HR-Software: Fertig oder maßgeschneidert?

Die Auswahl der richtigen HR-Softwareplattform ist eine Herausforderung. Erstens müssen Unternehmen die strategische Kaufentscheidung treffen

Die Auswahl der richtigen HR-Softwareplattform ist eine Herausforderung. Zunächst müssen Unternehmen die strategische Entscheidung treffen, ob sie eine „One-Stop-Shop“-Lösung, eine Vielzahl von eigenständigen Lösungen für verschiedene Aktivitäten oder ein HCM-Kernsystem mit Integrationen in Spezialsoftware (z. B. Rekrutierung, Lernen, Begabung usw.). Der Trend für Organisationen jeder Größe geht dahin, Lösungen aus einer Hand zu implementieren. Zweitens stehen nach der strategischen Entscheidung viele HR-Softwarelösungen zur Auswahl und weitere wichtige Kriterien wie IT-Sicherheit, Kundenbetreuung und Preisgestaltung.

Die meisten HR-Software ist entweder hochgradig anpassbar (maßgeschneidert) oder von der Stange (gebrauchsfertig). Nichtsdestotrotz erwarten kleine, mittlere und große Unternehmen bei der Auswahl oder Implementierung von Software, dass die neue Lösung Inhalte und Prozesse liefert, die identisch oder zumindest sehr ähnlich zu ihrer bestehenden Arbeitsweise sind. Während die Bedeutung, die darauf gelegt wird, so wenig interne Veränderungen wie möglich zu verursachen, gut gemeint ist, werden die langfristigen Nachteile oft übersehen.

Noch wichtiger ist, dass Unternehmens- und Personalleiter daran denken müssen, dass Ihre Mid- und Back-Office-Prozesse in einer zunehmend wettbewerbsorientierten Welt in erster Linie in Bezug auf Kosten, Qualität und Geschwindigkeit effizient sein müssen.

Bei HR-Prozessen sind sie sicherlich wichtig, um die Kultur einer Organisation zu fördern. Maßgeschneiderte Prozesse – die maßgeschneiderte Softwarelösungen erfordern – sind jedoch höchstwahrscheinlich kein Unterscheidungsmerkmal für den Erfolg einer Organisation, und die Kultur wird in erster Linie von Menschen und nicht von Technologie geprägt.

In diesem Artikel werde ich meine Gedanken zu folgenden Punkten teilen:

• Warum Organisationen bestehende Prozesse beibehalten wollen
• Warum die Suche nach dem Status quo nicht immer eine gute Idee ist
• Warum es schwierig ist, eine HR-Plattform auszuwählen
• Wie Technologie helfen kann
• Ob Organisationen sich anpassen oder anpassen sollten

WARUM ORGANISATIONEN BESTEHENDE PROZESSE BEHALTEN WOLLEN
Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen möchten, dass sich Software an ihre bestehenden Arbeitsweisen „anpasst“, und der Hauptgrund ist normalerweise die Minimierung des Änderungsmanagements.

Im Fall von HR-Software hat die Personalabteilung (oder zumindest die Personalentscheider) oft Angst davor, dass Mitarbeiter oder Führungskräfte ihre bestehenden Prozesse ändern müssen, beispielsweise ihre unternehmensspezifische Art und Weise, Mitarbeitergespräche, Personalbeschaffung, Arbeitszeittabellen oder Spesen. Sie zögern möglicherweise auch, Änderungen einzuführen, die nachgelagerte Auswirkungen auf andere Abteilungen haben, z. B. Buchhaltung, Finanzen und IT.

Es ist auch oft so, dass die Personalabteilung eine der am wenigsten ausgestatteten Abteilungen ist, mit einer hohen Arbeitsbelastung und wenig Kapazität, um zusätzliches Änderungsmanagement zu übernehmen. Leider sind viele HR-Teams auch schlecht für die Bewältigung von Veränderungen gerüstet, weil ihnen die Erfahrung und die Fähigkeiten fehlen oder sie als Verwaltungsfunktion wahrgenommen werden, sodass sie nur begrenzte Möglichkeiten haben, Unternehmensleiter zu beeinflussen und Veränderungen voranzutreiben.

WARUM ES NICHT IMMER EINE GUTE IDEE IST, NACH DEM STATUS QUO ZU SUCHEN
Unserer Erfahrung nach ist das Treffen von Softwareentscheidungen mit der Notwendigkeit, bestehende Prozesse aufrechtzuerhalten, aus drei Hauptgründen oft fehlerhaft:

1. Die bestehenden kundenspezifischen Prozesse sind oft ineffizient und/oder bringen wenig geschäftlichen Nutzen. Darüber hinaus gab es normalerweise sehr wenig (oder vielleicht keine) interne Diskussion über die Wirksamkeit bestehender Prozesse oder die Berücksichtigung alternativer Ansätze;
2. Die zusätzlichen Implementierungskosten, die mit dem Aufbau maßgeschneiderter IT-Lösungen verbunden sind, stehen möglicherweise in keinem Verhältnis zu dem Mehrwert, den sie bringen. und
3. Maßgeschneiderte IT-Lösungen sind tendenziell deutlich teurer in der Wartung, was zu erhöhten Systemgemeinkosten (interne Betriebskosten oder Systemlizenzgebühren) führt.

