I Sistemi Autonomi Di Tracciamento Dei Candidati Potrebbero Diventare Obsoleti?

Durante la mia carriera in HR mi sono spesso chiesto perché io e i miei colleghi utilizzassimo un software di reclutamento autonomo e specializzato (comunemente chiamato “Applicant Tracking System” o ATS) anziché un modulo di reclutamento all’interno del nostro sistema informativo delle risorse umane (HRIS). Non aveva senso per molte ragioni, inclusa l’efficienza del processo end-to-end nel caso in cui un candidato venisse effettivamente assunto, e l’alto costo in termini di gestione di due sistemi e potenzialmente un’interconnessione tra di essi.

In questo articolo spiegherò perché non ha senso utilizzare un ATS autonomo se è possibile gestire il processo di reclutamento altrettanto bene in un HRIS.

QUALE TIPO DI FUNZIONALITÀ OFFRE UN ATS MATURO?

Un ATS maturo consente a un’organizzazione di gestire tutte le fasi del processo di reclutamento sulla piattaforma. Ecco alcuni esempi delle funzionalità necessarie per la maggior parte delle organizzazioni: 

• Creare una posizione utilizzando un database di descrizioni di lavoro
• Flussi di lavoro per l’approvazione delle posizioni che includono informazioni rilevanti per la pianificazione del budget
• Pubblicare posizioni sulla pagina delle carriere e su siti web esterni
• Pubblicizzare la stessa posizione in diverse località
• Un processo rapido e semplice per i candidati per candidarsi alle posizioni
• Un modo per gestire candidature spontanee
• Capacità di assegnare una candidatura esistente a una posizione diversa
• Capacità di invitare un candidato nel database a una nuova posizione
• Cartelle/categorie personalizzabili per la gestione del flusso di lavoro delle candidature
• Strumenti di filtraggio del CV
• Gestione del database dei CV
• Questionari per i colloqui
• Capacità di identificare candidature provenienti da raccomandazioni di dipendenti
• Download in blocco dei CV
• Modelli di email e gestione di email in blocco
• Raccolta di feedback e valutazioni degli intervistati
• Assegnazione di candidati a pool di talenti
• Gestione del calendario per la pianificazione degli intervalli di colloquio
• Notifiche automatizzate in diverse fasi del processo
• Strumenti di integrazione per convertire un candidato in un dipendente
• Conformità alla protezione dei dati in tutte le giurisdizioni.

SE L’ATS OFFRE UNA GAMMA COSÌ COMPLETA DI FUNZIONALITÀ, PERCHÉ IMPORTA SE È UNA SOLUZIONE AUTONOMA?

Ci sono diversi svantaggi di un ATS autonomo rispetto a un ATS incorporato in un HRIS. Ecco i 5 principali:

1. Doppia immissione dei dati:A meno che l’ATS non sia integrato con l’HRIS, i dati organizzativi nell’ATS devono essere aggiornati manualmente, cioè doppia immissione dei dati. Esempi sono le liste di entità d’impiego, dipartimenti, centri di costo, responsabili del reclutamento, manager, indirizzi email, descrizioni di lavoro, ecc.
2. Integrazioni: Il modo migliore per evitare le inefficienze associate al punto 1 è costruire un’interconnessione tra l’ATS e l’HRIS. Tuttavia, questo è costoso da implementare, l’integrazione deve essere mantenuta, e potrebbe non offrire una sincronizzazione in tempo reale dei dati. Le integrazioni si rompono occasionalmente e devono essere riparate.
3. Onboarding: Una volta che un candidato preferito è stato selezionato e ha accettato l’offerta, deve essere integrato nell’HRIS. Sebbene un’integrazione tra l’ATS e l’HRIS possa aiutare con alcuni aspetti, è molto improbabile che l’ATS consenta di gestire tutte le fasi del processo di onboarding, ad esempio, trasferire documenti e moduli firmati nel profilo del nuovo assunto, condividere informazioni con il dipartimento IT, completare eventuali processi di conformità, ecc.
4. Costi: Implementare e gestire sia un ATS che un HRIS è probabilmente più costoso che gestire l’intero ciclo di vita del dipendente (incluso il reclutamento) in un unico sistema.
5. Protezione dei dati: Conservare i dati dei dipendenti e dei candidati in una stessa piattaforma significa che è sufficiente gestire la sicurezza di un solo sistema.

Secondo me, questi svantaggi di un ATS autonomo sono così significativi che anche se un HRIS è in grado di offrire solo l’80% delle funzionalità di un ATS autonomo, potrebbe valere la pena fare compromessi. E non dovremmo mai dimenticare che l’esperienza utente più importante nel processo di reclutamento non è quella dell’HR o del responsabile del reclutamento, ma del candidato (sarei restio a fare compromessi in tal senso).

QUINDI PERCHÉ NON TUTTE LE ORGANIZZAZIONI GESTISCONO IL RECLUTAMENTO IN UN HRIS?

La ragione principale è che la maggior parte degli HRIS non offre la funzionalità richiesta. In altre parole, un ATS di solito offre una funzionalità molto più completa e potente. Di conseguenza, i dipartimenti HR potrebbero non avere altra scelta che utilizzare l’HRIS per tutti i processi tranne il reclutamento (questo è spesso anche il caso per la formazione o i sistemi di gestione dell’apprendimento).

UN ATS NON È TROPPO COSTOSO PER MOLTE ORGANIZZAZIONI?

Il prezzo di un ATS varia, ma è vero che potrebbe essere proibitivamente costoso o non rappresentare un buon rapporto qualità-prezzo per alcune piccole e medie imprese. Ciò potrebbe essere dovuto sia alla mancanza di budget che al fatto che i volumi di reclutamento siano troppo bassi per giustificare l’investimento..

A RISCHIO DI DIVENTARE OBSOLETO?

Dal punto di vista di un professionista delle risorse umane e della tecnologia, nell’anno 2024 non dovrebbe esserci alcuna giustificazione tecnologica per la continua dipendenza dal sistema autonomo di tracciamento dei candidati. Un HRIS dovrebbe essere in grado di offrire funzionalità di reclutamento equivalenti a quelle di un ATS maturo. Mentre il 2023 ha visto un diffuso interesse per le possibilità dell’intelligenza artificiale, paradossalmente, la maggior parte delle organizzazioni non dispone nemmeno di un HRIS con un ATS integrato, che è chiaramente molto più basilare rispetto all’implementazione dell’IA. (Per inciso, alcune soluzioni ATS sfruttano l’IA, specialmente nella valutazione dei candidati per la potenziale idoneità, ma questa pratica non è priva di controversie).

In PeopleWeek, abbiamo sviluppato una soluzione. Ora offriamo ai clienti l’opzione di un ATS completo chiamato modulo “Reclutamento Plus”, o una versione più snella chiamata modulo “Reclutamento”. Entrambi i moduli sono disponibili a un costo significativamente inferiore rispetto a un ATS autonomo e offrono i vantaggi di far parte di una soluzione “tutto in uno” che copre l’intero ciclo di vita dell’impiegato.

PeopleWeek spera che il nostro approccio integrato ai software HR e di reclutamento possa ispirare altre soluzioni HRIS. Poiché questo approccio diventa comune, potrebbe comportare l’obsolescenza degli ATS tradizionali.