Casi aziendali
CASO AZIENDALE: GRUPPO SYZLEGGI
Sito web: https://www.syzgroup.com/
Numero di dipendenti: 270 dipendenti
Settore: banca privata
Fondato: 1996
Sede: Ginevra
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- Informazioni su Syz
- Le Sfide
- La soluzione
- I risultati
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A PROPOSITO DI SYZ
Il gruppo Syz è un gruppo finanziario svizzero a conduzione familiare focalizzato su eccellenti performance di investimento a lungo termine, una solida gestione del rischio e un servizio personalizzato per i clienti. Discendente da una famiglia di imprenditori da secoli, il gruppo è stato co-fondato nel 1996 da Eric Syz che tuttora guida l’azienda insieme ai suoi due figli ea un team di esperti del settore.
LE SFIDE
Syz Group aveva bisogno di un nuovo sistema informativo delle risorse umane (HRIS) per supportare ulteriormente la trasformazione dell’organizzazione e ottimizzare la gestione delle risorse umane. Thomas Heurtevent, Senior Compensation and Benefits Manager, nonché responsabile delle risorse umane del progetto, spiega questo in modo più dettagliato:
“Abbiamo concluso che abbiamo bisogno di un sistema di gestione del capitale umano (HCM) che ci consenta di integrare completamente i dati personali, professionali e delle buste paga dei dipendenti con il nostro motore di gestione paghe. Ciò doveva essere fatto in modo da non modificare i processi sottostanti esistenti che erano ben consolidati con il nostro fornitore di servizi di gestione stipendi”.
La gestione delle prestazioni e l’onboarding erano altri due processi che richiedevano nuovi strumenti:
“Volevamo adottare un nuovo approccio che riflettesse meglio la nostra visione della gestione delle prestazioni e volevamo essere in grado di gestire gli obiettivi, le valutazioni e la pianificazione dello sviluppo dei dipendenti come processi separati o integrati. PeopleWeek ci permette di farlo. Inoltre, avevamo bisogno di gestire l’onboarding e i trasferimenti dei dipendenti in modo trasparente tra i team HR e IT e senza influire sui processi esistenti”.
LA SOLUZIONE
Il team del progetto era alla ricerca di un’interfaccia software di facile utilizzo, ma anche di una soluzione pronta all’uso e personalizzata in base ai requisiti di Syz:
“Inizialmente siamo rimasti colpiti dall’interfaccia utente personalizzabile di PeopleWeek e dalla facilità con cui i clienti possono gestire autonomamente molte delle proprie configurazioni. Tuttavia, eravamo anche consapevoli del fatto che Syz voleva evitare il più possibile di apportare modifiche ai processi interni esistenti che funzionavano molto bene, ad esempio buste paga e onboarding. La maggior parte dei sistemi HR non lo consente a meno che non si acquisti una soluzione altamente personalizzata, che è chiaramente più costosa e richiede tempo da implementare.
I RISULTATI:
PeopleWeek e Syz hanno impiegato 16 settimane per implementare le funzionalità del software per i 270 dipendenti del gruppo. Group Syz è stato molto soddisfatto dei risultati: “PeopleWeek è stato in grado di fornire soluzioni già pronte per la maggior parte delle nostre esigenze e collaborare con noi per sviluppare nuove soluzioni laddove necessario. Grazie ai moduli che abbiamo implementato – People, Payroll, Onboarding e Performance – posso affermare con sicurezza che disponiamo di strumenti moderni ed efficienti, che possono essere ulteriormente sviluppati man mano che le nostre esigenze si evolvono. Per Nicole Aepli, responsabile della strategia delle risorse umane:
“PeopleWeek ha messo in campo sia il know-how delle risorse umane che quello dell’IT. In alcune aree sapevamo esattamente cosa volevamo da un nuovo HRIS, ma in altre aree cercavamo input creativi che ci aiutassero a ripensare alcune delle nostre pratiche. PeopleWeek ha condiviso con noi questa esperienza durante la fase di progettazione”.
CONCLUSIONE:
I pensieri di Nicole sulla partnership e sull’esperienza di PeopleWeek:
“Nel complesso, è sembrata una partnership collaborativa sia durante che dopo l’implementazione. Insieme, Syz e PeopleWeek hanno implementato soluzioni user-friendly necessarie ai nostri dipendenti, manager e risorse umane. È importante sottolineare che il progetto è stato consegnato nei tempi e nel budget.”
