Sistema paghe vs HRIS: fusione e non confusione

In questo articolo spiego perché i sistemi di payroll e i sistemi informativi per le risorse umane (HRIS) sono diversi – un sistema di payroll non può essere un sostituto efficace di un HRIS – ma complementari se progettati e utilizzati come soluzione integrata. Questa è la cosiddetta Fusion. Al contrario, l’utilizzo di un sistema di payroll come HRIS improvvisato o senza un’integrazione con l’HRIS dell’organizzazione è una ricetta per la Confusione.

UN SISTEMA DI BUSTE PAGA PUÒ ESSERE UTILIZZATO COME HRIS?

Una risposta semplicistica a questa domanda è “sì”, perché molte organizzazioni fanno esattamente questo. Utilizzano un sistema di buste paga (proprio o di un partner) per memorizzare il maggior numero possibile di dati dei dipendenti. I sistemi di gestione stipendi dispongono di campi standard per dati personali, dati relativi al lavoro, dati organizzativi e dati retributivi. Se il sistema di buste pagha lo consente, alcune organizzazioni creano campi personalizzati o riutilizzano campi vuoti per ospitare i dati dei dipendenti che normalmente il sistema paghe non conterrebbe..

Tuttavia, per loro stessa concezione, lo scopo dei sistemi di buste paga è quello di gestire le buste paga, che si concludono con la generazione di una busta paga, di documenti fiscali, di detrazioni legali, di un pagamento netto al dipendente e di rapporti contabili. Lo scopo di un HRIS è quello di gestire un insieme molto più ampio di attività relative alle risorse umane, come l’orario di lavoro e la presenza (che molti sistemi di payroll offrono), le prestazioni, l’assunzione, l’onboarding, l’off-boarding, l’identificazione dei talenti, lo sviluppo dei dipendenti, la formazione, le revisioni delle retribuzioni, i rimborsi spese, ecc.

Poiché i sistemi di payroll non sono in grado di gestire un insieme più ampio di attività HR, senza un HRIS le organizzazioni devono svolgere tali attività manualmente (carta, Excel, ecc.) o con un software separato. In alternativa, possono decidere di non implementare tali processi, magari perché troppo difficili senza un sistema.

Quindi, mentre ho risposto semplicisticamente “sì” alla domanda “Un sistema di buste paga può essere utilizzato come HRIS?”, la risposta dovrebbe essere “no”

QUALI SONO GLI SVANTAGGI DELL’UTILIZZO DI UN SISTEMA DI BUSTE PAGA COME HRIS?

Gli svantaggi dell’utilizzo di un sistema di buste paga come HRIS sono probabilmente evidenti per i professionisti delle risorse umane. Qui ci sono solo alcune:

• Gestire l’insieme più ampio di processi delle risorse umane manualmente o in sistemi diversi, poiché non può essere eseguito in un sistema di buste paga, non è né conveniente né un’esperienza utente positiva (per dipendenti, manager o risorse umane).
• I processi manuali sono soggetti a errori umani e rischi per la sicurezza dei dati, mentre l’utilizzo di sistemi diversi comporta in genere una scarsa qualità dei dati a meno che i sistemi non siano stati integrati (il che è costoso da implementare e mantenere).
• Se risorse umane, manager e dipendenti non dispongono di strumenti intuitivi, è molto meno probabile che le organizzazioni dispongano di pratiche di gestione del personale efficaci che promuovano un maggiore coinvolgimento e prestazioni dei dipendenti.
• Forse la cosa più importante, e nonostante i vincoli di budget, se un’organizzazione persiste nell’usare un sistema di buste paga come un HRIS sta effettivamente inviando un messaggio che risorse umane, manager e dipendenti non valgono l’investimento. 

ALLORA PERCHÉ MOLTE ORGANIZZAZIONI UTILIZZANO UN SISTEMA DI BUSTE PAGA COME UN HRIS?

