Il software per le risorse umane può essere progettato per ridurre al minimo il suo impatto ambientale?

Quando penso all’impatto della tecnologia sull’ambiente, la prima cosa che mi viene in mente è il

Quando penso all’impatto della tecnologia sull’ambiente, la prima cosa che mi viene in mente è l’energia utilizzata per alimentare e raffreddare i data center. È in questi data center, solitamente edifici tentacolari e ad alta sicurezza pieni di server, cavi e rack, che vengono archiviati il codice software e i dati dei clienti. Se le società di software dispongono di un data center di riserva e di eseguire regolarmente il backup dei dati dei clienti, il consumo di risorse hardware è ancora maggiore. Sono realtà che accettiamo, un po’ come il fatto che pochissime persone spengano i propri apparecchi elettrici in casa piuttosto che lasciarli in stand-by (anche se sappiamo che questo consuma – anzi, spreca – energia elettrica).

Alcuni anni fa, il team di gestione di PeopleWeek si è chiesto cosa potrebbe fare PeopleWeek per limitare il nostro impatto sull’ambiente. Abbiamo già ospitato i nostri dati in un data center di livello mondiale ed efficiente dal punto di vista energetico. cos’altro potremmo fare? Raramente viaggiamo come la maggior parte delle riunioni con i clienti e siamo in videoconferenza. È anche raro che i membri del team viaggino per riunioni. Gli uffici sono paperless. Non usiamo plastica usa e getta in ufficio. In breve, il nostro impatto ambientale era relativamente basso e come start-up non avevamo nemmeno molti clienti e i loro dati da ospitare. Tuttavia, sapevamo che con il tempo avremmo acquisito molti clienti e i loro preziosi dati.

RIDURRE AL MINIMO L’ARCHIVIAZIONE DEI DATI MA NON L’ESPERIENZA DELL’UTENTE
Con questo in mente, PeopleWeek ha deciso nel 2020 che tutti i moduli e le nuove funzionalità sarebbero stati progettati per impedire l’archiviazione di dati non necessaria da parte dei nostri clienti e il consumo di CPU e RAM. Questa filosofia è stata messa in pratica per la prima volta con la progettazione del nostro modulo di reclutamento. Abbiamo deciso che sarebbe stato possibile per i candidati caricare solo 1 documento con la loro domanda di lavoro, ovvero il loro CV. Il sistema consentirebbe ai candidati di scrivere una lettera di accompagnamento/motivazione direttamente nell’interfaccia utente (se il cliente desidera questa funzione), ma non sarebbe in grado di caricare una lettera di accompagnamento, certificati di istruzione, referenze lavorative, campioni di lavoro, ecc.

Abbiamo ricevuto una reazione mista. La maggior parte delle organizzazioni ha affermato di non aver bisogno dei documenti giustificativi fino a quando non prende una decisione definitiva sull’assunzione o non ha identificato i primi 2-3 candidati. A quel punto, potrebbero esaminare i documenti di supporto, anche se probabilmente ne avrebbero bisogno solo come parte del processo di onboarding (utilizzando il modulo di onboarding di PeopleWeek). Altre organizzazioni sono rimaste molto sorprese dal fatto che i candidati non potessero presentare tutti i documenti che volevano. “Non è così che siamo abituati a lavorare” è stata la tipica risposta.

IQuando ho chiesto alle organizzazioni poco entusiaste quanti dei documenti giustificativi dei candidati esaminassero in genere prima di prendere una decisione di assunzione (invece che come parte del processo di onboarding), hanno risposto tutte che era raro a meno che non ricevessero solo un poche domande di lavoro. Questo mi ha fatto chiedere perché la loro risposta iniziale a questo aspetto del design del modulo di reclutamento di PeopleWeek non fosse di loro gradimento. Ci sono alcuni temi:

  • Disagio tra i professionisti delle risorse umane per adattarsi a un nuovo modo di lavorare;
  • Nervosismo per la reazione di alcuni manager (personalmente, non potevo immaginare che molti manager passassero il tempo a rivedere i documenti giustificativi); e
  • Preoccupazione che i richiedenti possano sentirsi privati dell’opportunità di fornire maggiori informazioni su se stessi.