CASO AZIENDALE: ACE & COMPANY
Sito web: https://aceandcompany.com/
Numero di dipendenti: 40
Settore: private equity
Fondazione: 2005
Sede: Ginevra, Svizzera
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A PROPOSITO DI ACE & COMPANY
ACE & Company (“ACE”), fondata nel 2005, è un gruppo di investimento globale specializzato in investimenti privati. La società ha uffici a Ginevra (sede centrale), Londra, Il Cairo, New York e Hong Kong. Anushan Sinnathamby è un responsabile amministrativo presso ACE. È responsabile delle comunicazioni tra i team, assicurandosi che tutti i processi siano in atto e funzionino senza intoppi. Anushan è il collegamento principale tra la direzione e i dipendenti.
LE SFIDE
Anushan ricorda le difficoltà che lui e i suoi colleghi hanno dovuto affrontare prima di implementare PeopleWeek: “Abbiamo utilizzato più strumenti per tenere traccia di dati ed eventi importanti. È stato piuttosto complicato per me condividere nuove politiche e articoli importanti con i membri del team. ” Un altro aspetto importante era avere una chiara panoramica delle assenze dei dipendenti e delle informazioni pubbliche: “Tenere traccia delle assenze, dei giorni di ferie, delle ferie e di chi lavora e dove: non è stato un compito facile. Avevamo bisogno di una soluzione che mi permettesse di avere una linea di vista su dove si trovavano i dipendenti.”
LA SOLUZIONE
Anushan si è messo in contatto con Patrick Sikias, il fondatore di PeopleWeek, per esplorare come PeopleWeek potrebbe aiutare ACE: “Patrick mi ha spiegato come PeopleWeek potrebbe aiutare ACE a essere più efficiente e che il suo software unico ha sia moduli di collaborazione per le risorse umane che per i dipendenti, che è esattamente ciò di cui avevamo bisogno”.
I moduli utilizzati da ACE sono Persone, Rilevazione presenze, Remoting Working, Intranet per News, Documenti, Liste, Pubblicazione contenuti e Votazioni. “Ci è stata mostrata una piattaforma unica per le risorse umane e la collaborazione. Non vedevo l’ora di vedere l’implementazione finale. L’implementazione ha richiesto circa 1 settimana per i 40 dipendenti di ACE & Company.
I RISULTATI:
A due anni e mezzo dall’implementazione di PeopleWeek, Anushan spiega in che modo il software ha semplificato le sue attività quotidiane:
“Posso avere tutte le informazioni di cui ho bisogno in un unico posto. PeopleWeek mi ha dato la flessibilità di condividere file, documentazione, notizie e presentazioni con tutti i team, nonché di votare decisioni importanti all’interno dell’azienda e tenere traccia delle assenze e dei dipendenti che lavorano da remoto. Un altro aspetto importante per me è l’autonomia. Dopo aver implementato PeopleWeek, non ho bisogno di coinvolgere il nostro team IT per gestire il sistema. Posso apportare modifiche, creare i miei elenchi e aggiungere nuove politiche in tempo reale e da solo, nel modo che ritengo opportuno”. Anushan è molto positivo riguardo all’assistenza clienti e al team di sviluppo: “L’allenamento è andato liscio. Fin dal primo giorno abbiamo ricevuto un grande supporto dal team tecnico ogni volta che ne avevamo bisogno. Di conseguenza, tutti i problemi sono stati risolti rapidamente.
CONCLUSIONE:
Poche parole conclusive per organizzazioni simili a ACE & Company: “Consiglierei PeopleWeek come una soluzione software ideale pronta all’uso ma allo stesso tempo personalizzata. Se ti piacciono i moduli pratici che ti forniscono controllo e autonomia completi, allora PeopleWeek è la strada da percorrere.”
