HR-Analytik: Müll rein, Müll raus

Trotz der Verbreitung von Artikeln und Lösungen für die Erstellung von fortgeschrittenen Analysen und ausgefallenen Dashboards haben viele Organisationen – sowohl große als auch kleine – Schwierigkeiten, grundlegende HR-Berichte zu erstellen.

Für Personalverantwortliche kann dies äußerst frustrierend sein. Einerseits lesen wir ständig von „Big Data“-Lösungen (für die Verarbeitung großer, komplexer und schneller Datensätze), künstlicher Intelligenz (KI), Bots (Softwareanwendungen, die so programmiert sind, dass sie bestimmte Aufgaben erledigen) und maschinellem Lernen (Systeme, die aus Datenmustern lernen und sich anpassen, ohne explizite Anweisungen zu befolgen), doch viele HR-Teams sind nicht in der Lage, Kerndaten wie Mitarbeiterzahl, Umsatz und demografische Daten zuverlässig zu erstellen. Von komplexeren Daten wie lohnbezogenen Kosten, Lohnabrechnung und Produktivitätsanalyse will ich gar nicht erst reden.

In diesem Artikel gehe ich auf die folgenden Themen ein:

  1. Die Hauptgründe, warum viele Organisationen über schlechte „HR-Daten“ verfügen;
  2. einige relativ einfache Schritte, die Unternehmen unternehmen können, um die Qualität ihrer zugrunde liegenden Daten zu verbessern (und damit die Grundlage für anspruchsvollere Analysen zu schaffen); und
  3. Wie die Gestaltung von HR-Software (HRIS) dazu beitragen kann, die Punkte 1 und 2 anzugehen.
WARUM HABEN SO VIELE UNTERNEHMEN SCHLECHTE PERSONALDATEN?

Nach meiner persönlichen Erfahrung, sowohl als Personalverantwortlicher als auch in der Zusammenarbeit mit Kunden, gibt es eine Reihe von gemeinsamen Themen, darunter:

  • Mangelnde Investitionen in intuitive HR-Systeme, was dazu führt, dass die Personalabteilung und die Vorgesetzten Daten in Excel-Dateien bearbeiten.
  • Die Verwendung mehrerer HR-Systeme (für verschiedene Prozesse), die nicht miteinander integriert sind, was zu viel manuellem Aufwand (Dateneingabe) und menschlichen Fehlern führt.
  • Verschiedene Bereiche desselben Unternehmens verwenden unterschiedliche Systeme für ähnliche Prozesse (in der Regel mit unterschiedlichen Datenfeldern, Werten und Formaten), was zu Komplexität und Ineffizienz bei der Konsolidierung von Daten für die Berichterstattung führt. In größeren Organisationen kann dies das Ergebnis von Fusionen und Übernahmen und der Unfähigkeit sein, Systeme zu konsolidieren.
  • Zu starke Konzentration auf die von der Finanz-/Buchhaltungsabteilung benötigten Daten auf Kosten dessen, was für die Verwaltung einer Organisation, einschließlich der Mitarbeiter, benötigt wird.
  • Die Verwendung unterschiedlicher Systeme für Personal- und Lohndaten, wodurch der Anreiz für das Hauptsystem der Personalabteilung, über vollständige und genaue Daten zu verfügen, entfällt.
  • HR-Teams, denen es an quantitativen Fähigkeiten und einem allgemeinen Interesse an Daten und Zahlen mangelt. Der HR-Beruf zieht in der Regel keine Menschen mit dieser Leidenschaft und diesen Kompetenzen an.
  • Eine Organisationskultur, die nie die Bedeutung qualitativ hochwertiger Personaldaten hervorgehoben hat, vielleicht weil sie als „Personaldaten“ im Gegensatz zu „Geschäftsdaten“ angesehen werden.

