Kann HR-Software so gestaltet werden, dass sie ihren ökologischen Fußabdruck minimiert?

Wenn ich über die Auswirkungen von Technologie auf die Umwelt nachdenke, fällt mir als Erstes ein

Wenn ich über die Auswirkungen von Technologie auf die Umwelt nachdenke, fällt mir als Erstes die Energie ein, die zum Betreiben und Kühlen von Rechenzentren verwendet wird. In diesen Rechenzentren – in der Regel weitläufige Hochsicherheitsgebäude, die voller Server, Kabel und Racks sind – werden Softwarecode und Kundendaten gespeichert. Wenn Softwareunternehmen über ein Fallback-Rechenzentrum verfügen und Kundendaten regelmäßig sichern, ist der Verbrauch an Hardware-Ressourcen noch höher. Dies sind Realitäten, die wir akzeptieren, ähnlich wie die Tatsache, dass die wenigsten Menschen ihre elektrischen Geräte zu Hause ausschalten, anstatt sie im Standby-Modus zu belassen (obwohl wir wissen, dass dies Strom verbraucht – eigentlich verschwendet).

Vor einigen Jahren fragte sich das Managementteam von PeopleWeek, was PeopleWeek tun könnte, um unsere Auswirkungen auf die Umwelt zu begrenzen. Wir haben unsere Daten bereits in einem erstklassigen, energieeffizienten Rechenzentrum gehostet. Was könnten wir noch tun? Wir reisen selten wie die meisten Kundenmeetings und sind per Videokonferenz. Es kommt auch selten vor, dass Teammitglieder zu Meetings reisen. Die Büros sind papierlos. Wir verwenden im Büro kein Einwegplastik. Kurz gesagt, unser ökologischer Fußabdruck war relativ gering und wir hatten als Start-up nicht einmal viele Kunden und deren Daten zu hosten. Wir wussten jedoch, dass wir im Laufe der Zeit viele Kunden und ihre wertvollen Daten gewinnen würden.

MINIMIERUNG DER DATENSPEICHERUNG, ABER NICHT DER BENUTZERERFAHRUNG
Vor diesem Hintergrund hat PeopleWeek im Jahr 2020 entschieden, dass alle Module und neuen Funktionen so konzipiert sind, dass sie eine unnötige Datenspeicherung durch unsere Kunden – und den Verbrauch von CPU und RAM – verhindern. Diese Philosophie wurde erstmals mit dem Design unseres Rekrutierungsmoduls in die Praxis umgesetzt. Wir haben entschieden, dass Bewerber nur 1 Dokument mit ihrer Bewerbung hochladen können, nämlich ihren Lebenslauf. Das System würde es Bewerbern ermöglichen, ein Anschreiben/Motivationsschreiben direkt in die Benutzeroberfläche zu schreiben (wenn der Kunde diese Funktion wünscht), aber sie könnten kein Anschreiben, Bildungsnachweise, Arbeitszeugnisse, Arbeitsproben usw. hochladen.

Wir erhielten eine gemischte Reaktion. Die meisten Unternehmen gaben an, dass sie die Begleitdokumente erst benötigen, wenn sie eine endgültige Einstellungsentscheidung getroffen oder ihre 2-3 besten Kandidaten ermittelt haben. In diesem Stadium könnten sie sich unterstützende Dokumente ansehen, obwohl sie diese wahrscheinlich nur als Teil des Onboarding-Prozesses benötigen würden (unter Verwendung des Onboarding-Moduls von PeopleWeek). Andere Organisationen waren sehr überrascht, dass Antragsteller nicht so viele Dokumente einreichen konnten, wie sie wollten. „So sind wir es nicht gewohnt zu arbeiten“, war die typische Antwort.

Als ich die weniger begeisterten Organisationen fragte, wie viele der Begleitdokumente der Bewerber sie normalerweise vor einer Einstellungsentscheidung (im Gegensatz zu einem Teil des Einstellungsprozesses) überprüften, sagten sie alle, dass dies selten vorkäme, es sei denn, sie erhielten nur eine wenige Bewerbungen. Deshalb fragte ich mich, warum ihre anfängliche Reaktion auf diesen Aspekt des Designs des Personalbeschaffungsmoduls von PeopleWeek nicht nach ihrem Geschmack war. Es gibt einige Themen:

• Unbehagen bei HR-Experten, sich an eine neue Arbeitsweise anzupassen;
• Nervosität über die Reaktion einiger Manager (ich persönlich könnte mir nicht vorstellen, dass viele Manager Zeit für die Überprüfung von Belegen aufwenden); und
• Befürchtung, dass sich Antragsteller der Möglichkeit beraubt fühlen könnten, mehr Informationen über sich selbst einzureichen.