CASO AZIENDALE: GEROFINANZA
Sito web: https://www.gerofinance.ch/
Numero di dipendenti: 370
Settore: gestione immobiliare e vendita di immobili
Fondato: 1962
Sede: Ginevra, con diverse agenzie situate nella Svizzera romanda
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SULLA GEROFINANZA
GeroFinance crea sinergie vincenti grazie alle competenze e alla complementarità di ogni entità partner. L’azienda è presente in tutta la Svizzera romanda con agenzie a Ginevra, Vaud e più recentemente nel Vallese. Essi beneficiano di una solida esperienza in tutti i settori della gestione e intermediazione immobiliare, compresa la gestione di immobili in affitto, ville e locali commerciali, e consulenza fiscale e finanziaria.
LE SFIDE
Il dipartimento delle risorse umane di GeroFinance ricorda come hanno condotto i loro processi lavorativi quotidiani prima di implementare PeopleWeek: “Ci siamo occupati manualmente della maggior parte delle nostre attività quotidiane. Alla fine, ci siamo resi conto che sarebbe stato vantaggioso per noi se avessimo digitalizzato i nostri processi di lavoro. Questo potrebbe aiutarci a essere più organizzati ed efficienti”. Il gruppo è attualmente composto da 20 agenzie, che hanno creato la sfida per sincronizzarle tutte: “Abbiamo stabilito che se vogliamo avere un flusso regolare di informazioni tra tutti i colleghi e mantenere ogni entità informata sulle politiche aziendali, abbiamo bisogno di uno strumento adeguato. Intendevamo centralizzare e promuovere la comunicazione tra tutte le agenzie”.
LA SOLUZIONE
Martine è vicedirettore delle risorse umane presso GeroFinance Gerofinance | Régie du Rhône. Sente che sono molto ben supportati e che tutti nel team di PeopleWeek hanno fatto e fanno di tutto per soddisfare le loro esigenze, pur essendo aperti allo sviluppo di nuove funzionalità quando GeroFinance aveva requisiti specifici. Di conseguenza, i flussi di lavoro quotidiani in GeroFinance sono digitalizzati e la loro collaborazione tra agenzie è migliorata in modo significativo: “È molto facile essere aggiornati con le notizie e gli eventi di una particolare entità grazie ai moduli Notizie ed Eventi. Posso essere a miglia di distanza dai miei colleghi ma sapere chi è dove e su cosa stanno lavorando. Il software ci fornisce un alto livello di trasparenza, controllo ed efficacia.” Inoltre, le funzionalità Assenze e Spese si sono dimostrate molto utili per Martine e i suoi colleghi: “Utilizzando il modulo Spese, i nostri dipendenti possono facilmente registrare le proprie spese e farle approvare. Per noi del dipartimento Risorse umane è una funzionalità molto importante che ci consente di generare report sulle spese e ci dà l’autonomia di definire e modificare la categoria e le tipologie di spesa con pochi clic. Il modulo Assenze è stato molto importante per i nostri portieri. Questo modulo offre loro l’opportunità di coordinarsi a vicenda e assicurarsi che ci sia sempre qualcuno ad accogliere e assistere gli ospiti”.
CONCLUSIONE:
Un aspetto molto importante per qualsiasi potenziale collaborazione è stabilire aspettative realistiche per soddisfare le esigenze del cliente: “Per me, personalmente, penso che sia molto importante definire chiaramente i requisiti fin dall’inizio. Con PeopleWeek, sentiamo che si sono veramente impegnati a risolvere i nostri problemi e ad aiutarci a superare le nostre sfide. Inoltre, riceviamo la formazione necessaria per apprendere rapidamente come funzionano i moduli al fine di utilizzarli al meglio delle loro potenzialità. Raccomanderei PeopleWeek a qualsiasi organizzazione di medie e grandi dimensioni che voglia digitalizzare i propri flussi di lavoro quotidiani, migliorare la collaborazione tra i vari reparti e aumentare l’efficienza con l’aiuto di una serie di moduli di facile utilizzo.”