Natürlich sind diese Themen oft miteinander verknüpft. So kann beispielsweise ein Mangel an Investitionen in Systeme die Fähigkeit der Personalabteilung und der Führungskräfte beeinträchtigen, Daten effektiv zu verwalten. Umgekehrt kann die Unternehmenskultur oder ein Mangel an relevanten Fähigkeiten oder Interesse im HR-Team ein Hindernis dafür sein, dass das Unternehmen einen Nutzen aus einem durchaus brauchbaren HRIS zieht.

SCHRITTE ZUR VERBESSERUNG DER QUALITÄT VON UNTERNEHMENSDATEN

Irgendwann befindet sich jede Organisation in einer Situation, in der sie kaum eine andere Wahl hat, als die Qualität ihrer Organisationsdaten zu verbessern. Es kann viele Jahre oder sogar Jahrzehnte dauern, bis dieser Punkt erreicht ist, aber der Tag wird sicherlich kommen. Hier sind einige praktische Vorschläge für den Fall, dass es soweit ist:

  • Unternehmen müssen HR-Systeme auswählen, die intuitiv zu bedienen und leicht zu pflegen sind. Dies kann sogar bedeuten, dass man auf einige gewünschte Funktionen verzichten muss, um die Dinge einfach zu halten, oder bestimmte Prozesse zu vereinfachen (klicken Sie hier, um den Blog Q1 2022 zu diesem Thema zu lesen). Einige Unternehmen haben nur sehr wenig HR-Software und ihre HR-Teams würden sich über eine einfache Lösung freuen. Andere Unternehmen verfügen über sehr komplexe (und teure) Lösungen, die in Wirklichkeit die Personalabteilung und die Vorgesetzten bei ihren täglichen Aufgaben nicht ausreichend unterstützen.
  • Organisationen müssen entweder eine „One-Stop-Shop“-HR-Lösung verwenden (von denen es viele gibt) oder, wenn die Organisation die strategische Entscheidung getroffen hat, verschiedene/spezialisierte Software für verschiedene Prozesse (z. B. Einstellung, Leistung, Schulung usw.) zu verwenden, in die Integration ihrer HR-Systeme investieren, damit sie konsistente und aktuelle Daten enthalten. 
  • Ich war an Übernahmen und Fusionen beteiligt und habe auch Personalfunktionen übernommen, bei denen ich nach einer Fusion oder Übernahme für Geschäftseinheiten verantwortlich war. Die Konsolidierung von HR-Systemen ist zweifellos harte Arbeit und voller kultureller Spannungen, aber sie ist unerlässlich, wenn Unternehmen in der Lage sein sollen, gute Daten und Geschäftseinblicke zu gewinnen. Die Konsolidierung von Systemen bringt auch einen viel größeren Mehrwert, wenn die Daten der verschiedenen Organisationen harmonisiert werden