Tuttavia, il motivo principale dell’obiezione iniziale era che non avevano davvero pensato al consumo di dati e all’impatto ambientale associati all’offerta ai richiedenti della possibilità di caricare più documenti. Una volta ho fatto notare loro che se 100 persone si candidassero per un posto di lavoro e ognuno di loro inviasse in media 15 pagine, la somma sarebbe di 1.500 pagine. Se le domande vengono conservate per 24 mesi, prima di essere rese anonime e tutti gli allegati cancellati, si tratta di una quantità significativa di dati. Inoltre, PeopleWeek esegue un backup giornaliero dei dati dei clienti, il che significa che devi raddoppiare l’archiviazione dei dati. Ora immagina che l’organizzazione abbia 30 offerte di lavoro all’anno, che ammontano a 45.000 pagine. E 100 offerte di lavoro sono 150.000 pagine o 300.000 una volta eseguito il backup. Ora immagina che un fornitore di software come PeopleWeek abbia centinaia o migliaia di clienti (come speriamo di avere un giorno), il che costituisce un sacco di archiviazione di dati. Questo può andare bene se ospitare tutti quei documenti aggiunge valore operativo ma, come ho visto nelle mie conversazioni con i professionisti delle risorse umane, raramente li leggono anche a parte i candidati selezionati per l’assunzione.

QUESTO PRINCIPIO PUÒ APPLICARSI AD ALTRE CARATTERISTICHE DI PROGETTAZIONE IN UN SOFTWARE HR?
Un modulo di reclutamento è solo un esempio di come la progettazione rispettosa dell’ambiente possa ridurre al minimo l’impatto ambientale del software. Il principio può essere applicato ad altre funzionalità di un software HR. Ecco alcune semplici idee che PeopleWeek ha implementato o sta implementando:

  • Applicare un limite alla dimensione degli allegati che possono essere caricati;
  • Applicare un limite e comprimere le foto che possono essere caricate (PeopleWeek è pesante per le foto in quanto siamo anche una piattaforma di collaborazione per la condivisione di notizie e la creazione di eventi);
  • Costruire un set base di report per tutti i clienti per ogni modulo in modo che non abbiano la necessità di creare decine o centinaia di report che vengono generati automaticamente ma nessuno li esamina effettivamente;
  • Sostituire una busta paga aggiornata anziché aggiungerla;
  • Mettere un limite al numero di candidati quando viene pubblicato un lavoro, a quel punto il posto vacante viene automaticamente non pubblicato (ma può essere ripubblicato in seguito se necessario);
  • Anonimizzazione delle domande di lavoro, che richiede anche la cancellazione permanente di tutti i documenti caricati (questa è anche una caratteristica necessaria per buone pratiche di privacy dei dati); e
  • Trasferimento dei documenti di onboarding dal modulo di onboarding nel profilo del dipendente del nuovo assunto, archiviandoli quindi in un’unica posizione.

CONDUCENDO PER ESEMPIO
Noi di PeopleWeek crediamo di dover mostrare leadership su questo argomento, anche se alcune organizzazioni alla fine decidono che non acquisteranno il nostro software perché, ad esempio, vogliono che i candidati siano in grado di caricare 3 o 4 documenti o tutte le pagine che desiderano come. Naturalmente, dobbiamo portare i nostri clienti con noi nel viaggio e possiamo farlo solo se l’esperienza dell’utente è positiva nonostante alcune caratteristiche attente all’ambiente. Tuttavia, dobbiamo anche investire tempo per aumentare la consapevolezza tra i potenziali clienti e i clienti esistenti. Nella nostra esperienza, forse dopo qualche riflessione, le organizzazioni in genere comprendono la filosofia di PeopleWeek e la abbracciano. Presto si rendono anche conto che si tratta solo di piccole modifiche alle modalità di lavoro esistenti, che l’esperienza complessiva dell’utente è positiva e che le operazioni aziendali non ne risentono.