CASO AZIENDALE: VILLE DE BULLE
Sito web: https://www.bulle.ch/
Numero di dipendenti: 195
Settore: Pubblica amministrazione
Fondato: 2006
Sede: Bulle
Numero di dipendenti: 195
Settore: Pubblica amministrazione
Fondato: 2006
Sede: Bulle
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A PROPOSITO DI BULLE
Bulle è una città di oltre 25.000 abitanti, capoluogo della regione della Gruyère nel cantone di Friburgo. L’attuale comune, situato a 771 metri di altitudine, è stato creato dalla fusione di Bulle e La Tour-de-Trême nel 2006. Bulle è un centro economico giovane, attraente e dinamico per lo sviluppo regionale, ottimamente posizionato tra Berna e la regione del Lago di Ginevra. Bulle ha una ricca varietà di club e associazioni che forniscono alla popolazione attività culturali, sportive, ricreative e di intrattenimento di alta qualità. I servizi educativi, la mobilità e l’urbanistica sono di alta qualità. Tutto sommato, Bulle offre un’ottima qualità di vita ai suoi abitanti.
LE SFIDE
Brigitte Perret è il capo del dipartimento delle risorse umane di Bulle. Ha identificato che migliorare la comunicazione e la trasparenza della struttura organizzativa sono due priorità: “Abbiamo utilizzato diversi canali di comunicazione ed è diventato subito evidente che il sistema che utilizzavamo aveva i suoi limiti. Avevamo bisogno di uno strumento che ci permettesse di ospitare tutti quei canali separati in un unico posto. Sapevamo che se fossimo stati in grado di farlo saremmo stati in grado di promuovere una collaborazione tra i team molto più efficace. Inoltre, dovevamo migliorare la comprensione della struttura organizzativa, delle relazioni di reporting e del ruolo dei diversi dipartimenti. Per questo motivo, abbiamo voluto rendere pubblica la struttura organizzativa a tutti i dipendenti e condividere le notizie su ciò che sta accadendo all’interno dell’organizzazione”.
LA SOLUZIONE
Brigitte e il suo team si sono imbattuti in PeopleWeek durante la ricerca di diverse piattaforme. Descrive le sue prime impressioni sul software: “Non ci è voluto molto per renderci conto che PeopleWeek ha tutte le carte in regola per noi. Il software offriva i vari moduli di cui avevamo bisogno per le nostre attività quotidiane delle risorse umane, oltre a fornire un toolkit di comunicazione interna”.
I RISULTATI:
Bulle ha deciso di acquistare inizialmente quattro moduli e l’implementazione ha richiesto circa due mesi. Brigitte spiega come PeopleWeek ha semplificato i compiti del team: “I moduli Intranet e Collaborazione, che contengono i sottomoduli Progetti, Notizie, Eventi, Contenuti, Elenchi, Strumenti e Sondaggi, ci aiutano a mantenere i dipendenti ben informati e forniscono uno scambio di informazioni fluido. La comunicazione interna e il coinvolgimento sono davvero migliorati . Ai dipendenti piace molto il modulo delle spese. È facile registrare una spesa e i rimborsi sono gestiti in modo efficiente e rapido. Ora è molto semplice tenere traccia della frequenza dei corsi di formazione e dei tassi di completamento. Inoltre, i dipendenti possono richiedere nuovi corsi di formazione e dare suggerimenti sui corsi di formazione esistenti. Un modulo specifico rimane il preferito di Brigitte: “Sono particolarmente colpito dal modulo Valutazioni. Da quando abbiamo iniziato a usarlo, il processo di valutazione delle prestazioni è stato molto più semplice ed efficiente. Questo modulo garantisce che tutti abbiano un feedback regolare e dettagliato sulle proprie prestazioni e sappiano dove e come possono continuare a svilupparsi e migliorare.
CONCLUSIONE:
Le operazioni delle risorse umane e le comunicazioni con i dipendenti di Bulle sono notevolmente migliorate da quando hanno iniziato a utilizzare PeopleWeek. Di conseguenza, Brigitte è molto soddisfatta: “Abbiamo goduto di una collaborazione molto fruttuosa con PeopleWeek. Il loro team è molto flessibile e sempre orientato alla soluzione. Raccomanderei PeopleWeek a qualsiasi organizzazione che voglia migliorare i processi HR quotidiani, la comunicazione tra i team e il coinvolgimento dei dipendenti”.
BUSINESS CASE: vVARDIS
Sito web: www.vvardis.com
Numero di dipendenti: 60+
Settore: Privato
Fondato: 2020
Sede: Zugo, Svizzera
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- Informazioni su vVARDIS
- Le Sfide
- La soluzione
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A PROPOSITO DI VVARDIS
La nuova scienza della salute orale. Una ricerca.
