Il software per le risorse umane può essere progettato per ridurre al minimo il suo impatto ambientale?

Quando penso all’impatto della tecnologia sull’ambiente, la prima cosa che mi viene in mente è il

Quando penso all’impatto della tecnologia sull’ambiente, la prima cosa che mi viene in mente è l’energia utilizzata per alimentare e raffreddare i data center. È in questi data center, solitamente edifici tentacolari e ad alta sicurezza pieni di server, cavi e rack, che vengono archiviati il codice software e i dati dei clienti. Se le società di software dispongono di un data center di riserva e di eseguire regolarmente il backup dei dati dei clienti, il consumo di risorse hardware è ancora maggiore. Sono realtà che accettiamo, un po’ come il fatto che pochissime persone spengano i propri apparecchi elettrici in casa piuttosto che lasciarli in stand-by (anche se sappiamo che questo consuma – anzi, spreca – energia elettrica).

Alcuni anni fa, il team di gestione di PeopleWeek si è chiesto cosa potrebbe fare PeopleWeek per limitare il nostro impatto sull’ambiente. Abbiamo già ospitato i nostri dati in un data center di livello mondiale ed efficiente dal punto di vista energetico. cos’altro potremmo fare? Raramente viaggiamo come la maggior parte delle riunioni con i clienti e siamo in videoconferenza. È anche raro che i membri del team viaggino per riunioni. Gli uffici sono paperless. Non usiamo plastica usa e getta in ufficio. In breve, il nostro impatto ambientale era relativamente basso e come start-up non avevamo nemmeno molti clienti e i loro dati da ospitare. Tuttavia, sapevamo che con il tempo avremmo acquisito molti clienti e i loro preziosi dati.

RIDURRE AL MINIMO L’ARCHIVIAZIONE DEI DATI MA NON L’ESPERIENZA DELL’UTENTE
Con questo in mente, PeopleWeek ha deciso nel 2020 che tutti i moduli e le nuove funzionalità sarebbero stati progettati per impedire l’archiviazione di dati non necessaria da parte dei nostri clienti e il consumo di CPU e RAM. Questa filosofia è stata messa in pratica per la prima volta con la progettazione del nostro modulo di reclutamento. Abbiamo deciso che sarebbe stato possibile per i candidati caricare solo 1 documento con la loro domanda di lavoro, ovvero il loro CV. Il sistema consentirebbe ai candidati di scrivere una lettera di accompagnamento/motivazione direttamente nell’interfaccia utente (se il cliente desidera questa funzione), ma non sarebbe in grado di caricare una lettera di accompagnamento, certificati di istruzione, referenze lavorative, campioni di lavoro, ecc.

Abbiamo ricevuto una reazione mista. La maggior parte delle organizzazioni ha affermato di non aver bisogno dei documenti giustificativi fino a quando non prende una decisione definitiva sull’assunzione o non ha identificato i primi 2-3 candidati. A quel punto, potrebbero esaminare i documenti di supporto, anche se probabilmente ne avrebbero bisogno solo come parte del processo di onboarding (utilizzando il modulo di onboarding di PeopleWeek). Altre organizzazioni sono rimaste molto sorprese dal fatto che i candidati non potessero presentare tutti i documenti che volevano. “Non è così che siamo abituati a lavorare” è stata la tipica risposta.

IQuando ho chiesto alle organizzazioni poco entusiaste quanti dei documenti giustificativi dei candidati esaminassero in genere prima di prendere una decisione di assunzione (invece che come parte del processo di onboarding), hanno risposto tutte che era raro a meno che non ricevessero solo un poche domande di lavoro. Questo mi ha fatto chiedere perché la loro risposta iniziale a questo aspetto del design del modulo di reclutamento di PeopleWeek non fosse di loro gradimento. Ci sono alcuni temi:

• Disagio tra i professionisti delle risorse umane per adattarsi a un nuovo modo di lavorare;
• Nervosismo per la reazione di alcuni manager (personalmente, non potevo immaginare che molti manager passassero il tempo a rivedere i documenti giustificativi); e
• Preoccupazione che i richiedenti possano sentirsi privati dell’opportunità di fornire maggiori informazioni su se stessi.

