction et les employés.
LES DÉFIS
Anushan se souvient des difficultés que lui et ses collègues ont dû affronter avant de mettre en place PeopleWeek :« Nous avons utilisé plusieurs outils pour suivre les données et les événements importants. » C’était assez compliqué pour moi de partager de nouvelles politiques et des articles importants avec les membres de l’équipe.› « Un autre aspect important était d’avoir un aperçu clair des absences des employés et des informations publiques: Garder une trace des absences, desjours de vacances, des jours fériés et qui travaille où – ce n’était pas une tâche facile. Nous avions besoin d’une solution qui me permette d’avoir une visibilité directe sur les allées et venues des employés. »
LA SOLUTION
Anushan a contacté Patrick Sikias, le fondateur de PeopleWeek, pour explorer comment PeopleWeek pourrait aider ACE : « Patrick m’a expliqué comment PeopleWeek pouvait aider ACE à être plus efficace et que son logiciel unique possède à la fois des modules de collaboration RH et employés, ce qui est exactement ce dont nous avions besoin. »
Les modules utilisés par ACE sont les personnes, le temps et la présence, le travail à distance, l’intranet pour les actualités, les documents, les listes, la publication de contenu et le vote. « On nous a montré une plateforme RH et de collaboration à guichet unique. J’avais hâte de voir la mise en œuvre finale. » La mise en œuvre a pris environ 1 semaine pour les 40 employés d’ACE & Company. »
LES RÉSULTATS:
Deux ans et demi après la mise en œuvre de PeopleWeek, Anushan explique comment le logiciel a facilité ses tâches quotidiennes :
« Je peux avoir toutes les informations dont j’ai besoin en un seul endroit. PeopleWeek m’a donné la possibilité de partager des fichiers, de la documentation, des actualités et des présentations avec toutes les équipes, ainsi que de voter sur des décisions importantes au sein de l’entreprise et de suivre les absences et les employés travaillant à distance. Un autre aspect important pour moi est l’autonomie. Après avoir implémenté PeopleWeek, je n’ai pas besoin d’impliquer notre équipe informatique pour gérer le système. Je peux apporter des modifications, créer mes propres listes et ajouter de nouvelles politiques en temps réel et par moi-même, comme je l’entends. » Anushan est très positif à propos de l’équipe de support client et de développement : « La formation s’est bien déroulée. Dès le premier jour, nous avons reçu un excellent soutien de l’équipe technique chaque fois que nous en avions besoin. En conséquence, tous les problèmes ont été résolus rapidement. »
CONCLUSION:
Quelques mots de clôture pour des organisations similaires à ACE & Company : « Je recommanderais PeopleWeek comme une solution logicielle prête à l’emploi idéale mais en même temps personnalisée. Si vous aimez les modules pratiques qui vous offrent un contrôle et une autonomie complets, alors PeopleWeek est la solution. »
CAS D’AFFAIRES: GEROFINANCE
Site Internet: https://www.gerofinance.ch/
Nombre d’employés : 370
Industrie : Gestion immobilière et ventes immobilières
Création: 1962
Siège social : Genève, avec plusieurs agences situées en Suisse romande
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- À propos de GeroFinance
- Les défis
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- Les résultats
- Conclusion
À PROPOS DE GEROFINANCE
GeroFinance crée des synergies gagnantes grâce à l’expertise et à la complémentarité de chaque entité partenaire. L’entreprise est présente dans toute la Suisse romande avec des agences à Genève, Vaud et plus récemment en Valais. Ils bénéficient d’une solide expérience dans tous les domaines de la gestion et du courtage immobiliers, y compris la gestion d’immeubles locatifs, de villas et de locaux commerciaux, et le conseil fiscal et financier.