/da

Software HR: pronto o su misura?

Selezionare la giusta piattaforma software per le risorse umane è impegnativo. In primo luogo, le organizzazioni devono prendere la decisione strategica sull’opportunità di acquistare

Selezionare la giusta piattaforma software per le risorse umane è impegnativo. In primo luogo, le organizzazioni devono prendere la decisione strategica se acquistare una soluzione “one-stop-shop”, una varietà di soluzioni autonome per diverse attività o un sistema HCM di base con integrazioni a software specialistico (ad esempio reclutamento, formazione, talento, ecc.). La tendenza per le organizzazioni di tutte le dimensioni è quella di implementare soluzioni one-stop-shop. In secondo luogo, una volta presa la decisione strategica, ci sono molte soluzioni software per le risorse umane tra cui scegliere e altri criteri importanti come la sicurezza IT, l’assistenza clienti e i prezzi.

La maggior parte dei software per le risorse umane è altamente personalizzabile (su misura) o pronta all’uso (già pronta). Tuttavia, durante la selezione o l’implementazione del software, le aziende – piccole, medie e grandi – tendono ad aspettarsi che la nuova soluzione fornisca contenuti e processi identici, o almeno molto simili, alle modalità di lavoro esistenti. Sebbene l’importanza attribuita a provocare il minor cambiamento interno possibile sia ben intenzionata, gli svantaggi a lungo termine vengono spesso trascurati.

Ancora più importante, i leader aziendali e delle risorse umane devono ricordare che in un mondo sempre più competitivo i processi di mid-office e back-office devono prima di tutto essere efficienti in termini di costi, qualità e velocità.

Nel caso dei processi HR, sono certamente importanti nella promozione della cultura di un’organizzazione. Tuttavia, è molto improbabile che i processi su misura, che richiedono soluzioni software su misura, siano un fattore di differenziazione nel successo di un’organizzazione e la cultura è principalmente modellata dagli esseri umani, non dalla tecnologia.

In questo articolo, condividerò i miei pensieri sui seguenti punti:

  • Perché le organizzazioni vogliono mantenere i processi esistenti
  • Perché cercare lo status quo non è sempre una buona idea
  • Perché è difficile selezionare una piattaforma HR
  • Come la tecnologia può aiutare
  • Se le organizzazioni devono adattarsi o personalizzare

PERCHÉ LE ORGANIZZAZIONI VOGLIONO MANTENERE I PROCESSI ESISTENTI
Ci sono molte ragioni per cui le organizzazioni vogliono che il software si “pieghi” ai loro modi di lavorare esistenti e il driver principale è solitamente ridurre al minimo la gestione del cambiamento.

Nel caso del software per le risorse umane, il dipartimento delle risorse umane (o almeno i decisori delle risorse umane) spesso teme di richiedere ai dipendenti o ai manager di modificare i loro processi esistenti, ad esempio il modo specifico dell’azienda di gestire le revisioni delle prestazioni, il reclutamento, schede attività o spese. Potrebbero anche essere riluttanti a introdurre modifiche che hanno un impatto a valle su altri reparti, ad esempio contabilità, finanza e IT.

Spesso accade anche che le risorse umane siano uno dei reparti meno dotati di risorse, con un carico di lavoro pesante e poca capacità di assumersi un’ulteriore gestione del cambiamento. Sfortunatamente, molti team delle risorse umane sono anche scarsamente attrezzati per gestire il cambiamento perché mancano di esperienza e competenze o sono percepiti come una funzione amministrativa, quindi hanno una capacità limitata di influenzare i leader aziendali e guidare il cambiamento.