  • Erfreulicherweise stelle ich fest, dass immer mehr Unternehmen erkennen (vielleicht nach jahrelangem Druck auf die Personalleiter), dass ein Finanzsystem oder ein Lohnbuchhaltungssystem nicht dasselbe ist wie ein HRIS. Von einem Finanzsystem kann nicht erwartet werden, dass es den gesamten Personalbedarf eines Unternehmens abdeckt. Ebenso wenig kann von einem HRIS erwartet werden, dass es alle Anforderungen eines Unternehmens an das Finanz- und Rechnungswesen erfüllt. Dennoch muss ein vernünftiges Gleichgewicht gefunden werden, und es gibt eine wachsende Zahl von HR-Softwarelösungen, die so konzipiert sind, dass sie die Kernanforderungen des Finanz- und Rechnungswesens erfüllen.
  • Durch die Verwendung eines HRIS, das ein Modul für die Lohn- und Gehaltsabrechnung enthält, oder durch die Integration des HRIS mit dem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem wird sofort deutlich, wie wichtig es ist, dass das HRIS über vollständige und genaue Daten verfügt. Denn wenn das HRIS ungenaue Daten enthält, führt dies wahrscheinlich zu einer ungenauen Lohn- und Gehaltsabrechnung (Zahlungen, Steuerabzug, Sozialversicherung, Rentenabzüge usw.). Fehlende Pflichtangaben können dazu führen, dass ein Arbeitnehmer nicht bezahlt wird. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung von der Qualität der Daten im HRIS abhängig zu machen, beschäftigt Mitarbeiter, Manager und die Personalabteilung gleichermaßen.
  • Personalleiter müssen sicherstellen, dass ihr HR-Team eine gute Mischung aus Fachleuten mit starken quantitativen und qualitativen Fähigkeiten und einem Interesse an Zahlen und Daten aufweist. Im Idealfall verfügen alle Mitglieder des HR-Teams über ein gutes Allround-Know-how, selbst wenn sie eine weniger datenorientierte Rolle bevorzugen. Es ist jedoch nicht mehr realistisch zu glauben, dass ein HR-Team/eine HR-Abteilung leistungsstark sein kann, wenn es/sie nicht in der Lage ist, Daten zu verwalten und mit Zahlen zu arbeiten. Sie müssen bei der Einstellung richtig vorgehen und deutlich machen, dass von allen Mitarbeitern des HR-Teams ein Mindestmaß an Daten- und Rechenkompetenz erwartet wird.
  • Die Veränderung – oder Weiterentwicklung – der Unternehmenskultur ist wahrscheinlich das schwierigste Thema, und ich habe hier sicherlich nicht die Zeit, diesem Thema gerecht zu werden. Im Wesentlichen müssen die Führungskräfte klarstellen, dass jeder für die Qualität der Unternehmensdaten verantwortlich ist, und sicherstellen, dass damit positive und negative Konsequenzen verbunden sind. So kann die Personalabteilung beispielsweise nicht über gute Daten verfügen, wenn Mitarbeiter und Manager Informationen nicht rechtzeitig an die Personalabteilung weitergeben. Wenn die Personalabteilung keine zeitnahen Daten erhält, kann dies an schlechten oder unklaren Prozessen liegen, die behoben werden müssen. Die HR-Teams müssen auch stolz auf die Genauigkeit ihrer Daten und auf sehr niedrige Fehlerquoten bei Prozessen sein, für die Daten erforderlich sind, z. B. bei der Gehaltsabrechnung.
WIE EINE INTELLIGENT GESTALTETE PERSONALSOFTWARE HELFEN KANN