Der Hauptgrund für den anfänglichen Einwand war jedoch, dass sie nicht wirklich über den Datenverbrauch und die Umweltauswirkungen nachgedacht hatten, die damit verbunden sind, Antragstellern die Möglichkeit zu geben, mehrere Dokumente hochzuladen. Ich habe sie einmal darauf hingewiesen, dass, wenn sich 100 Personen auf eine Stelle bewerben und jeder durchschnittlich 15 Seiten einreicht, das 1.500 Seiten ergeben würde. Wenn die Bewerbungen 24 Monate lang aufbewahrt werden – bevor sie anonymisiert und alle Anhänge gelöscht werden – bedeutet dies eine erhebliche Datenmenge. Darüber hinaus führt PeopleWeek eine tägliche Sicherung der Kundendaten durch, was bedeutet, dass Sie den Datenspeicher verdoppeln müssen. Stellen Sie sich nun vor, die Organisation hat 30 Stellenangebote pro Jahr, das summiert sich auf 45.000 Seiten. Und 100 Stellenangebote sind 150.000 Seiten oder 300.000 einmal gesichert. Stellen Sie sich nun vor, ein Softwareanbieter wie PeopleWeek hat Hunderte oder Tausende von Kunden (wie wir hoffen, eines Tages zu haben), was eine Menge Datenspeicher darstellt. Das mag in Ordnung sein, wenn das Hosten all dieser Dokumente einen betrieblichen Mehrwert bringt, aber wie ich in meinen Gesprächen mit Personalfachleuten gesehen habe, lesen sie sie selten, außer für die Kandidaten, die für die Einstellung ausgewählt werden.

KANN DIESES PRINZIP FÜR ANDERE DESIGNFUNKTIONEN IN EINER HR-SOFTWARE GELTEN?
Ein Rekrutierungsmodul ist nur ein Beispiel dafür, wie umweltbewusstes Design die Umweltauswirkungen von Software minimieren kann. Das Prinzip lässt sich auf andere Funktionen einer HR-Software übertragen. Hier sind ein paar einfache Ideen, die PeopleWeek umgesetzt hat oder gerade umsetzt:

• Anwenden einer Obergrenze für die Größe von Anhängen, die hochgeladen werden können;
• Anwenden einer Obergrenze auf und Komprimieren von Fotos, die hochgeladen werden können (PeopleWeek ist fotolastig, da wir auch eine Kollaborationsplattform zum Teilen von Nachrichten und zum Erstellen von Veranstaltungen sind);
• Erstellen eines Kernsatzes von Berichten für alle Kunden für jedes Modul, damit sie nicht Dutzende oder Hunderte von Berichten erstellen müssen, die automatisch generiert werden, aber niemand sie tatsächlich überprüft;
• Ersetzen einer aktualisierten Gehaltsabrechnung, anstatt sie hinzuzufügen;
• Begrenzung der Bewerberzahl bei Stellenausschreibung, wodurch die Stellenausschreibung automatisch aufgehoben wird (kann aber bei Bedarf später erneut ausgeschrieben werden);
• Anonymisierung von Bewerbungen, was auch die dauerhafte Löschung aller hochgeladenen Dokumente erfordert (dies ist auch eine erforderliche Funktion für solide Datenschutzpraktiken); und
• Übertragen von Onboarding-Dokumenten aus dem Onboarding-Modul in das Mitarbeiterprofil des neuen Mitarbeiters, wodurch sie nur an einem Ort gespeichert werden.

MIT GUTEM BEISPIEL VORAN
Wir bei PeopleWeek glauben, dass wir bei diesem Thema Führungsstärke zeigen müssen, auch wenn einige Organisationen letztendlich entscheiden, unsere Software nicht zu kaufen, weil sie beispielsweise möchten, dass Bewerber 3 oder 4 Dokumente oder so viele Seiten hochladen können wie sie mögen. Natürlich müssen wir unsere Kunden mit auf die Reise nehmen und das können wir nur tun, wenn die Benutzererfahrung trotz gewisser umweltbewusster Eigenschaften positiv ist. Wir müssen jedoch auch Zeit investieren, um das Bewusstsein potenzieller Kunden und bestehender Kunden zu schärfen. Nach unserer Erfahrung, vielleicht nach einigem Nachdenken, verstehen Organisationen normalerweise die Philosophie von PeopleWeek und nehmen sie an. Sie stellen auch schnell fest, dass es sich nur um geringfügige Änderungen an bestehenden Abläufen handelt, die Benutzererfahrung insgesamt positiv ist und der Geschäftsbetrieb nicht beeinträchtigt wird.