PERCHE’ CERCARE LO STATUS QUO NON E’ SEMPRE UNA BUONA IDEA
Nella nostra esperienza, prendere decisioni sul software con l’imperativo di mantenere i processi esistenti è spesso imperfetto per 3 motivi principali:

  1. I processi personalizzati esistenti sono spesso inefficienti e/o aggiungono poco valore aziendale. Inoltre, di solito c’è stata una discussione interna molto scarsa (o forse nessuna) sull’efficacia dei processi esistenti o sulla considerazione di approcci alternativi;
  2. I costi di implementazione aggiuntivi associati alla creazione di soluzioni IT su misura possono essere sproporzionati rispetto al valore aggiunto che apportano; e
  3. Le soluzioni IT su misura tendono ad essere significativamente più costose da mantenere, il che si traduce in un aumento dei costi generali dei sistemi (costi operativi interni o costi di licenza del sistema).

Naturalmente, se un’organizzazione dispone di un budget elevato per l’implementazione e l’esecuzione di processi HR personalizzati, i punti 2 e 3 saranno meno preoccupanti.

Tuttavia, la realtà è che la maggior parte delle organizzazioni opera in ambienti sensibili ai costi. Anche nei periodi favorevoli è necessario prepararsi per i momenti difficili, la concorrenza mette continuamente sotto pressione i margini e le organizzazioni no profit di solito dipendono da finanziamenti esterni imprevedibili. Le attuali condizioni macroeconomiche suggeriscono che ci sarà una maggiore pressione sui profitti nei prossimi anni, ad es. inflazione, carenza di materie prime, interruzioni della catena di approvvigionamento e volatilità dei tassi di cambio. La guerra in Ucraina sta ora aggravando queste sfide.

PERCHÉ È DIFFICILE SCEGLIERE UNA PIATTAFORMA HR
PeopleWeek dialoga con organizzazioni di molti settori, di diverse dimensioni (ricavi e dipendenti) e con una presenza in molti paesi. Vediamo regolarmente direttori delle risorse umane e altri responsabili delle decisioni alle prese con le soluzioni software per le risorse umane disponibili sul mercato. Ci sono 2 ragioni principali per questa sfida:

  • Le soluzioni altamente personalizzabili sono troppo costose (e richiedono lunghi tempi di implementazione e risorse interne); e
  • Le soluzioni standard offrono possibilità di personalizzazione e funzionalità limitate.
    Questi due punti sono spesso aggravati da una mancanza di pragmatismo nell’adattare, non cambiare completamente, le attuali modalità di lavoro per utilizzare le soluzioni software esistenti.

COME LA TECNOLOGIA PUÒ AIUTARCI
Le società di software devono accettare queste realtà e offrire ai propri clienti soluzioni pratiche. La risposta non è “costringere” i clienti a lavorare all’interno di confini tecnologici ristretti o addebitare tariffe costose per lo sviluppo di soluzioni uniche che vengono poi, in genere, pagate dal primo cliente e rivendute con margini di profitto molto elevati ad altri clienti. Questo approccio non è sostenibile né per il cliente né per l’architettura dei sistemi, che diventa eccessivamente complessa.

PeopleWeek è stato concepito con l’ambizione di offrire il meglio di entrambi i mondi, essendo una soluzione pronta all’uso che consente anche una notevole quantità di personalizzazione. Inoltre, le personalizzazioni devono essere convenienti e l’unico modo per farlo è integrare le funzionalità personalizzabili nel progetto del sistema principale e renderle configurabili dal cliente stesso senza che siano necessarie competenze IT. Questa è la ragion d’essere di PeopleWeek.

ADATTARE O PERSONALIZZARE: QUAL È LA LINEA DI FONDO?
Ricordo regolarmente a me stesso i fattori chiave della performance aziendale delineati da Ram Charan nel suo best seller “Quello che il CEO vuole che tu sappia”: liquidità, margine, velocità, crescita e clienti.

Mentre i processi HR efficaci sono chiaramente importanti per le organizzazioni, i professionisti delle risorse umane e i leader aziendali non devono perdere di vista il fatto che è improbabile che approcci eccessivamente personalizzati facciano una differenza fondamentale per le prestazioni complessive. Inoltre, la cultura organizzativa è guidata dalle persone e dalla leadership, non dai processi e dalla tecnologia.