Tuttavia, il motivo principale dell’obiezione iniziale era che non avevano davvero pensato al consumo di dati e all’impatto ambientale associati all’offerta ai richiedenti della possibilità di caricare più documenti. Una volta ho fatto notare loro che se 100 persone si candidassero per un posto di lavoro e ognuno di loro inviasse in media 15 pagine, la somma sarebbe di 1.500 pagine. Se le domande vengono conservate per 24 mesi, prima di essere rese anonime e tutti gli allegati cancellati, si tratta di una quantità significativa di dati. Inoltre, PeopleWeek esegue un backup giornaliero dei dati dei clienti, il che significa che devi raddoppiare l’archiviazione dei dati. Ora immagina che l’organizzazione abbia 30 offerte di lavoro all’anno, che ammontano a 45.000 pagine. E 100 offerte di lavoro sono 150.000 pagine o 300.000 una volta eseguito il backup. Ora immagina che un fornitore di software come PeopleWeek abbia centinaia o migliaia di clienti (come speriamo di avere un giorno), il che costituisce un sacco di archiviazione di dati. Questo può andare bene se ospitare tutti quei documenti aggiunge valore operativo ma, come ho visto nelle mie conversazioni con i professionisti delle risorse umane, raramente li leggono anche a parte i candidati selezionati per l’assunzione.

QUESTO PRINCIPIO PUÒ APPLICARSI AD ALTRE CARATTERISTICHE DI PROGETTAZIONE IN UN SOFTWARE HR?
Un modulo di reclutamento è solo un esempio di come la progettazione rispettosa dell’ambiente possa ridurre al minimo l’impatto ambientale del software. Il principio può essere applicato ad altre funzionalità di un software HR. Ecco alcune semplici idee che PeopleWeek ha implementato o sta implementando:

• Applicare un limite alla dimensione degli allegati che possono essere caricati;
• Applicare un limite e comprimere le foto che possono essere caricate (PeopleWeek è pesante per le foto in quanto siamo anche una piattaforma di collaborazione per la condivisione di notizie e la creazione di eventi);
• Costruire un set base di report per tutti i clienti per ogni modulo in modo che non abbiano la necessità di creare decine o centinaia di report che vengono generati automaticamente ma nessuno li esamina effettivamente;
• Sostituire una busta paga aggiornata anziché aggiungerla;
• Mettere un limite al numero di candidati quando viene pubblicato un lavoro, a quel punto il posto vacante viene automaticamente non pubblicato (ma può essere ripubblicato in seguito se necessario);
• Anonimizzazione delle domande di lavoro, che richiede anche la cancellazione permanente di tutti i documenti caricati (questa è anche una caratteristica necessaria per buone pratiche di privacy dei dati); e
• Trasferimento dei documenti di onboarding dal modulo di onboarding nel profilo del dipendente del nuovo assunto, archiviandoli quindi in un’unica posizione.

CONDUCENDO PER ESEMPIO
Noi di PeopleWeek crediamo di dover mostrare leadership su questo argomento, anche se alcune organizzazioni alla fine decidono che non acquisteranno il nostro software perché, ad esempio, vogliono che i candidati siano in grado di caricare 3 o 4 documenti o tutte le pagine che desiderano come. Naturalmente, dobbiamo portare i nostri clienti con noi nel viaggio e possiamo farlo solo se l’esperienza dell’utente è positiva nonostante alcune caratteristiche attente all’ambiente. Tuttavia, dobbiamo anche investire tempo per aumentare la consapevolezza tra i potenziali clienti e i clienti esistenti. Nella nostra esperienza, forse dopo qualche riflessione, le organizzazioni in genere comprendono la filosofia di PeopleWeek e la abbracciano. Presto si rendono anche conto che si tratta solo di piccole modifiche alle modalità di lavoro esistenti, che l’esperienza complessiva dell’utente è positiva e che le operazioni aziendali non ne risentono.