LES DÉFIS
Le service RH de GeroFinance se souvient de la manière dont il menait ses processus de travail quotidiens avant de mettre en place PeopleWeek : « Nous nous occupions de la plupart de nos tâches quotidiennes à la main. Finalement, nous avons réalisé qu’il pourrait être avantageux pour nous de numériser nos processus de travail. Cela pourrait nous aider à être plus organisés et efficaces. » Le groupe est actuellement composé de 20 agences, ce qui a créé le challenge de toutes les synchroniser : « Nous avons déterminé que si nous voulions avoir un flux d’informations fluide entre tous les collègues et tenir chaque entité informée des politiques de l’entreprise, nous avions besoin d’un outil approprié. Nous avions l’intention de centraliser et de promouvoir la communication entre toutes les agences. »
LA SOLUTION
Martine est Directrice Adjointe des Ressources Humaines chez GeroFinance Gerofinance | Régie du Rhône. Elle a le sentiment qu’ils sont très bien accompagnés et que chacun dans l’équipe de PeopleWeek a fait et fait tout pour répondre à ses besoins, tout en étant ouvert au développement de nouvelles fonctionnalités lorsque GeroFinance avait des besoins spécifiques. Ainsi, les workflows quotidiens de GeroFinance sont digitalisés et leur collaboration inter-agences s’est nettement améliorée : « C’est très facile d’être au courant de l’actualité et des événements d’une entité particulière grâce aux modules News et Events. Je peux être à des kilomètres de mes collègues tout en sachant qui est où et sur quoi ils travaillent. Le logiciel nous offre un haut niveau de transparence, de contrôle et d’efficacité. » De plus, les fonctionnalités Absences et Note de frais se sont avérées très utiles pour Martine et ses collègues : « En utilisant le module Note de frais, nos employés peuvent facilement enregistrer leurs dépenses et les faire approuver. Pour nous, le service RH, c’est une fonctionnalité très importante qui nous permet de générer des rapports sur les dépenses et nous donne l’autonomie pour définir et modifier la catégorie et les types de dépenses en quelques clics. Le module Absences a été très important pour nos concierges. Ce module leur donne la possibilité de se coordonner et de s’assurer qu’il y a toujours quelqu’un pour accueillir et aider les invités. »
CONCLUSION:
Un aspect très important pour toute collaboration potentielle est de fixer des attentes réalistes pour répondre aux besoins du client : « Pour moi, personnellement, je pense qu’il est très important de définir clairement les exigences dès le départ. Avec PeopleWeek, nous avons l’impression qu’ils se sont vraiment engagés à résoudre nos problèmes et à nous aider à surmonter nos défis. De plus, nous recevons la formation nécessaire pour apprendre rapidement le fonctionnement des modules afin de les utiliser au mieux de leur potentiel. Je recommanderais PeopleWeek à toute organisation de taille moyenne ou grande qui cherche à numériser ses flux de travail quotidiens, à améliorer la collaboration entre les départements et à accroître son efficacité à l’aide d’une variété de modules conviviaux. »
CAS D’AFFAIRES: VILLE DE BULLE
Site Internet: https://www.bulle.ch/
Nombre d’employés : 195
Industrie : Administration publique
Création : 2006
Siège social : Bulle
Nombre d’employés : 195
Industrie : Administration publique
Création : 2006
Siège social : Bulle
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- À propos de Bulle
- Les défis
- La solution
- Les résultats
- Conclusion
À PROPOS DE BULLE
Bulle est une ville de plus de 25’000 habitants, capitale de la région de la Gruyère dans le canton de Fribourg. La commune actuelle, située à 771 mètres d’altitude, est née de la fusion de Bulle et de La Tour-de-Trême en 2006. Bulle est un centre économique de développement régional jeune, attractif et dynamique, extrêmement bien situé entre Berne et l’arc lémanique. Bulle dispose d’une grande variété de clubs et d’associations qui proposent à la population des activités culturelles, sportives, de loisirs et de divertissement de qualité. Les services d’éducation, de mobilité et d’urbanisme sont de qualité. Au total, Bulle offre une très bonne qualité de vie à ses habitants.