Spinti dal nostro desiderio di eliminare la malattia numero 1 al mondo, la carie, noi di vVARDIS abbiamo una visione. vVARDIS crede che l’igiene orale sia il fondamento indispensabile della salute e del benessere olistici e la nostra missione è migliorare la qualità dell’igiene orale per tutti, con l’obiettivo di creare un futuro senza trapani per la prossima generazione.
vVARDIS combina rivoluzionarie tecnologie brevettate e scienza all’avanguardia con l’eredità della purezza e della precisione svizzere, in un regime avanzato che aiuta a eliminare la carie iniziale, ripristina, rafforza e sbianca i denti e fornisce una protezione sana e duratura senza sensibilità.
SU NICK
Nick Egger lavora come Chief People Officer presso vVardis. In quanto tale, è responsabile della pianificazione strategica delle risorse umane e di tutte le operazioni relative alle risorse umane. Prima di iniziare il suo ruolo nell’agosto 2021, ha lavorato per oltre 25 anni in vari ruoli di Senior HR per organizzazioni con un massimo di 10.000 dipendenti. Ha lavorato in varie aree geografiche, come in Asia, Europa e Stati Uniti.
LE SFIDE
Durante i primi giorni di lavoro al vVARDIS, Nick si è subito reso conto della necessità di un cambiamento:
“Abbiamo utilizzato 2-3 diversi strumenti per la gestione dei dati sui dipendenti e sui salari, incluso Excel. Abbiamo utilizzato fogli di calcolo e abbiamo dovuto inserire le modifiche manualmente, il che lasciava un ampio margine di errore nella gestione dei record senza flussi di lavoro prestabiliti”
“Il reclutamento era un compito noioso: trovare potenziali assunzioni, rispondere a e-mail/notifiche, programmare e svolgere i cicli di colloqui, creare rapporti per ogni turno, gestire i rifiuti… È facile perdere il conto e non essere sincronizzati con colleghi e candidati .”
vVARDIS ha concluso che aveva bisogno di uno strumento per digitalizzare tutte le operazioni HR al fine di migliorare l’efficienza:
“Abbiamo affrontato molte sfide quando si trattava di collaborare e definire chi fa cosa. Avevamo bisogno di trovare una soluzione e dovevamo trovarla rapidamente poiché siamo in modalità start-up/scale up”.
LA SOLUZIONE
Poco dopo, Nick si è messo in contatto con Paul Jon Martin per discutere delle possibili soluzioni alle sfide di vVardis.
“Volevo trovare una soluzione vanilla che fosse anche personalizzabile e intuitiva da usare. PeopleWeek offre esattamente questo: un software già pronto che si adatta anche alle nostre esigenze.
Moduli HR pragmatici, approfonditi e facili da usare con un’integrazione del libro paga sui dati dei dipendenti – grazie alla partnership con Loyco – e forte attenzione alla protezione e sicurezza dei dati (DB di base svizzera), con una chiara panoramica di tutte le operazioni in sincronia con il nostro People Strategy: è diventato subito chiaro che PeopleWeek è uno sportello unico per le nostre operazioni HR presso vVARDIS.”
Inoltre, a Nick è piaciuto il fatto che vVardis e PeopleWeek abbiano una mentalità simile:
“Prodotti di nuova generazione realizzati in Svizzera, scienza avanzata e volontà di fornire, oltre a lavorare per i consumatori per plasmare un futuro migliore grazie a prodotti unici – abbiamo questo in comune! Questo ha reso la decisione di scegliere PeopleWeek incredibilmente facile”.
Tutti i dati dell’organizzazione e delle persone sono stati importati nel sistema entro quattro settimane, consentendo a vVardis di andare online circa sei settimane dopo aver preso la decisione di implementare PeopleWeek.
I RISULTATI:
Ora che vVardis usa PeopleWeek, Nick è molto più a suo agio:
“Sono più a mio agio e ho più fiducia ora che so che tutti i record dei dipendenti sono sotto “un unico tetto”, al sicuro. Funziona senza intoppi, senza punti dati mancanti e senza doppia immissione di dati. È anche collegato al nostro fornitore di buste paga Loyco. Di conseguenza, ora posso concentrarmi maggiormente sui programmi di gestione dei talenti e sulla progettazione dell’organizzazione, sulla strategia HR e contare su un assetto organizzativo solido e trasparente.”