Wir haben versucht, PeopleWeek so zu gestalten, dass Unternehmen über saubere und vollständige Mitarbeiter- (persönliche und berufliche) und Organisationsdaten verfügen können. Andere HR-Software kann ähnliche Funktionen haben. Auch wenn Ihre Organisation kein HRIS hat, können einige der von PeopleWeek verwendeten Designprinzipien Ihnen helfen, Daten in einer Excel-Tabelle oder einer „DIY“-Datenbank besser zu verwalten. Hier sind einige Beispiele :

  • Verwenden Sie Dropdown-Listen anstelle von Freitextfeldern: Vermeiden Sie Dateneingabefehler und die Verbreitung unnötiger Datenwerte, z. B. Stellenbezeichnungen, Vertragsarten, Abwesenheitsarten, Kostenstellen, Abteilungsnamen, Gehaltsbestandteile (für die Gehaltsabrechnung). Ein klassisches Beispiel ist, dass Sie einen Bericht auf der Grundlage von Stellenbezeichnungen erstellen möchten, aber 10 Mitarbeiter, die mehr oder weniger dieselbe Funktion ausüben, haben alle leicht unterschiedliche Stellenbezeichnungen;
  • Erklären Sie, was die verschiedenen Datenfelder bedeuten: Es ist nicht immer offensichtlich, was ein Feld bedeutet. Ein Beispiel dafür ist, dass Personalverantwortliche manchmal verwirrt sind über die Unterschiede zwischen dem „ursprünglichen Beschäftigungsdatum“, dem „Datum der ununterbrochenen Beschäftigung“ und dem „Beschäftigungsdatum“. Eine einfache Erklärung in der Benutzeroberfläche eines Systems (oder in einer Tabellenkalkulation) kann die Fehler beseitigen;
  • Verwenden Sie ein HRIS, das ein Gehaltsabrechnungsmodul* enthält oder leicht in Ihr Gehaltsabrechnungssystem integriert werden kann, das zur Berechnung der Gehälter und zur Erstellung von Gehaltsabrechnungen verwendet wird.
  • Kontrollieren Sie, wer neue Werte im HRIS erstellen kann: In vielen Unternehmen steht es der Personalabteilung (und sogar den Managern) frei, neue Werte wie Vertragsarten, Kündigungsgründe, Arbeitsorte, Abteilungsnamen, Kostenstellen, Berufsbezeichnungen, Ausbildungsarten, Besoldungsgruppen usw. zu erstellen. Indem Sie kontrollieren, wer über die entsprechenden Systemverwaltungsrechte verfügt, können Sie eine derartige „Datenverschmutzung“ verhindern. In Kombination mit der Verwendung von Dropdown-Listen ist dies sogar noch effektiver;
  • Regeln im System fest codieren: Durch die Erstellung einfacher Systemlogiken oder Regeln können Sie menschliche Fehler vermeiden. Beispiele sind die Verknüpfung von Abteilungen mit einer vordefinierten Kostenstelle, die Zuordnung von Gehaltsarten zu vordefinierten Geldwerten und das Ablaufen von Arbeitserlaubnissen, die einen Wert „ungültige Daten“ auslösen;
  • Vom System generierte Erinnerungen: Benachrichtigungen oder Warnungen sind eine gute Möglichkeit, um Mitarbeiter, ihre Manager und die Personalabteilung daran zu erinnern, bestimmte Maßnahmen rechtzeitig zu ergreifen und so die Daten auf dem neuesten Stand zu halten;
  • Einfache Arbeitsabläufe: Prozesse, die unnötige (zu viele) Schritte vermeiden und Sie durch eine komplexe Aufgabe führen (z. B. die Versetzung eines Mitarbeiters von einer Einheit zu einer anderen), verringern die Fehlerquote erheblich;
  • Verwenden Sie Datumsauswahlen: Ein so einfaches Tool wie eine Datumsauswahl hilft, menschliche Fehler bei der Eingabe von Daten und Verwirrung zwischen Datumsformaten zu vermeiden;
  • Machen Sie Felder übersetzbar, um die Berichterstattung zu erleichtern: Oft sind Systeme und Tabellenkalkulationen nicht in der Lage zu erkennen, dass Daten wiederholte (gleiche) Werte enthalten, die jedoch in verschiedenen Sprachen vorliegen. Wenn ein System die Übersetzung von Werten in mehrere Sprachen zulässt, können Sie intelligente Berichte erstellen, die erkennen, dass zwei Werte, die unterschiedlich aussehen, tatsächlich gleich sind (z. B. „Männlich“ und „Homme“ oder „Marketingdirektor“ und „Marketingleiter“).

*PeopleWeek verfügt über ein Modul zur Verwaltung von Gehaltsabrechnungsdaten, das für die Gehaltsabrechnungsanforderungen jedes Landes angepasst ist.

QUALITÄT REIN, QUALITÄT RAUS

Qualitätsdaten sind der Ausgangspunkt – die Grundlage – für wertschöpfende Analysen, Messgrößen und Berichte. Das ist es, was alle Organisationen und ihre HR-Teams anstreben sollten – und in der Regel auch tun. Dennoch kann es sich wie eine ferne Realität anfühlen. Zweifelsohne braucht es Zeit, um von „Müll rein, Müll raus“ zu „Qualität rein, Qualität raus“ zu kommen. Dennoch weiß ich aus Erfahrung, dass dies möglich ist, wenn man die Ursachen für die schlechte Datenqualität in einem Unternehmen beseitigt und eine intelligent konzipierte HR-Software einsetzt, die die Datenverwaltung erleichtert.

Autor: 

PAUL JON MARTIN
MANAGING DIRECTOR BEI PEOPLEWEEK SA

Date:
21.12.2022

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