LES DÉFIS
Brigitte Perret est responsable du service RH de Bulle. Elle a identifié que l’amélioration de la communication et la transparence de la structure organisationnelle étaient deux priorités : « Nous avons utilisé plusieurs canaux de communication et il est rapidement devenu évident que le système que nous utilisions avait ses limites. Nous avions besoin d’un outil qui nous permettrait de regrouper tous ces canaux distincts en un seul endroit. Nous savions que si nous pouvions le faire, nous serions en mesure de favoriser une collaboration inter-équipes beaucoup plus efficace. En outre, nous devions améliorer la compréhension de la structure organisationnelle, des relations hiérarchiques et du rôle des différents départements. Pour cette raison, nous voulions publier la structure de l’organisation à tous les employés et partager des informations sur ce qui se passe dans l’ensemble de l’organisation. »
LA SOLUTION
Brigitte et son équipe sont tombées sur PeopleWeek lors de leurs recherches sur différentes plateformes. Elle décrit ses premières impressions sur le logiciel : « Il n’a pas fallu longtemps pour réaliser que PeopleWeek cochait toutes les cases pour nous. Le logiciel offrait les différents modules dont nous avions besoin pour nos activités RH quotidiennes, ainsi qu’une boîte à outils de communication interne.
LES RÉSULTATS:
Bulle a décidé d’acheter initialement quatre modules, et la mise en œuvre a duré environ deux mois. Brigitte explique comment PeopleWeek a facilité les tâches de l’équipe : « Les modules Intranet et Collaboration, qui contiennent les sous-modules Projets, Actualités, Événements, Contenus, Listes, Outils et Enquêtes, nous aident à tenir les employés bien informés et permettent un échange d’informations fluide. La communication interne et l’engagement se sont vraiment améliorés.. Les employés aiment vraiment le module des dépenses. Il est facile d’enregistrer une dépense et les remboursements sont gérés efficacement et rapidement. Il est maintenant très simple de suivre les taux de participation et de réussite aux cours de formation. De plus, les employés peuvent demander de nouvelles formations et faire des suggestions sur les formations existantes. Un module spécifique reste le préféré de Brigitte : « Je suis particulièrement impressionné par le module Évaluations. Depuis que nous avons commencé à l’utiliser, le processus d’évaluation des performances est beaucoup plus simple et efficace. Ce module garantit que chacun a un retour régulier et détaillé sur ses performances et sait où et comment il peut continuer à se développer et à s’améliorer.
CONCLUSION:
Les opérations RH et les communications avec les employés de Bulle se sont considérablement améliorées depuis qu’ils ont commencé à utiliser PeopleWeek. Du coup, Brigitte est très satisfaite : « Nous avons apprécié une collaboration très fructueuse avec PeopleWeek.“We’ve enjoyed a very fruitful collaboration with PeopleWeek. Leur équipe est très flexible et toujours orientée vers les solutions. Je recommande PeopleWeek à toute organisation qui cherche à améliorer ses processus RH quotidiens, la communication entre les équipes et l’engagement des employés. »
CAS D’AFFAIRE: vVARDIS
Site web : www.vvardis.com
Nombre d’employés : 50
Secteur d’activité : Privé
Création : 2020
Siège social : Zoug, Suisse
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- À propos de vVARDIS
- Les défis
- La solution
- Les résultats
- Conclusion
À PROPOS DE VVARDIS
La nouvelle science de la santé bucco-dentaire. Une quête.
Poussés par notre désir d’éradiquer la maladie n°1 dans le monde – la carie dentaire – nous, chez vVARDIS, avons une vision. vVARDIS pense que les soins bucco-dentaires sont le fondement indispensable de la santé et du bien-être holistiques et nous avons pour mission d’améliorer la qualité des soins bucco-dentaires pour tous – dans le but de créer un avenir sans forage pour la prochaine génération.
vVARDIS combine des technologies brevetées révolutionnaires et une science de pointe avec l’héritage de la pureté et de la précision suisses, dans un régime avancé qui aide à éliminer la carie initiale, restaure, renforce et blanchit les dents, et offre une protection saine et durable sans sensibilité.
