Lohnbuchhaltungssystem vs HRIS: Fusion Statt Verwirrung

In diesem Artikel erkläre ich, warum Gehaltsabrechnungssysteme und Personalinformationssysteme (HRIS) unterschiedlich sind – ein Gehaltsabrechnungssystem kann kein effektiver Ersatz für ein HRIS sein – und sich dennoch ergänzen, wenn sie als integrierte Lösung konzipiert und eingesetzt werden. Ich nenne dies Fusion. Im Gegensatz dazu ist die Verwendung eines Gehaltsabrechnungssystems als behelfsmäßiges HRIS oder ohne Integration mit dem HRIS des Unternehmens ein Rezept für Verwirrung.

KANN EIN LOHNBUCHHALTUNGSSYSTEM ALS HRIS VERWENDET WERDEN?

Eine einfache Antwort auf diese Frage lautet „ja“, denn viele Organisationen tun genau das. Sie verwenden ein Lohnbuchhaltungssystem (entweder ihr eigenes oder das ihres Lohnbuchhaltungspartners), um so viele Mitarbeiterdaten wie möglich zu speichern. Gehaltsabrechnungssysteme verfügen über Standardfelder für personenbezogene Daten, arbeitsplatzbezogene Daten, organisatorische Daten und Vergütungsdaten. Wenn das Gehaltsabrechnungssystem es zulässt, erstellen einige Organisationen benutzerdefinierte Felder oder verwenden leere Felder weiter, um Mitarbeiterdaten zu speichern, die ein Gehaltsabrechnungssystem normalerweise nicht enthalten würde.

Der eigentliche Zweck von Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen besteht jedoch in der Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die in der Erstellung einer Gehaltsabrechnung, von Steuerunterlagen, gesetzlichen Abzügen, einer Nettozahlung an den Arbeitnehmer und von Buchhaltungsberichten endet. Der Zweck eines HRIS besteht darin, eine viel breitere Palette von HR-Aktivitäten zu verwalten, z. B. Zeiterfassung (die viele Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme anbieten), Leistung, Rekrutierung, Onboarding, Offboarding, Identifizierung von Talenten, Mitarbeiterentwicklung, Schulung, Gehaltsüberprüfung, Erstattung von Ausgaben usw.

Da Gehaltsabrechnungssysteme nicht in der Lage sind, umfassendere HR-Aktivitäten zu verwalten, müssen Unternehmen ohne ein HRIS diese Aktivitäten manuell (auf Papier, in Excel usw.) oder in einer separaten Software durchführen. Alternativ können sie auch beschließen, solche Prozesse nicht zu implementieren, weil es ohne ein System zu schwierig ist.

Während ich also auf die Frage „Kann ein Lohnbuchhaltungssystem als HRIS verwendet werden?“ vereinfachend mit „Ja“ geantwortet habe, sollte die Antwort „Nein“ lauten.

WAS SIND NACHTEILE BEI DER VERWENDUNG EINES GEHALTSABRECHNUNGSSYSTEMS ALS HRIS?

Die Nachteile der Verwendung eines Gehaltsabrechnungssystems als HRIS sind für HR-Experten wahrscheinlich selbstverständlich. Hier sind nur einige:

• Die Verwaltung der breiteren Palette von HR-Prozessen manuell oder in verschiedenen Systemen – da dies in einem Gehaltsabrechnungssystem nicht möglich ist – ist weder kosteneffektiv noch eine positive Benutzererfahrung (für Mitarbeiter, Manager oder Personalabteilung);
• Manuelle Prozesse sind anfällig für menschliche Fehler und Datensicherheitsrisiken, während die Verwendung unterschiedlicher Systeme in der Regel zu einer schlechten Datenqualität führt, es sei denn, die Systeme wurden integriert (was teuer in der Implementierung und Wartung ist);
• Wenn der Personalabteilung, Managern und Mitarbeitern keine benutzerfreundlichen Tools zur Verfügung gestellt werden, ist es weitaus unwahrscheinlicher, dass Unternehmen über effektive Personalmanagementpraktiken verfügen, die ein höheres Mitarbeiterengagement und eine höhere Leistung fördern; Und
• Am wichtigsten ist vielleicht, dass ein Unternehmen, ungeachtet der Budgetbeschränkungen, weiterhin ein Gehaltsabrechnungssystem als HRIS verwendet, damit effektiv signalisiert, dass HR, Manager und Mitarbeiter die Investition nicht wert sind. 

WARUM VERWENDEN VIELE ORGANISATIONEN EIN GEHALTSABRECHNUNGSSYSTEM ALS HRIS?

Im Laufe der Jahre habe ich vier Haupthindernisse gesehen, die Organisationen daran hindern, ein HRIS einzuführen:

1. Budgetbeschränkungen können ein Hindernis für die Implementierung eines HRIS darstellen, selbst wenn die Organisation versteht, dass sie sich weiterentwickeln, digitalisieren und modernisieren muss. PeopleWeek trifft oft auf Personalleiter, die seit Jahren (erfolglos) versuchen, das Budget für die Implementierung eines HRIS zu sichern.
   