Nel corso degli anni ho visto quattro ostacoli principali che impediscono alle organizzazioni di introdurre un HRIS:

1. I vincoli di bilancio possono costituire un ostacolo all’implementazione di un HRIS anche quando l’organizzazione comprende che è necessario evolversi, digitalizzarsi e modernizzarsi. PeopleWeek incontra spesso i direttori delle risorse umane che hanno cercato (senza successo) per anni di assicurarsi il budget per implementare un HRIS.
   
2. Pochissimi HRIS sono stati progettati per aiutare le risorse umane o la finanza a gestire il processo del libro paga. Possono offrire ottime funzionalità per la gestione di una varietà di processi HR, ma non contengono tutti i dati necessari per il libro paga e non possono essere integrati con il software del libro paga dell’organizzazione. Quegli HRIS che possono essere utilizzati come fonte primaria di dati sulle buste paga in genere richiedono un’enorme quantità di personalizzazione, che è molto costosa e richiede tempo per lo sviluppo e la manutenzione. In qualità di direttore delle risorse umane, una volta io e il mio team abbiamo personalizzato il nostro HRIS globale per integrarlo con una soluzione globale di buste paga nel cloud per la gestione delle buste paga in più di 60 paesi. Il progetto ha richiesto più di 1 anno (che in realtà è stato molto veloce) ed è stato molto costoso.
   
3. La funzione del libro paga può trovarsi all’interno del dipartimento finanziario piuttosto che all’interno delle risorse umane. Ci sono pro e contro di ogni approccio e lo scopo di questo blog non è quello di criticare i meriti di ciascuno. Tuttavia, quando il libro paga fa parte della funzione finanziaria e funziona bene ai fini della finanza, c’è poco incentivo a investire in un vero HRIS. “Funziona bene ai fini della finanza” significa che il libro paga è accurato e puntuale, la contabilità del libro paga è affidabile e possono essere generati report (analisi dei costi, pianificazione, accantonamento e previsione). Quando tutto funziona bene, il dipartimento finanziario è spesso un ostacolo all’implementazione di un HRIS poiché teme che possa avere conseguenze negative sulla qualità dei dati e sul libro paga.
   
4. La realtà, purtroppo, è che nonostante 20 anni di titoli sulla “guerra per il talento” e la carenza di dipendenti qualificati, molte organizzazioni semplicemente non si preoccupano abbastanza della gestione delle persone e dello sviluppo dei dipendenti per investire in un HRIS. L’alta dirigenza in tali organizzazioni può dire che “i dipendenti sono la nostra più grande risorsa”, ma spesso sono parole vuote. Purtroppo, probabilmente anche i loro dipendenti sanno che si tratta di pura retorica. Questo è molto miope in termini di attrazione, sviluppo e mantenimento di team ad alte prestazioni. Inoltre, è difficile creare una cultura in cui i dipendenti si concentrino sulla qualità del prodotto e sull’offerta di un’eccellente esperienza del cliente se a loro stessi non vengono forniti gli strumenti di base sul lavoro. Un HRIS è uno strumento di lavoro di base.

APPROCCI TRADIZIONALI PER CREARE LA FUSIONE TRA IL SISTEMA PAYROLL E HRIS

Una volta che un’organizzazione raggiunge una certa dimensione, ha bisogno di quanto segue per operare in modo efficace ed efficiente:

1. Software buste paga specifico per paese (in-house o esternalizzato).
2. Sistemi HR per aiutare a gestire i processi HR, lo sviluppo e il coinvolgimento dei dipendenti.
3. Team finanziari e HR con strumenti adatti allo scopo.
4. Dati accurati e coerenti nel loro sistema di buste paga e HRIS.

Ad un certo punto, quindi, è quasi inevitabile che un’organizzazione di una certa dimensione implementi prima una soluzione per il libro paga e poi un HRIS (o un mix di sistemi HR). Mentre il sistema di buste paga e HRIS possono inizialmente essere gestiti in modo isolato, diventa presto evidente che la mancanza di fusione tra di loro è la causa di grattacapi amministrativi e operativi. Di solito perché il punto 4 di cui sopra non viene raggiunto. Pertanto, i sistemi devono essere allineati. Ho anche notato che ogni volta che i dati di un HRIS vengono utilizzati per calcolare il libro paga, è molto più probabile che i dipendenti e le risorse umane si assumano la responsabilità della qualità dei dati nell’HRIS perché dati errati portano a buste paga errate.