À PROPOS DE NICK
Nick Egger travaille en tant que directeur des ressources humaines chez vVardis. À ce titre, il est responsable de la planification stratégique RH et de toutes les opérations RH. Avant de prendre ses fonctions en août 2021, il a travaillé pendant plus de 25 ans dans divers postes de direction des ressources humaines pour des organisations comptant jusqu’à 10 000 employés. Il a travaillé dans diverses zones géographiques, comme en Asie, en Europe et aux États-Unis.
LES DÉFIS
Durant ses premiers jours au vVARDIS, Nick a vite compris qu’il avait besoin de changement :
« Nous avons utilisé 2 à 3 outils différents pour gérer les données des employés et de la paie, y compris Excel. Nous utilisions des feuilles de calcul et devions saisir les modifications manuellement, ce qui laissait une marge d’erreur assez importante dans la gestion des dossiers sans flux de travail établis. »
« Le recrutement était une tâche fastidieuse : trouver des embauches potentielles, répondre aux e-mails/notifications, planifier et faire les rondes d’entretiens, créer des rapports pour chaque ronde, gérer les refus… Il est facile de perdre le fil et d’être désynchronisé avec ses collègues et candidats. »
vVARDIS a conclu qu’il lui fallait un outil pour numériser toutes ses opérations de RH afin d’améliorer son efficacité :
« Nous avons été confrontés à de nombreux défis en matière de collaboration et de définition de qui fait quoi. Nous devions trouver une solution – et nous devions la trouver rapidement car nous sommes en mode start-up/scale-up. »
LA SOLUTION
Peu de temps après, Nick a contacté Paul Jon Martin pour discuter des solutions possibles aux défis de vVardis.
« Je voulais trouver une solution vanille qui soit également personnalisable et intuitive à utiliser. PeopleWeek offre exactement cela : un logiciel prêt à l’emploi qui est également adapté à nos besoins.
Des modules RH pragmatiques, perspicaces et faciles à utiliser, avec une intégration de la paie sur les données des employés – grâce au partenariat avec Loyco – et un fort accent sur la protection et la sécurité des données (base DB suisse), avec une vue d’ensemble claire de toutes les opérations en synchronisation avec notre stratégie des personnes – il est devenu clair dès le début que PeopleWeek est un guichet unique pour nos opérations RH chez vVARDIS. »
De plus, Nick a apprécié le fait que vVardis et PeopleWeek aient un état d’esprit similaire :
« Des produits de nouvelle génération fabriqués en Suisse, une science de pointe et la volonté de livrer ainsi que de travailler pour les consommateurs afin de façonner un avenir meilleur grâce à des produits uniques – nous avons cela en commun ! Cela a rendu la décision d’opter pour PeopleWeek incroyablement facile. »
Toutes les données organisationnelles et humaines ont été importées dans le système dans les quatre semaines, permettant à vVardis d’être opérationnel environ six semaines après avoir pris la décision de mettre en œuvre PeopleWeek.
LES RÉSULTATS:
Maintenant que vVardis utilise PeopleWeek, Nick est beaucoup plus à l’aise :
« Je suis plus à l’aise et j’ai plus confiance maintenant que je sais que tous les dossiers des employés sont sous « un même toit », sûrs et sécurisés. Il fonctionne sans problème, sans points de données manquants et sans double saisie de données. Il est également lié à notre fournisseur de paie Loyco. En conséquence, je peux désormais consacrer plus de temps aux programmes de gestion des talents et à la conception de l’organisation, à la stratégie des RH et m’appuyer sur un schéma d’organisation solide et transparent.»
Le processus de recrutement est désormais beaucoup plus simple :
« Toute personne impliquée dans le processus d’embauche a accès à la page d’un candidat, peut laisser des commentaires pour discuter des impressions, tout en consultant les notes et remarques de mes collègues sur nos précieux candidats. Le module de recrutement est intuitif, il y a moins de barrières que ce à quoi j’étais habitué avec les principaux logiciels RH. Il permet à tout le monde d’être à jour et sur la même page.