Il processo di reclutamento ora è molto più semplice:
“Tutte le persone coinvolte nel processo di assunzione hanno accesso alla pagina di un candidato, possono lasciare commenti per discutere le impressioni, mentre vedono le note e le osservazioni dei miei colleghi sui nostri stimati candidati. Il modulo di reclutamento è intuitivo, ci sono meno barriere rispetto a quello a cui ero abituato con i principali software per le risorse umane. Consente a tutti di essere aggiornati e sulla stessa pagina.
Inoltre, grazie allo strumento di collaborazione all’avanguardia, le nostre persone sono molto più consapevoli delle proprie responsabilità e di chi è chi e fa cosa all’interno dell’organizzazione. Ciò garantisce una maggiore visibilità e mi consente di fornire facilmente le definizioni dei processi ai dipendenti”.
L’autonomia è un altro vantaggio per il reparto risorse umane di vVardis:
“Io e il mio team possiamo gestire i dati dei dipendenti e delle buste paga, aggiungere nuove assunzioni e apportare modifiche al sistema in modo indipendente. Poiché il software è facile da usare e non richiede formazione aggiuntiva, non dobbiamo fare affidamento su un team IT e su lunghi test di accettazione utente (UAT).”.
CONCLUSIONE:
Nick ha alcune parole conclusive su vVardis e PeopleWeek:
“Abbiamo la sensazione di essere ascoltati e che PeopleWeek si impegni a fondo per soddisfare le nostre esigenze: negli ultimi mesi questo si è dimostrato più volte vero. PeopleWeek ha realizzato un’implementazione che di solito richiede oltre 12 mesi in meno di 6 settimane. Il livello di professionalità, la qualità delle consegne e l’esperienza che hanno dimostrato sono qualcosa con cui ci piace essere associati.
Io e il mio team siamo estremamente soddisfatti del software e dello strumento di collaborazione di PeopleWeek e lo raccomanderei a tutte le piccole e medie imprese (PMI).
È stato fantastico collaborare con il team di PeopleWeek e non vediamo l’ora di vedere le loro prossime novità, che sembrano promettenti e facilmente implementabili”.
BUSINESS CASE: vVARDIS ANALISI DEI DATI HR AVANZATA UTILIZZANDO I DATI IN PEOPLEWEEK
Sito web: www.vvardis.com
Numero di dipendenti: 60+
Settore: Privato
Fondato: 2020
Sede: Zugo, Svizzera
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A PROPOSITO DI VVARDIS
La nuova scienza della salute orale. Una ricerca.
Spinti dal nostro desiderio di eliminare la malattia numero 1 al mondo, la carie, noi di vVARDIS abbiamo una visione. vVARDIS crede che l’igiene orale sia il fondamento indispensabile della salute e del benessere olistici e la nostra missione è migliorare la qualità dell’igiene orale per tutti, con l’obiettivo di creare un futuro senza trapani per la prossima generazione.
vVARDIS combina rivoluzionarie tecnologie brevettate e scienza all’avanguardia con l’eredità della purezza e della precisione svizzere, in un regime avanzato che aiuta a eliminare la carie iniziale, ripristina, rafforza e sbianca i denti e fornisce una protezione sana e duratura senza sensibilità.
SU NICK
Nick Egger lavora come Chief People Officer presso vVardis. In quanto tale, è responsabile della pianificazione strategica delle risorse umane e di tutte le operazioni relative alle risorse umane. Prima di iniziare il suo ruolo nell’agosto 2021, ha lavorato per oltre 25 anni in vari ruoli di Senior HR per organizzazioni con un massimo di 10.000 dipendenti. Ha lavorato in varie aree geografiche, come in Asia, Europa e Stati Uniti.
LE SFIDE
vVardis è un’azienda in rapida crescita e abbiamo bisogno di analisi dettagliate su ricavi e costi, budget e previsioni. Ciò include i costi legati all’occupazione o in particolare i costi del personale, che, come molte aziende, è la nostra singola categoria di spesa più ampia. Le nostre analisi devono anche essere suddivise in molte categorie diverse, ad esempio per paese, entità, dipartimento, funzione, linea di business e confronti di movimenti individuali. Abbiamo anche bisogno di una linea di vista dei nostri costi preventivati rispetto a quelli effettivi rispetto a quelli previsti per mese, trimestre e anno. Tali dati relativi alle persone vengono utilizzati per supportare un processo decisionale aziendale informato e per comprendere profitti e perdite in tutta l’azienda.