Tradizionalmente, ci sono stati tre approcci per raggiungere questo allineamento:

1. Affidarsi a processi manuali, come il doppio inserimento di dati, per mantenere allineati il sistema HRIS e il sistema di buste paga. Questa procedura è chiaramente soggetta a errori umani e inefficiente.
   
2. Acquistare un HRIS altamente personalizzabile che, con un notevole sforzo di programmazione e manutenzione continua, può essere adattato per ospitare tutti i dati necessari per il libro paga ed è integrato con il software del libro paga. Questa è una buona soluzione ma costosa che è fuori dalla portata della maggior parte delle organizzazioni.
   
3. Integrare l’HRIS con il sistema sistema di buste paga per le informazioni di base memorizzate in un tipico HRIS (nome del dipendente, titolo di lavoro, reparto, centro di costo, data di assunzione, data di fine rapporto di lavoro, ecc.) e quindi inserire manualmente tutti gli altri dati necessari per la gestione stipendi nel sistema di buste paga. Questa è una combinazione di 1 e 2. È la soluzione migliore per la maggior parte delle organizzazioni dato che 1 non è una soluzione a lungo termine e 2 è troppo costosa.

UN NUOVO APPROCCIO

PeopleWeek ha creato un nuovo approccio. Abbiamo creato un HRIS che consente ai nostri clienti di archiviare tutte le informazioni necessarie per la gestione delle buste paga in qualsiasi paese. Le caratteristiche principali sono:

• Configurazioni di gestione dei dati sulle retribuzioni specifiche per paese
• Configurazioni di retribuzione e benefici per i dipendenti specifiche per il cliente
• Le istruzioni di pagamento vengono inserite in PeopleWeek (pagamenti una tantum, pagamenti ricorrenti, benefici per i dipendenti, straordinari, detrazioni, ecc.)
• Le date limite e di elaborazione delle buste paga sono configurate in PeopleWeek e nelle date pertinenti tutte le informazioni necessarie per la busta paga (comprese le assenze e le informazioni sui fogli di presenza) vengono esportate da PeopleWeek al reparto paghe o fornitore esterno
• Integrazioni con software paghe di terze parti
• Buste paga e documenti fiscali vengono importati nei profili personali dei dipendenti all’interno di PeopleWeek
• I partner del libro paga possono accedere alle informazioni sul libro paga all’interno di PeopleWeek senza avere accesso a informazioni non correlate al libro paga [fare clic qui per saperne di più sul programma di partnership sul libro paga di PeopleWeek]

Questo nuovo approccio significa che le organizzazioni che non dispongono del budget per l’Approccio 2, o che non vogliono spendere inutilmente centinaia di migliaia di dollari per una soluzione personalizzata, possono ora averlo a una frazione del costo di implementazione (poche migliaia di dollari) e rapidamente. Questa soluzione funziona per organizzazioni con dipendenti in uno o più paesi. Le risorse umane e la finanza possono essere certe che il libro paga è accurato, efficiente e sicuro, mentre altri importanti processi dei dipendenti vengono gestiti utilizzando un HRIS adeguato.

A PeopleWeek piacerebbe vedere più HRIS adottare un approccio simile per aiutare le normali organizzazioni con budget normali a beneficiare della “fusione” e porre fine alla “confusione”.

Non esitate a contattarci all’indirizzo admin@peopleweek.com per saperne di più. Pensiero finale: vorrei riconoscere il lavoro poco riconosciuto svolto dai professionisti del libro paga in tutto il mondo. È spesso stressante con carichi di lavoro elevati e scadenze ravvicinate. Come dipendenti diamo per scontato che verremo pagati puntualmente e con precisione. Anche se questo è quasi sempre il caso dei dipendenti nella maggior parte delle organizzazioni, dietro le quinte vengono compiuti molti sforzi per renderlo realtà e i professionisti del libro paga raramente ricevono un ringraziamento da dipendenti o dirigenti senior.