De plus, grâce à l’outil de collaboration de pointe, nos employés sont beaucoup plus conscients de leurs responsabilités et de qui est qui et fait quoi dans l’organisation. Cela garantit une plus grande visibilité et me permet de fournir facilement des définitions de processus aux employés. »
L’autonomie est un autre avantage pour le service RH de vVardis :
« Mon équipe et moi pouvons gérer les données des employés et de la paie, ajouter de nouvelles recrues et apporter des modifications au système de manière indépendante. Étant donné que le logiciel est facile à utiliser et ne nécessite aucune formation supplémentaire, nous n’avons pas besoin de compter sur une équipe informatique et de longs tests UAT. »
CONCLUSION:
Nick a quelques mots de clôture sur vVardis et PeopleWeek :
« Nous avons le sentiment d’être écoutés et que PeopleWeek s’engage pleinement à répondre à nos besoins – à maintes reprises au cours des derniers mois, cela s’est avéré être le cas. PeopleWeek a réalisé une mise en œuvre qui prend habituellement plus de 12 mois en moins de 6 semaines. Le niveau de professionnalisme, la qualité de la prestation et l’expertise dont ils ont fait preuve sont des éléments auxquels nous aimons être associés.
Mon équipe et moi sommes extrêmement satisfaits du logiciel et de l’outil de collaboration de PeopleWeek, et je le recommande à toutes les petites et moyennes entreprises (PME).
Ce fut un plaisir de collaborer avec l’équipe de PeopleWeek et nous sommes impatients de voir ce qu’ils vont nous proposer, cela semble prometteur et peut être déployé rapidement et facilement. »
CAS D’AFFAIRE : ANALYSE AVANCÉE DES DONNÉES RH UTILISANT LES DONNÉES DANS PEOPLEWEEK
Site web : www.vvardis.com
Nombre d’employés : 60+
Secteur d’activité : Privé
Création : 2020
Siège social : Zoug, Suisse
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À PROPOS DE VVARDIS
La nouvelle science de la santé bucco-dentaire. Une quête.
Poussés par notre désir d’éradiquer la maladie n°1 dans le monde – la carie dentaire – nous, chez vVARDIS, avons une vision. vVARDIS pense que les soins bucco-dentaires sont le fondement indispensable de la santé et du bien-être holistiques et nous avons pour mission d’améliorer la qualité des soins bucco-dentaires pour tous – dans le but de créer un avenir sans forage pour la prochaine génération.
vVARDIS combine des technologies brevetées révolutionnaires et une science de pointe avec l’héritage de la pureté et de la précision suisses, dans un régime avancé qui aide à éliminer la carie initiale, restaure, renforce et blanchit les dents, et offre une protection saine et durable sans sensibilité.
À PROPOS DE NICK
Nick Egger travaille en tant que directeur des ressources humaines chez vVardis. À ce titre, il est responsable de la planification stratégique RH et de toutes les opérations RH. Avant de prendre ses fonctions en août 2021, il a travaillé pendant plus de 25 ans dans divers postes de direction des ressources humaines pour des organisations comptant jusqu’à 10 000 employés. Il a travaillé dans diverses zones géographiques, comme en Asie, en Europe et aux États-Unis.
LES DÉFIS
vVardis est une entreprise à croissance rapide et nous avons besoin d’analyses détaillées sur les revenus et les coûts, les budgets et les prévisions. Cela comprend les coûts liés à l’emploi ou notamment les coûts liés au personnel, qui, comme de nombreuses entreprises, constituent notre principale catégorie de dépenses. Nos analyses doivent également être divisées en plusieurs catégories différentes, par exemple, par pays, entité, département, fonction, secteur d’activité et comparaisons de mouvements individuels. Nous avons également besoin d’une vue d’ensemble de nos coûts budgétés par rapport aux coûts réels par rapport aux prévisions par mois, trimestre et année. Ces données relatives aux personnes sont utilisées pour soutenir une prise de décision commerciale éclairée et pour comprendre les profits et les pertes dans l’ensemble de l’entreprise.