Sebbene PeopleWeek contenesse la maggior parte dei dati necessari alle risorse umane e alla finanza per fornire questo livello di reportistica dettagliata, il processo di consolidamento richiedeva molto tempo. Ho anche riconosciuto che il modo in cui vVardis deve utilizzare i dati è molto specifico per la nostra organizzazione, come nel caso della maggior parte delle organizzazioni, e che non potevamo aspettarci che un HRIS fornisse un output di reporting standardizzato che soddisfi le nostre esigenze.
LA SOLUZIONE
Il primo passo è stato progettare un modello di dati che fornisse l’ampiezza e la profondità dell’analisi richiesta dall’azienda. Questo è stato un progetto collaborativo che ha coinvolto me stesso, il CFO e un consulente esterno con competenze specializzate nella creazione di analisi aziendali che ha una vasta conoscenza dei sistemi e dei processi HRIS. È stato un processo iterativo che probabilmente ha richiesto circa 10 ore nel corso di una settimana per creare il modulo di Previsione della Spesa dei Dipendenti (PSD).
Il passaggio successivo è stato creare un modello automatizzato che inserisse e quindi analizzasse i dati dei dipendenti già presenti in PeopleWeek. Lo abbiamo fatto utilizzando Power Query (uno strumento gratuito all’interno di Excel), che importa i dati da PeopleWeek in formato Excel.
I dati richiesti sono stati facilmente esportati da PeopleWeek utilizzando i report Excel standard esistenti (ad esempio il report sui dati anagrafici dei dipendenti, i dati sulle buste paga e le assunzioni future). Avevamo bisogno di aggiungere alcuni punti dati aggiuntivi al modello, come i costi previdenziali stimati (percentuali) e i tassi di cambio valuta mensili per ciascun paese in cui operiamo.
Il nostro consulente esterno ha impiegato circa 10 giorni nell’arco di alcuni mesi per creare, testare e implementare il modello concordato. Ciò includeva la progettazione, l’ingegnerizzazione, i test e l’implementazione della produzione.
I RISULTATI
Il risultato è un modello altamente personalizzato che consente a vVardis di produrre un insieme dettagliato e ampio di dati relativi ai costi dei dipendenti, compresi i confronti tra costi effettivi, costi preventivati e costi previsti, e di farlo utilizzando molte suddivisioni di dati organizzativi (utilizzando il Excel slicer), diversi tipi di costi e persino costi precisi per dipendente, oltre a tenere traccia dei movimenti dei dipendenti mese per mese rispetto ai dati preventivati.
Quando abbiamo confrontato i risultati annuali finali generati dalla contabilità generale di Finance e quelli generati utilizzando il nostro modello Previsione della Spesa dei Dipendenti (PSD) basato sui dati PeopleWeek, è stata rilevata un’accuratezza del 99,8%.
CONCLUSIONE
Quando un HRIS come PeopleWeek viene utilizzato per gestire un’ampia gamma di processi HR e la gestione dei dati dei dipendenti è di alta qualità, è possibile produrre report e analisi molto dettagliati e personalizzati.
Esistono molti strumenti molto accessibili ea basso costo che consentono di esportare i dati delle persone, trasformarli nel formato e nelle convenzioni di denominazione richiesti e inserirli in un modello su misura che soddisfi i requisiti di un’organizzazione tipica.
Anche se la nostra soluzione ha richiesto un po’ di sforzo per essere configurata, una volta creata possiamo importare direttamente i report standard da PeopleWeek ed è molto meglio che avere un set generico di dashboard che sembrano belli ma non aggiungono valore al business!
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Nota: se sei potenzialmente interessato ad adottare un approccio simile a vVardis, PeopleWeek è felice di mettere in contatto i nostri clienti con il consulente esterno che ha lavorato con Nick per costruire il loro modello analitico. Si prega di contattare pauljonmartin@peopleweek.com.