2. Nur sehr wenige HRIS wurden entwickelt, um die Personal- oder Finanzabteilung bei der Verwaltung des Gehaltsabrechnungsprozesses zu unterstützen. Sie bieten möglicherweise großartige Funktionen für die Verwaltung einer Vielzahl von HR-Prozessen, enthalten jedoch nicht alle für die Gehaltsabrechnung erforderlichen Daten und können nicht in die Gehaltsabrechnungssoftware des Unternehmens integriert werden. Diese HRIS, die als primäre Quelle für Gehaltsdaten verwendet werden können, erfordern in der Regel einen enormen Anpassungsaufwand, dessen Entwicklung und Wartung sehr teuer und zeitaufwändig ist. Als HR Director haben mein Team und ich einmal unser globales HRIS angepasst, um es in eine globale Cloud-Gehaltsabrechnungslösung für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung in mehr als 60 Ländern zu integrieren. Das Projekt dauerte mehr als 1 Jahr (was eigentlich sehr schnell ging) und war sehr teuer.
   
3. Die Gehaltsabrechnungsfunktion kann eher in der Finanzabteilung als in der Personalabteilung angesiedelt sein. Jeder Ansatz hat Vor- und Nachteile, und der Zweck dieses Blogs besteht nicht darin, die Vorzüge jedes einzelnen zu kritisieren. Wenn die Gehaltsabrechnung jedoch Teil der Finanzfunktion ist und für Finanzzwecke gut funktioniert, gibt es wenig Anreiz, in ein echtes HRIS zu investieren. „Funktioniert gut für die Finanzabteilung“ bedeutet, dass die Gehaltsabrechnung genau und pünktlich ist, die Gehaltsabrechnung zuverlässig ist und Berichte erstellt werden können (Kostenanalyse, Planung, Bereitstellung und Prognose). Wenn all dies gut funktioniert, ist die Finanzabteilung oft ein Hindernis für die Implementierung eines HRIS, da sie befürchtet, dass dies negative Auswirkungen auf die Datenqualität und die Gehaltsabrechnung haben wird.
   
4. Die Realität sieht leider so aus, dass trotz 20-jähriger Schlagzeilen über den „War for Talents“ und den Mangel an qualifizierten Mitarbeitern viele Unternehmen sich einfach nicht genug um Personalmanagement und Mitarbeiterentwicklung kümmern, um in ein HRIS zu investieren. Die Geschäftsleitung in solchen Organisationen mag sagen, dass „Mitarbeiter unser größtes Kapital sind“, aber es sind oft leere Worte. Leider wissen wahrscheinlich auch ihre Mitarbeiter, dass es sich um reine Rhetorik handelt. Dies ist sehr kurzsichtig, wenn es darum geht, leistungsstarke Teams zu gewinnen, zu entwickeln und zu halten. Darüber hinaus ist es schwierig, eine Kultur zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter auf die Produktqualität und die Bereitstellung eines hervorragenden Kundenerlebnisses konzentrieren, wenn sie selbst nicht die grundlegenden Werkzeuge für die Arbeit erhalten. Ein HRIS ist ein grundlegendes Werkzeug am Arbeitsplatz.

TRADITIONELLE ANSÄTZE ZUR SCHAFFEN EINER FUSION ZWISCHEN DEM GEHALTSABRECHNUNGSSYSTEM UND HRIS

Sobald eine Organisation eine bestimmte Größe erreicht hat, benötigt sie Folgendes, um effektiv und effizient zu arbeiten:

1. Länderspezifische Lohnsoftware (intern oder ausgelagert);
2. HR-Systeme zur Verwaltung von HR-Prozessen, Mitarbeiterentwicklung und -engagement;
3. Finanz- und Personalteams mit zweckmäßigen Tools; Und
4. Genaue und konsistente Daten in ihrem Gehaltsabrechnungssystem und HRIS.

Irgendwann ist es daher fast unvermeidlich, dass eine Organisation einer bestimmten Größe (zuerst) eine Gehaltsabrechnungslösung und dann ein HRIS (oder ein gemischtes HR-System) implementiert. Während das Gehaltsabrechnungssystem und das HRIS zunächst isoliert verwaltet werden können, wird schnell deutlich, dass eine mangelnde Verschmelzung zwischen ihnen die Ursache für administrative und operative Probleme ist. Normalerweise, weil Punkt 4 oben nicht erreicht wird. Daher müssen die Systeme aufeinander abgestimmt werden. Mir ist auch aufgefallen, dass immer dann, wenn Daten aus einem HRIS zur Berechnung der Gehaltsabrechnung verwendet werden, die Mitarbeiter und die Personalabteilung viel eher die Verantwortung für die Qualität der Daten im HRIS übernehmen, da falsche Daten zu falschen Gehaltsabrechnungen führen.

