Die kosten unnötiger organisatorischer komplexität: es ist zeit zu vereinfachen

Während meiner Karriere im Personalwesen und jetzt als Anbieter von HR-Software mit regelmäßigen Einblicken in die Arbeitsweise unterschiedlicher Unternehmen sehe ich oft ein unglaubliches Maß an unnötiger organisatorischer Komplexität. Ich frage mich, wie diese Unternehmen zu solchen komplexen Praktiken und den potenziellen Kosteneinsparungen durch Vereinfachung gekommen sind (ganz zu schweigen von anderen Vorteilen wie Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter und Innovation).

Während einige organisatorische Komplexitäten notwendig sind – z. B. aufgrund der Art der Belegschaft, gesetzlicher Anforderungen oder der regulatorischen Landschaft unvermeidbar – sind viele andere unnötig. In diesem Artikel untersuche ich die Auswirkungen unnötiger organisatorischer Komplexität, die die Produktivität verringert und die Betriebskosten des Unternehmens erhöht.

Ich werde einige praktische Beispiele für notwendige und unnötige Komplexität nennen, die negativen Auswirkungen der letzteren, warum das Top-Management sie proaktiv beseitigen muss und wie Technologie zur Verbesserung der Effizienz beitragen kann, aber kein Allheilmittel ist.

Erforderliche organisatorische Komplexität

Organisatorische Komplexität ist oft ein unvermeidlicher Aspekt der Geschäftstätigkeit. Mehrere Faktoren tragen dazu bei, zum Beispiel:

1. Organisationen mit einem vielfältigen Spektrum unterschiedlicher Jobs müssen zweifellos ein höheres Maß an Komplexität bewältigen. Unterschiedliche Arten von Jobs können unterschiedliche Prozesse für unterschiedliche Mitarbeitergruppen innerhalb derselben Organisation erfordern, zum Beispiel Arbeitszeiterfassung, Leistungsmanagement, Personalbeschaffung, Schulung sowie Gesundheits- und Sicherheitswesen.
2. Organisationen mit Niederlassungen in verschiedenen Branchen und Ländern unterliegen unterschiedlichen Gesetzen, Vorschriften und Marktnormen. Ihre Prozesse und Systeme müssen in der Lage sein, diese Komplexität zu bewältigen, zum Beispiel die Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten, Vergütungen, Zusatzleistungen und gesetzlich vorgeschriebenen Berichten.
3. Viele Organisationen haben einen erheblichen Mitarbeiterbestand, der keinen Zugriff auf IT-Systeme am Arbeitsplatz hat. Das bedeutet, dass viele Kernprozesse so gestaltet werden müssen, dass sie mit und ohne Computerzugriff durchgeführt werden können.
4. In der Vergangenheit gab es in einigen Branchen hohe Mitarbeiterabwesenheitsraten und Fluktuation. Dies führt zu einer Belegschaft, die sehr schwierig zu verwalten ist, und Personalabteilungen haben oft Mühe, mit dem Volumen der Verwaltungsaufgaben Schritt zu halten.
5. Manche Länder, Branchen und Unternehmen unterliegen mehr als andere belastenden gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen. Dies ist keine Kritik an der Regulierung. Es ist eine einfache Feststellung, dass die Bewältigung solcher Anforderungen in der Regel komplex ist.

Unnötige organisatorische Komplexität

Obwohl eine gewisse Komplexität inhärent ist, leiden viele Organisationen unter selbst auferlegter Komplexität. Hier sind einige Beispiele, die ich regelmäßig in verschiedenen Organisationen sehe:

1. Entscheidungsprozesse, bei denen zu viele Personen in einen Workflow eingebunden sind. Ich erinnere mich an eine Organisation, die PeopleWeek bat, einen Workflow zu erstellen, bei dem 5 Personen eine Stellenausschreibung (nacheinander) genehmigen müssen, bevor sie veröffentlicht werden kann.
2. Mangelnde Ermächtigung der Mitarbeiter, was dazu führt, dass Verwaltungsaufgaben bei Managern oder Supportfunktionen konzentriert werden. Beispiele, die mir in den Sinn kommen, sind die Personalabteilung, die Abwesenheitsanträge von Mitarbeitern verwaltet, die Buchhaltung, die Spesenabrechnungen von Mitarbeitern einreicht, und Manager, die Leistungsziele für ihre Teammitglieder schreiben, anstatt dass die Mitarbeiter die Führung übernehmen.
3. Mangelnde Ermächtigung der Manager ist ein ähnliches Problem und kann zu einer Kultur führen, in der Manager keine Verantwortung übernehmen (da dies auch nicht von ihnen erwartet wird). Dies führt zu Komplexität, da in Workflows Manager übersprungen werden müssen oder zusätzliche Personen einbezogen werden müssen, um zu überprüfen, ob der Manager die „richtige Entscheidung“ getroffen hat, z. B. die Personalabteilung, die Finanzabteilung oder ein höher gestellter Manager, der Stundenzettel, Heimarbeitsanträge, Spesen und sogar jährliche Leistungsbewertungen doppelt genehmigt.
4. Mitarbeiter haben mehrere Berichtslinien und es ist unklar, wofür jeder Manager verantwortlich ist. Dies kann für den Mitarbeiter eine Herausforderung darstellen, verdoppelt den Managementaufwand und erschwert den Aufbau und die Wartung von Workflows in IT-Systemen.
5. Umfangreiche Leistungsmanagementformulare und -prozesse, die zu viel Zeit von Mitarbeitern und Managern in Anspruch nehmen und wenig Zeit für ein qualitativ hochwertiges Gespräch („Dialog“) zwischen Mitarbeitern und Managern lassen. Die Personalabteilung übernimmt auch die Rolle der Polizei, um sicherzustellen, dass Fertigstellungsfristen eingehalten werden (was in den meisten Organisationen selten ist).
6. Ein Mix oder eine Gestaltung von Mitarbeitersozialleistungen, die für Mitarbeiter möglicherweise sehr attraktiv sind, aber sehr schwierig zu verwalten sind und unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen. Ein Beispiel hierfür sind Mitarbeiterbeteiligungsmodelle, die so komplex sind, dass sie selbst mit einer individuellen Softwarelösung kaum beherrschbar sind.

Die Kosten unnötiger Komplexität

Die Kosten unnötiger Komplexität sind hoch, darunter:

• Ineffizienzen, die zu Produktivitätsverlusten und Zeitverschwendung führen.
• Geringe Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter, da es zu viele untergeordnete Aufgaben gibt, die Entscheidungsfindung langsam ist und nicht genug Zeit bleibt, um an Aktivitäten mit höherer Wertschöpfung zu arbeiten.
• Geringe Technologietransformation, da Prozesse manuell (Excel und andere „selbstgemachte“ Tools) oder in vielen verschiedenen IT-Systemen verwaltet werden müssen, was teuer, riskant und keine gute Mitarbeitererfahrung ist
• IT-Systeme müssen in hohem Maße angepasst werden, um die Komplexität bewältigen zu können, was teuer ist und die Wartung der Systeme erschwert.
• Bürokratische Organisationskulturen, die sich langsam entwickeln und wenig innovativ sind.

Es ist klar, dass eine Organisation mit diesen Merkmalen Schwierigkeiten haben könnte, talentierte Millennials und die Generation Z anzuziehen, die im Allgemeinen nach dynamischen, technisch ausgereiften und innovativen Arbeitsumgebungen suchen.

Die Rolle des Topmanagements

Das Topmanagement, angefangen beim CEO, sollte unnötige Komplexität aktiv identifizieren und beseitigen. Auch wenn diese Aufgabe nicht so glamourös oder aufregend erscheint wie Produktdesign, Marketing oder Vertrieb, verdient sie doch die gleiche Aufmerksamkeit. So wie das Management niemals einen unnötigen Rabatt von 10 % auf den Verkaufspreis eines Produkts oder einer Dienstleistung akzeptieren würde, sollte es auch keinen Produktivitätsrückgang von 10 % aufgrund unnötiger organisatorischer Komplexität tolerieren. Die Priorisierung der Vereinfachung kann zu erheblichen Verbesserungen der Effizienz und der allgemeinen Geschäftsleistung führen.

Die Rolle der Technologie

Gut konzipierte Technologie bietet eine fantastische Möglichkeit, organisatorische Aktivitäten zu automatisieren und Prozesse zu rationalisieren, wodurch die Komplexität erheblich reduziert wird. Wenn eine Organisation jedoch unnötig komplex ist, spiegeln ihre IT-Lösungen diese Komplexität wider, was die Implementierung neuer Technologien und die Benutzerakzeptanz schwieriger und kostspieliger macht. Dies könnte letztendlich zum Scheitern führen.

Durch einen proaktiven Ansatz können Organisationen ihre Prozesse und ihre Kultur auf Erfolg ausrichten und Technologie als leistungsstarkes Instrument zur Steigerung der Effizienz nutzen. Die Beseitigung unnötiger Komplexität bringt erhebliche Vorteile mit sich, darunter die Freigabe wertvoller Ressourcen, die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und die Förderung von Innovationen. Durch die Konzentration auf Einfachheit sind Unternehmen in einer sich schnell entwickelnden Welt langfristig erfolgreich. Die Reduzierung organisatorischer Komplexität ist daher nicht nur vorteilhaft, sondern ein strategisches Imperativ.