Alors que PeopleWeek contenait la plupart des données nécessaires aux RH et aux Finances pour fournir ce niveau de reporting détaillé, le processus de consolidation prenait beaucoup de temps. J’ai également reconnu que la manière dont vVardis doit utiliser les données est très spécifique à notre organisation, comme c’est le cas pour la plupart des organisations, et que nous ne pouvions pas nous attendre à ce qu’un SIRH fournisse une sortie de rapport standardisée qui répondrait à nos besoins.
LA SOLUTION
La première étape consistait à concevoir un modèle de données qui fournirait l’étendue et la profondeur d’analyse requises par l’entreprise. Il s’agissait d’un projet collaboratif impliquant moi-même, le directeur financier et un consultant externe doté de compétences spécialisées dans la création d’analyses commerciales et possédant un savoir-faire approfondi des systèmes et processus SIRH. Il s’agissait d’un processus itératif qui nous a probablement pris environ 10 heures au cours d’une semaine pour créer le module de Prévision des Dépenses des Collaborateurs (PDC).
L’étape suivante consistait à créer un modèle automatisé qui ingérerait puis analyserait les données des employés déjà présentes dans PeopleWeek. Pour ce faire, nous avons utilisé Power Query (un outil gratuit dans Excel), qui importe les données de PeopleWeek au format Excel.
Les données requises ont été facilement exportées depuis PeopleWeek à l’aide de leurs rapports Excel standard existants (par exemple, le rapport sur les données de base des employés, les données de paie et le recrutement futur). Nous devions ajouter quelques points de données supplémentaires au modèle, tels que les coûts estimés de la sécurité sociale (pourcentages) et les taux de change mensuels pour chaque pays dans lequel nous opérons.
Il a fallu environ 10 jours à notre consultant externe sur quelques mois pour construire, tester et déployer le modèle convenu. Cela comprenait la conception, l’ingénierie, les tests et le déploiement en production.
LES RÉSULTATS
Le résultat est un modèle hautement personnalisé qui permet à vVardis de produire un ensemble détaillé et large de données relatives aux coûts des employés, y compris des comparaisons des coûts réels par rapport aux coûts budgétés par rapport aux coûts prévus, et de le faire en utilisant de nombreuses divisions de données organisationnelles (en utilisant le trancheurs Excel), différents types de coûts, et même des coûts précis par employé, ainsi que le suivi des mouvements des employés mois par mois par rapport aux données budgétées.
Lorsque nous avons comparé les résultats annuels finaux générés par le grand livre général des finances et ceux générés à l’aide de notre modèle Prévision des Dépenses des Collaborateurs (PDC) basé sur les données de PeopleWeek, nous avons obtenu une précision de 99,8 %.
CONCLUSION
Lorsqu’un SIRH comme PeopleWeek est utilisé pour gérer un large éventail de processus RH et que la gestion des données de vos employés est de haute qualité, il est possible de produire des rapports et des analyses très détaillés et personnalisés.
Il existe de nombreux outils très accessibles et peu coûteux qui vous permettent d’exporter les données des personnes, de les transformer dans le format et les conventions de dénomination requis, et de les intégrer dans un modèle sur mesure qui répond aux exigences d’une organisation typique.
Bien que notre solution ait demandé un peu d’effort à mettre en place, une fois créée, nous pouvons ingérer directement les rapports standard de PeopleWeek et c’est bien mieux que d’avoir un ensemble générique de tableaux de bord qui ont l’air jolis mais n’ajoutent pas vraiment de valeur commerciale !
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Remarque : Si vous êtes potentiellement intéressé par une approche similaire à vVardis, PeopleWeek se fera un plaisir de mettre nos clients en relation avec le consultant externe qui a travaillé avec Nick pour construire leur modèle analytique. Veuillez contacter pauljonmartin@peopleweek.com.