In quanto tale, e dati i costi aggiuntivi coinvolti in soluzioni software eccessivamente personalizzate, il consiglio di PeopleWeek è:

Metti in discussione l’efficacia dei processi esistenti della tua organizzazione;

Seleziona un software facilmente e sufficientemente personalizzabile per soddisfare le esigenze della tua organizzazione con costi aggiuntivi bassi o nulli;

Personalizza con una mentalità pragmatica, ricordando che la tecnologia è un mezzo per un fine e non fine a se stessa; e

A meno che la personalizzazione non aumenti davvero l’efficienza o tu abbia molti soldi (da sprecare), non personalizzare.

Questi principi hanno un senso commerciale e operativo, sebbene possa essere scomodo accettare la necessità di adattarsi. D’altra parte, “se non cambiasse mai niente non ci sarebbero le farfalle”.

/da

Gestione delle prestazioni e tecnologia: soluzioni moderne per sfide secolari

Il valore aggiunto della gestione delle prestazioni è noto da anni. Tuttavia, molte organizzazioni non dispongono di un processo di revisione delle prestazioni.

Il valore aggiunto della gestione delle prestazioni è noto da anni. Tuttavia, molte organizzazioni non dispongono di un processo di revisione delle prestazioni o faticano a completarlo correttamente. Perchè è questo?

In questo breve articolo trattiamo i seguenti argomenti:

  • I numerosi vantaggi della gestione delle prestazioni
  • Diversi approcci alla gestione delle prestazioni
  • Sfide tipiche
  • Il ruolo della tecnologia
  • Come possiamo aiutare

I NUMEROSI VANTAGGI DEL PERFORMANCE MANAGEMENT
Condurre revisioni delle prestazioni in modo efficiente può avere risultati positivi a tutto tondo.

È ben noto che stabilire aspettative chiare per i dipendenti e allineare le priorità individuali con quelle del team, del dipartimento e dell’organizzazione in generale è un elemento fondamentale per ottenere prestazioni elevate.

Ci sono altri vantaggi ben noti di un’efficace gestione delle prestazioni dei dipendenti. Ad esempio, può contribuire al coinvolgimento dei dipendenti, a un ambiente di lavoro positivo e a legami più forti tra leadership e dipendenti. In definitiva, tutte queste cose portano a prestazioni organizzative più elevate, come redditività, soddisfazione del cliente, produttività, ecc. Questo è stato ben documentato in molti studi.

DIVERSI APPROCCI ALLA GESTIONE DELLA PERFORMANCE
Come prevedibile, le organizzazioni hanno diverse pratiche di gestione delle prestazioni, che sono spesso legate a fattori quali la cultura aziendale, le norme specifiche del settore, le pratiche storiche, i requisiti legali, il tipo di lavoro, ecc. Ad esempio, possono esserci differenze significative in:

La frequenza delle revisioni delle prestazioni

  • Scale di valutazione delle prestazioni (o anche nessuna scala di valutazione)
  • Incorporare (o meno) feedback a 180 o 360 gradi
  • Includere (o meno) le autovalutazioni dei dipendenti
  • Fornire un feedback continuo rispetto all’esecuzione di revisioni più formali in orari prestabiliti (ad es. metà anno e fine anno)
  • L’attenzione agli obiettivi di business/operativi e agli obiettivi di sviluppo individuale
  • Valutare le competenze
  • Porre domande relative all’ambiente di lavoro
  • Proporre domande relative alla conformità per le organizzazioni in settori più regolamentati.