Traditionell gab es drei Ansätze, um diese Ausrichtung zu erreichen:

1. Sich auf manuelle Prozesse verlassen, d. h. doppelte Dateneingabe, um das HRIS und das Gehaltsabrechnungssystem aufeinander abzustimmen. Dies ist eindeutig anfällig für menschliches Versagen und ineffizient.
   
2. Kauf eines hochgradig anpassbaren HRIS, das mit erheblichem Programmieraufwand und laufender Wartung angepasst werden kann, um alle für die Gehaltsabrechnung erforderlichen Daten zu hosten, und das in die Gehaltsabrechnungssoftware integriert ist. Dies ist eine gute Lösung, aber eine teure, die für die meisten Organisationen unerschwinglich ist.
   
3. Integrieren Sie das HRIS mit dem Gehaltsabrechnungssystem für grundlegende Informationen, die in einem typischen HRIS gespeichert sind (Name des Mitarbeiters, Berufsbezeichnung, Abteilung, Kostenstelle, Einstellungsdatum, Enddatum des Beschäftigungsverhältnisses usw.), und geben Sie dann alle anderen für die Gehaltsabrechnung erforderlichen Daten manuell ein in das Lohnsystem. Dies ist eine Mischung aus 1 und 2. Es ist die beste Lösung für die meisten Unternehmen, da 1 keine langfristige Lösung und 2 zu teuer ist.

EIN NEUER ANSATZ

PeopleWeek hat einen neuen Ansatz entwickelt. Wir haben ein HRIS aufgebaut, das es unseren Kunden ermöglicht, alle Informationen zu speichern, die für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung in jedem Land erforderlich sind. Die Hauptmerkmale sind:

• Länderspezifische Konfigurationen der Lohndatenverwaltung
• Kundenspezifische Gehalts- und Sozialleistungskonfigurationen
• Zahlungsanweisungen werden in PeopleWeek eingegeben (einmalige Zahlungen, wiederkehrende Zahlungen, Leistungen an Arbeitnehmer, Überstunden, Abzüge usw.)
• Stichtage und Verarbeitungsdaten für die Gehaltsabrechnung werden in PeopleWeek konfiguriert, und zu den relevanten Daten werden alle für die Gehaltsabrechnung erforderlichen Informationen (einschließlich Informationen zu Abwesenheiten und Stundenzetteln) von PeopleWeek an die Gehaltsabrechnungsabteilung oder einen externen Anbieter exportiert
• Integrationen mit Gehaltsabrechnungssoftware von Drittanbietern
• Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumente werden in die persönlichen Profile der Mitarbeiter innerhalb von PeopleWeek importiert
• Gehaltsabrechnungspartner können innerhalb von PeopleWeek auf Gehaltsabrechnungsinformationen zugreifen, ohne Zugriff auf nicht auf die Gehaltsabrechnung bezogene Informationen zu haben [klicken Sie hier, um mehr über das Gehaltsabrechnungspartnerschaftsprogramm von PeopleWeek zu erfahren].

Dieser neue Ansatz bedeutet, dass Unternehmen, die nicht über das Budget für Ansatz 2 verfügen – oder nicht unnötig Hunderttausende von Dollar für eine kundenspezifische Lösung ausgeben möchten – diese jetzt für einen Bruchteil der Implementierungskosten (einige tausend Dollar) haben können. und schnell. Diese Lösung funktioniert für Organisationen mit Mitarbeitern in einem Land oder in vielen Ländern. HR und Finanzen können sich darauf verlassen, dass die Gehaltsabrechnung genau, effizient und sicher ist, während andere wichtige Mitarbeiterprozesse mit einem geeigneten HRIS verwaltet werden.

PeopleWeek würde gerne sehen, dass mehr HRIS einen ähnlichen Ansatz verfolgen, um normalen Organisationen mit normalen Budgets zu helfen, von „Fusion“ zu profitieren und „Verwirrung“ zu beenden.

Kontaktieren Sie uns gerne unter admin@peopleweek.com um mehr zu erfahren.

Abschließender Gedanke: Ich möchte die unterschätzte Arbeit von Lohnbuchhaltern auf der ganzen Welt würdigen. Es ist oft stressig mit hoher Arbeitsbelastung und engen Fristen. Als Mitarbeiter ist es für uns selbstverständlich, dass wir pünktlich und korrekt bezahlt werden. Während dies für Mitarbeiter in den meisten Organisationen fast immer der Fall ist, wird hinter den Kulissen viel Aufwand betrieben, um dies Wirklichkeit werden zu lassen, und Lohnbuchhalter erhalten selten ein Dankeschön von Mitarbeitern oder Führungskräften.