Wenn eine Organisation über ein großes Budget für die Implementierung und Durchführung angepasster HR-Prozesse verfügt, sind die Punkte 2 und 3 natürlich von geringerer Bedeutung.

Die Realität sieht jedoch so aus, dass die meisten Unternehmen in kostensensiblen Umgebungen tätig sind. Auch in guten Zeiten muss man sich auf schwierige Zeiten einstellen, der Wettbewerb drückt kontinuierlich auf die Margen und Non-Profit-Organisationen sind meist auf unberechenbare Fremdfinanzierungen angewiesen. Die aktuellen makroökonomischen Rahmenbedingungen deuten darauf hin, dass der Gewinndruck in den nächsten Jahren weiter steigen wird, z. Inflation, Rohstoffknappheit, Unterbrechungen der Lieferkette und Wechselkursschwankungen. Der Krieg in der Ukraine verstärkt nun diese Herausforderungen.

WARUM ES SCHWER IST, EINE HR-PLATTFORM AUSZUWÄHLEN
PeopleWeek spricht mit Organisationen in vielen Sektoren, unterschiedlicher Größe (Umsatz und Mitarbeiter) und mit einer Präsenz in vielen Ländern. Wir sehen regelmäßig Personalleiter und andere Entscheidungsträger, die mit den verfügbaren HR-Softwarelösungen auf dem Markt kämpfen. Es gibt 2 Hauptgründe für diese Herausforderung:

• Die hochgradig anpassbaren Lösungen sind zu teuer (und erfordern lange Implementierungszeiten und interne Ressourcen); und
• Die Standardlösungen bieten begrenzte Anpassungsmöglichkeiten und Funktionalität.

Hinzu kommt oft ein Mangel an Pragmatismus, bisherige Arbeitsweisen an bestehende Softwarelösungen anzupassen – nicht komplett zu verändern.

WIE TECHNOLOGIE HELFEN KANN
Softwareunternehmen müssen diese Realitäten akzeptieren und ihren Kunden praktische Lösungen anbieten. Die Antwort besteht nicht darin, Kunden zu „zwingen“, innerhalb enger Technologiegrenzen zu arbeiten, oder teure Gebühren für die Entwicklung einzigartiger Lösungen zu erheben, die dann typischerweise vom ersten Kunden bezahlt und mit sehr hohen Gewinnspannen an andere Kunden weiterverkauft werden. Dieser Ansatz ist weder nachhaltig für den Kunden noch für die Systemarchitektur, die zu komplex wird.

PeopleWeek wurde mit dem Ehrgeiz konzipiert, das Beste aus beiden Welten anzubieten, indem es eine Standardlösung ist, die auch ein erhebliches Maß an Anpassung ermöglicht. Darüber hinaus müssen Anpassungen erschwinglich sein, und dies ist nur möglich, indem die anpassbaren Funktionen in das Kernsystemdesign eingebaut und vom Kunden selbst konfiguriert werden können, ohne dass IT-Kenntnisse erforderlich sind. Das ist die Daseinsberechtigung von PeopleWeek.

ANPASSEN ODER ANPASSEN: WAS IST DAS UNTERNEHMEN?
Ich erinnere mich regelmäßig an die wichtigsten Treiber der Geschäftsleistung, die Ram Charan in seinem Bestseller „Was der CEO Sie wissen lassen will“ beschrieben hat: Cash, Marge, Geschwindigkeit, Wachstum und Kunden.

Während effektive HR-Prozesse für Organisationen eindeutig wichtig sind, dürfen HR-Experten und Unternehmensleiter nicht die Tatsache aus den Augen verlieren, dass allzu individuelle Ansätze wahrscheinlich keinen wesentlichen Einfluss auf die Gesamtleistung haben. Darüber hinaus wird die Unternehmenskultur von Menschen und Führung bestimmt, nicht von Prozessen und Technologie.

Aus diesem Grund und angesichts der zusätzlichen Kosten, die mit übermäßig angepassten Softwarelösungen verbunden sind, rät PeopleWeek:

• Stellen Sie die Wirksamkeit der bestehenden Prozesse Ihrer Organisation in Frage;
• Wählen Sie Software, die einfach und ausreichend anpassbar ist, um die Anforderungen Ihres Unternehmens mit geringen oder keinen zusätzlichen Kosten zu erfüllen;
• Passen Sie mit einer pragmatischen Denkweise an und denken Sie daran, dass Technologie ein Mittel zum Zweck und kein Selbstzweck ist; und
• Passen Sie nicht an, es sei denn, die Anpassung wird die Effizienz wirklich steigern oder Sie haben viel Geld (zu verschwenden).

Diese Prinzipien sind wirtschaftlich und operativ sinnvoll, obwohl es unangenehm sein kann, die Notwendigkeit einer Anpassung zu akzeptieren. Andererseits, „wenn sich nie etwas ändern würde, gäbe es keine Schmetterlinge“