SFIDE TIPICHE
Dipendenti, manager e professionisti delle risorse umane possono riconoscere alcune delle seguenti sfide associate alla gestione delle prestazioni, indipendentemente dal profilo dell’organizzazione (settore, paese, maturità, dimensioni, ecc.):

  • Mancanza di allineamento tra gli obiettivi strategici dell’organizzazione e quelli dei dipendenti
  • Una discrepanza tra la progettazione del processo di gestione delle prestazioni e la cultura desiderata dell’organizzazione
  • Lamentele da parte di dipendenti e dirigenti che non hanno il tempo di completare i processi, soprattutto in anni- termine quando potrebbe essere loro chiesto di rivedere l’anno in corso e fissare obiettivi e piani di sviluppo individuali per l’anno successivo
  • Troppo tempo speso a inseguire dipendenti e manager per completare ogni fase del processo (ad es. fissare obiettivi, scrivere le recensioni e avere una discussione 1 contro 1), in cui i team delle risorse umane finiscono per diventare un “esecutore” Scarsa qualità dei commenti scritti , per esempio. inesistente, troppo vago o troppo lungo
  • Mancanza di coerenza sui rating (ovvero le aspettative di performance) tra i manager
  • Mancanza di coerenza tra le valutazioni sui singoli obiettivi rispetto alla valutazione complessiva
  • Il rischio che il processo diventi un esercizio di selezione delle caselle e le conversazioni 1 contro 1 non si svolgano o siano di scarsa qualità
  • Completamento di ogni fase del processo settimane o mesi dopo la scadenza originale, il che significa che ora non è sincronizzato con il ciclo di performance aziendale dell’organizzazione e persino con le decisioni retributive
  • Consentire il processo di revisione in lingue diverse per i dipendenti in paesi diversi che potrebbero non sentirsi a proprio agio nella lingua principale dell’organizzazione
  • Il lavoro a distanza/Covid ha reso alcune di queste sfide ancora più grandi (soprattutto discussioni individuali e feedback continui).

IL RUOLO DELLA TECNOLOGIA
La tecnologia, ovvero il software per le risorse umane e gli strumenti di collaborazione, può aiutare a risolvere molte di queste sfide. Ecco alcuni esempi:

  • Digitalizzare il processo di gestione delle prestazioni attuale o desiderato, rispettando l’approccio culturale o storico di ciascuna organizzazione
  • Fornire flessibilità negli attributi da includere nella revisione degli obiettivi, nella scala di valutazione preferita e nella progettazione dei propri moduli di valutazione
  • Combinare o separare la tempistica degli obiettivi, lo sviluppo individuale e le valutazioni
  • Rendere obbligatorio il completamento della parte individuale del processo di revisione
  • Dare ai manager l’opportunità di programmare la revisione 1 a 1 con i membri del proprio team nello stesso momento in cui avviano il processo di autovalutazione
  • Visualizzazione degli obiettivi strategici dell’organizzazione in un’interfaccia utente con impostazione degli obiettivi
  • Consentire la possibilità di rendere obbligatorio scrivere commenti e mettere un limite alla lunghezza dei commenti (numero limitato di caratteri)
  • Creazione di report dettagliati per il dipartimento delle risorse umane sulle statistiche di completamento e sui risultati
  • Offrendo una completa adattabilità sui tempi delle revisioni delle prestazioni, anche all’interno della stessa organizzazione
  • Fornire alle organizzazioni e ai loro dipendenti un’interfaccia utente e moduli multilingue

COME POSSIAMO AIUTARCI
In quanto professionisti delle risorse umane e tecnologi, il team di PeopleWeek ha una significativa esperienza nella gestione delle prestazioni e una profonda conoscenza delle pratiche di mercato. Abbiamo utilizzato questa esperienza per sviluppare una tecnologia che si rivolge alle realtà pratiche di dipendenti, manager e risorse umane.

La nostra suite di strumenti è adatta sia alle organizzazioni di medie che a grandi dimensioni e offre molta flessibilità nella progettazione dei processi di gestione delle prestazioni. Ciò consente ai nostri clienti di avere soluzioni su misura senza dover pagare costi di sviluppo personalizzati o costi di licenza elevati.

Esistono soluzioni moderne per sfide antichi.

/da